Kiralık İş Makinesi Hakedişi Nasıl Hesaplanır?

Günlük puantajı hakedişe hazırlama

Hakedişten önce puantajın kapanmaya hazır olması gerekir. Her gün için makine durumu, çalışma süresi, sayaç değeri, operatör ve gerekiyorsa açıklama kontrol edilir. Çalıştı durumu tek başına yeterli değildir. Saatlik sözleşmede vardiya başı ve sonu arasındaki kabul edilen saat; günlük sözleşmede ise o günün hangi koşulla tam, kısmi veya sıfır gün sayıldığı önemlidir.

Onay, veri kalitesinin son kapısıdır. Şantiye şefi günlük taslağı saha gerçeğine göre düzeltir ve onaylar. Onaylı bir gün sonradan değiştirildiğinde yeniden taslağa dönmesi gerekir; aksi halde daha önce onaylanan hakediş sessizce değişebilir. Ay kilidi de ancak kapsam içindeki bütün günler onaylı olduğunda uygulanmalıdır. Bir günlük boşluk dahi dönemin onaylanmasını engellemelidir.

Kontrolü kronolojik yapın. Önce sayaçta geriye gidiş veya olağan dışı sıçrama var mı bakın. Ardından arıza ve kaza duruşlarının saatlerini puantajla karşılaştırın. Transfer kaydı bulunan günün nakliyede işaretlendiğini, operatör atamasının doğru vardiyaya bağlı olduğunu ve tatil gününde yanlışlıkla çalışma üretilmediğini doğrulayın. Her düzeltmede kısa bir gerekçe bırakmak, ay sonundaki görüşmeyi hızlandırır.

• Her gün tek bir ana hakediş sınıfına bağlandı mı?
• Saatlik sözleşmede kabul edilen saat sayaç ve vardiya kaydıyla uyumlu mu?
• Arıza ve kaza duruşlarının başlangıç ile bitişi açık mı?
• Nakliyede ve çalışma yok günleri yanlışlıkla çalıştı sayılmış mı?
• Dönemde taslak veya eksik gün kaldı mı?

Faturalanan ve düşülen gün için karar kuralları

Bir günün faturalanması, makinenin mutlaka üretimde olduğu anlamına gelmez. Bazı sözleşmeler hazır bekleyen makineyi günlük kiraya dahil eder; bazıları yalnız fiili çalışma gününü kabul eder. Bu nedenle çalıştı, boşta veya yedekte, arızalı, kazalı, nakliyede ve çalışma yok durumlarının her biri için sözleşmede açık bir hakediş karşılığı bulunmalıdır. Genel alışkanlık yerine imzalı kurala göre hareket edin.

Arıza kesintisinde iki soru sorulur: Makine gerçekten kullanılamaz mıydı ve sözleşme bu duruşu kiradan düşüyor mu? Kısa bir bakım molasıyla tam günlük kullanılamazlık aynı sayılamaz. Saatlik sözleşmede süre üzerinden, günlük sözleşmede ise tam veya kısmi gün kuralıyla işlem yapılır. Yedek makine sağlanması, kesinti hesabını ayrıca etkileyebilir; bu husus sözleşmede tanımlı değilse taraflar dönem kapanmadan mutabakat sağlamalıdır.

Kazalarda kusur dağılımı önemlidir. Kusur kiracı tarafındaysa kazalı duruşun kiradan düşülmemesi; kusur kiralayandaysa düşülebilmesi sözleşmede kararlaştırılabilir. Kusur henüz belirlenmediyse günü hemen kesin kesintiye çevirmek yerine inceleme bekleyen olarak ayırın. Dönem kapanışı zorunluysa ihtilaflı tutarı açık notla ayrı izleyin ve sözleşmenize ve mevzuata göre uzmanına danışın.

• Çalıştı: Kabul edilen saat veya gün üzerinden faturalanır.
• Boşta veya yedekte: Hazır bulundurma maddesine göre faturalanır ya da düşülür.
• Arızalı: Kullanılamazlık ve sözleşmedeki arıza kesintisi birlikte aranır.
• Kazalı: Kusur tarafı ve sözleşme maddesi netleşmeden kesin sınıfa alınmaz.
• Nakliyede: Sevk sorumluluğu ve kira başlangıç bitiş kuralına göre değerlendirilir.
• Tatil veya çalışma yok: Sözleşmedeki takvim ve hazır bulundurma kuralı uygulanır.

