Yedek parça stok takibi neden bakımın parçasıdır
Yedek parça stok takibi çoğu şantiyede muhasebenin işi sanılır; oysa asıl etkisi atölyededir. Bakım günü gelen makine filtre yoksa bekler, arızalı makine hortum gelene kadar durur, aynı parça iki ambarda birden alınır. Stok takibi doğru kurulduğunda iş emri açılırken parça hazır olur, kapanırken maliyet kendiliğinden makineye yazılır. Bu yüzden stok takibi bakım planının ayrılmaz parçasıdır, ayrı bir muhasebe işi değildir.
İyi bir stok düzeni dört soruya her an cevap verir: hangi parça hangi ambarda kaç adet var, hangi parçanın seviyesi düştü, hangi parça hangi makineye uyar ve sarf edilen parça ne kadara mal oldu. Bu rehber bu dört soruyu cevaplayan yapıyı adım adım kurar.
Kritik parça listesi ve minimum stok seviyesi
Her parça stokta tutulmaz; tutulması gerekenler kritik parçalardır. Kritik parça, yokluğunda makineyi durduran ve tedariki zaman alan parçadır: yağ ve hava filtreleri, yakıt filtreleri, hidrolik hortumlar, kayışlar, aküler, sık değişen pimler ve burçlar. Listeyi çıkarırken son bir yılın iş emirlerinde en çok sarf edilen kalemlere ve en uzun bekletilen arızalara bakmak yeterlidir.
Minimum stok seviyesi, o parçanın yeniden sipariş noktasıdır. Basit hesap şöyledir: parçanın aylık ortalama tüketimi, tedarik süresiyle çarpılır ve üstüne küçük bir güvenlik payı eklenir. Tedarik süresi bir hafta olan ve ayda dört adet tüketilen bir filtre için minimum seviye yaklaşık iki adet civarında olur. Bu değer parça kartına yazılır; seviye altına inince uyarı üretilmesi elle sayım ihtiyacını ortadan kaldırır.
Makine tipi uyumluluğu ve parça kartı
Parça kartı, parçanın kimliğidir: parça kodu, adı, birimi, tedarikçi kodu, minimum seviye ve en önemlisi hangi makine tipleriyle uyumlu olduğu. Uyumluluk bilgisi olmadan usta iş emrine yanlış filtreyi ekler ya da doğru filtreyi aramak için kataloğa döner. Uyumluluk makine grubu ya da marka ve model bazında tanımlanır; bir filtre birden fazla modele uyabilir.
Parça kodlama düzeni baştan kararlaştırılmalıdır. Tedarikçi kodunu mu, üretici orijinal kodunu mu, yoksa kendi iç kodunuzu mu esas alacağınız belirlenir; karışık kullanım aynı parçanın iki kart altında birikmesine yol açar. Kart açılırken muadil parçalar da not edilirse satın alma esnekliği artar.
İş emrinde rezervasyon ve tüketim
Stok ile bakım arasındaki köprü iş emridir. İş emri planlandığında gereken parçalar ambardan rezerve edilir; böylece başka bir iş aynı parçayı alamaz ve usta işe başladığında parça yerinde olur. İş tamamlandığında rezerve parçalar sarf olur, ambar bakiyesi düşer ve parça maliyeti iş emri üzerinden makineye yazılır. Ayrı bir çıkış fişi kesmeye gerek kalmaz.
Rezervasyon disiplini iki hatayı önler: parça var sanılıp iş emrine yazılan ama başka işe gitmiş parça, ve kullanılıp kayda geçmediği için ambarda var görünen parça. Bakım programının parça listesi iş emrine otomatik taşındığında, planlı bakımların parça ihtiyacı haftalar önceden görünür ve satın alma buna göre plan yapar.
Ambar hareketleri ve sayım
Stok bakiyesi hareketlerin toplamıdır. Dört hareket tipi yeterlidir: giriş, çıkış, ambarlar arası transfer ve sayım düzeltmesi. Giriş satın alma teslimatı ya da sökülen sağlam parçanın geri dönüşüdür; çıkış iş emri sarfı ya da başka bir amaçla verilen parçadır; transfer şantiyeler arasında parça taşımadır; sayım ise fiziksel sayımla sistem arasındaki farkın düzeltilmesidir.
Çok şantiyeli yapıda her ambarın bakiyesi ayrı tutulur ama parça kartı ortaktır. Böylece bir şantiyede eksik olan parçanın başka şantiyede fazla olduğu görülür ve satın alma yerine transfer yapılır. Sayım düzenli yapılmalı ama tüm ambar değil, dönüşümlü olarak parça grupları sayılmalıdır; bu yöntem ambarı kapatmadan doğruluğu korur. Her hareketin kim ve ne zaman bilgisiyle saklanması tartışmaları kayıtla çözer.
Maliyetlendirme ve satın alma talebi
Aynı parça farklı zamanlarda farklı fiyatlarla alınır; sarf edilen parçanın hangi fiyattan maliyetleneceği kararı gerekir. Şantiye ambarları için en pratik yöntem ağırlıklı ortalama maliyettir: her girişte eldeki stok değeri ile yeni girişin değeri toplanır, toplam adede bölünür ve yeni birim maliyet bulunur. Sarf bu değerden yapılır. Yöntem elle fiyat girmeyi ortadan kaldırır ve makine maliyet raporundaki parça gideri kendiliğinden tutarlı olur.
Satın alma talebi, minimum seviye uyarısından doğar ve taslak, talep, sipariş ve teslim adımlarıyla izlenir. Talebin hangi adımda olduğu bakım planına da yansır: sipariş edilen filtrenin ne zaman geleceği bilinirse bakım tarihi buna göre ayarlanır. Teslim adımı stok girişine dönüşür ve döngü kapanır.
Reper Ops bunu nasıl yapar
Reper Ops içinde parça kartları uyumlu oldukları makine tiplerini taşır; usta iş emrine o makineye giden parçayı listeden seçer ve yanlış parçanın eklenmesi baştan engellenir. İş emri açılırken parça ambardan rezerve edilir, iş tamamlanınca stoktan düşer ve sarf maliyeti ağırlıklı ortalama üzerinden makineye yazılır. Giriş, çıkış, ambarlar arası transfer ve sayım hareketleri tek modülde tutulur; birden fazla ambar ayrı bakiyeyle yönetilir. Minimum seviyenin altına inen parça için ambar ve satın almaya bildirim gider, aynı uyarı panelde listelenir. Satın alma talebi taslak, talep, sipariş ve teslim adımlarıyla izlenir; envanter raporu ambar ve parça bazında miktar ile stok değerini Excel ve PDF olarak verir.