Adım adım sayısal hakediş örneği

Aşağıdaki rakamlar yalnızca örnektir. Otuz günlük bir ayda günlük kira bedeli 12.000 TL olsun. Puantajda 22 çalışılan gün, 4 sözleşmeye göre faturalanan yedek gün, 3 arıza günü ve 1 kaza günü bulunsun. Sözleşme, makinenin çalıştığı ve hazır yedekte kaldığı günleri faturaya dahil ediyor; kiralayandan kaynaklanan arıza günlerini düşüyor. Kazada kusur kiracı tarafında olduğu için o gün kiradan düşülmüyor.

Birinci adım dönem bütünlüğüdür: 22 artı 4 artı 3 artı 1 eşittir 30 gün. İkinci adım faturalanan günleri bulmaktır: 22 çalışma günü artı 4 yedek günü artı 1 kiracı kusurlu kaza günü eşittir 27 gün. Üçüncü adım düşülen günleri bulmaktır: 3 arıza günü. Beklenen aylık hakediş 27 çarpı 12.000 TL eşittir 324.000 TL olur. Tam ay tutarı 30 çarpı 12.000 TL eşittir 360.000 TL, arıza kesintisi ise 3 çarpı 12.000 TL eşittir 36.000 TL olur. Kontrol hesabı 360.000 TL eksi 36.000 TL eşittir 324.000 TL sonucunu verir.

Aynı dönem saatlik ve aylık asgari 200 saatli bir sözleşmeye bağlı olsun. Örnek saat bedeli 1.500 TL ve kabul edilen fiili çalışma 170 saat olsun. Üç düşülen günün otuz günlük döneme oranı 3 bölü 30 eşittir yüzde 10 olur. Düzeltilmiş asgari saat 200 çarpı yüzde 90 eşittir 180 saattir. Faturalanacak saat, fiili 170 saat yerine düzeltilmiş asgari 180 saat olur. Beklenen tutar 180 çarpı 1.500 TL eşittir 270.000 TL olur. Asgari saat indirimi yapılmasaydı tutar 300.000 TL olacaktı; üç günlük kesintinin etkisi 30.000 TL olarak görülür.

Bu örnekte günlük ve saatlik sonuçlar alternatif sözleşme modelleridir; aynı faturada üst üste eklenmez. Hangi modelin uygulanacağı sözleşmeden belirlenir. Aritmetik kontrolü için hem doğrudan faturalanan birimlerden hem de tam tutardan kesintiyi çıkararak ikinci kez hesap yapın.

• Günlük model sonucu: 27 gün ve 324.000 TL
• Saatlik model sonucu: Düzeltilmiş asgari 180 saat ve 270.000 TL
• Kontrol: Sınıflanan günlerin toplamı dönem gününe eşit olmalı
• Kontrol: Tam tutar eksi kesinti, doğrudan hesaplanan hakedişe eşit olmalı

Kenar durumları doğru sınıflandırma

Ay ortasında başlayan sözleşmede ayın tamamını paydaya almak yanlıştır. Örneğin sözleşme 11 Ekim tarihinde başladıysa dönem 11 ile 31 Ekim arasındaki 21 gündür. Asgari saat aylık tanımlanmışsa kıst hesap yöntemi sözleşmede açık olmalıdır. Takvim gününe, iş gününe veya sabit katsayıya göre kıst yöntemleri farklı sonuç verir. Kendi varsayımınızı uygulamak yerine tarafların kabul ettiği yöntemi kaydedin.

Aynı gün hem çalışma hem arıza varsa olay saatleri belirleyicidir. Makine altı saat çalışıp vardiyanın son iki saatinde arızalandıysa saatlik modelde altı saat çalışma ve iki saat duruş görülebilir. Günlük modelde ise tam gün, yarım gün veya asgari çalışma eşiği gibi sözleşme kuralı gerekir. Tek bir arıza etiketiyle bütün günü düşmek de arızayı yok sayıp tam gün yazmak da hatalı olabilir.

Makine yoldayken ay değişirse sevkin başlangıç ve bitiş anı iki döneme doğru ayrılmalıdır. Nakliye gününün hangi projeye ve hangi tarafa ait olduğu sevk sorumluluğuna bağlıdır. Kusurun kimde olduğu belirsiz kazada ise geçici durum kullanın; kesin karar geldiğinde ilgili gün yeniden taslağa alınmalı, tekrar onaylanmalı ve etkilediği hakediş yeniden hesaplanmalıdır. Kilitli dönemde düzeltme yapılacaksa yetkili, izlenebilir bir yeniden açma süreci uygulanmalıdır.

Fatura karşılaştırması ve proje maliyetine dağıtım

Kiralayan faturası geldiğinde yalnız genel toplamı karşılaştırmayın. Fatura dönemi, birim fiyat, faturalanan gün veya saat, kesinti satırları ve varsa bekleme bedeli ayrı ayrı kontrol edilmelidir. Beklenen tutar ile fatura tutarı arasındaki fark; miktar farkı, fiyat farkı, sınıflandırma farkı veya dönem farkı olarak etiketlenirse görüşme somutlaşır. Vergi ve muhasebe uygulamalarında sözleşmenize ve mevzuata göre uzmanına danışın.

Kiralık makinenin onaylı dönem tutarı, çalıştığı projelere puantaj ağırlığıyla dağıtılabilir. Örnek olarak 324.000 TL tutarındaki dönem içinde 18 ağırlıklı gün Proje A, 9 ağırlıklı gün Proje B için kayıtlı olsun. Toplam ağırlık 27 gündür. Proje A payı 324.000 çarpı 18 bölü 27 eşittir 216.000 TL; Proje B payı 324.000 çarpı 9 bölü 27 eşittir 108.000 TL olur. İki payın toplamı 324.000 TL ile dönem tutarına eşittir.

Öz mal makinelerde yaklaşım farklıdır. Çalışma saati çarpı birim fiyat veya çalışılan gün çarpı birim fiyat kullanılır; sözleşmede tanımlıysa bekleme günü bedeli ayrıca eklenir. Kiralık ve öz mal yöntemlerini aynı raporda gösterebilirsiniz, ancak hesap dayanaklarını karıştırmayın. Farklı para birimleri varsa her birini kendi para biriminde ayrı izleyin.

• Fatura dönemi puantaj dönemiyle aynı mı?
• Birim fiyat sözleşmenin geçerli sürümüyle uyumlu mu?
• Gün veya saat miktarı onaylı puantajdan mı geliyor?
• Kesinti nedeni ve tutarı kayıtla doğrulanıyor mu?
• Proje paylarının toplamı dönem tutarına eşit mi?

Sık yapılan hatalar

En yaygın hata, ay sonundaki toplam sayaç farkını tek başına hakediş kabul etmektir. Sayaç, çalışma miktarını destekler; arızanın sorumluluğunu, kazadaki kusuru veya nakliye gününün kime ait olduğunu açıklamaz. İkinci hata, her arıza gününü otomatik kesmektir. Kesinti için kullanılamazlık kaydı ve sözleşme şartı birlikte aranmalıdır.

Üçüncü hata, taslak günler varken dönemi kapatmaktır. Onaysız bir gün daha sonra değiştiğinde fatura ve proje dağıtımı da değişir. Dördüncü hata, aylık asgari saati kesinti günlerine rağmen tam uygulamaktır. Saatlik sözleşmede asgari saatin düşülen gün oranında azaltılması kararlaştırılmışsa bu oran açıkça gösterilmelidir. Beşinci hata, küsuratları her ara adımda yuvarlayarak proje toplamında fark oluşturmaktır. Hesabı yeterli hassasiyetle sürdürün, yalnız nihai sunumda yuvarlayın.

Son hata, ihtilaflı günü sessizce bir tarafa yazmaktır. Kusuru belirsiz kaza, eksik teslim kaydı veya ay sınırındaki sevk gibi durumlar ayrı inceleme listesinde tutulmalıdır. Belirsizliği görünür kılmak zayıflık değil, denetlenebilirliğin şartıdır.

• Sayaç toplamını tek başına hakediş saymak
• Sözleşmeye bakmadan bütün arıza günlerini düşmek
• Taslak gün varken dönemi onaylamak
• Asgari saati düşülen gün oranında düzeltmemek
• Proje dağıtımını dönem tutarıyla mutabık bırakmamak
• İhtilaflı günleri açıklamasız kesinleştirmek

Reper Axis ile kayıt ve onay zinciri

Reper Axis her makine için günlük puantajı sayaç okumaları, duruş kayıtları, transfer ve sevk hareketleri ile operatör atamasından taslak olarak üretir. Şantiye şefi taslağı saha gerçeğine göre düzeltir ve onaylar. Ay sonunda bütün günler onaylıysa dönem kilitlenebilir. Onaylı bir gün değiştirildiğinde yeniden taslağa dönmesi, hesap dayanağının sessizce değişmesini önler.

Kira hakedişinde faturalanacak ve düşülecek günler sözleşme kuralına göre ayrılır. Saatlik sözleşmede asgari saat, düşülen gün oranında azaltılabilir. Dönemde onaysız gün varsa onay tamamlanmaz. Kiralayan faturası, onaylı puantajdan çıkan beklenen tutarla karşılaştırılır. Kiralık makinenin dönem tutarı da puantaj ağırlığıyla günlere ve projelere dağıtılır.

Sistem saha verisini ve hesap zincirini bir araya getirir; sözleşme maddesini sizin yerinize yorumlamaz. Bu nedenle durum sözlüğünü, kesinti kurallarını ve onay sorumlularını uygulamaya geçmeden önce taraflarla netleştirin.