Учёт затрат на ТО техники: работы, запчасти и сервис вместе
Реальные затраты по каждой единице техники
Затраты — не отдельный ввод данных: при закрытии наряд-заказа часы работ умножаются на тариф, а использованные запчасти и счета стороннего сервиса записываются на машину. Арендные платежи и расходы на перевозку между объектами попадают в ту же карточку. Результат выводится в разрезе проекта, машины и месяца.
Часовая ставка по проекту
Часовая ставка работ задаётся по проекту и умножается на часы наряд-заказа. На разных объектах могут действовать разные тарифы.
Разбивка по источникам
Расходы делятся на техобслуживание, неисправности, аренду и перевозку. Сразу видно, на какую статью уходят деньги.
Несколько валют
TRY, USD и EUR выбираются по проекту. Зарубежные проекты работают в той же структуре.
Отдельные и точные права
Права на просмотр и редактирование затрат выдаются независимо друг от друга. Бригада на объекте работает, не видя сумм.
Сравнение аренды и собственной техники
Стоимость аренды и расходы на содержание собственной машины видны в одном отчёте. Решение об аренде принимается по цифрам, а не на ощупь.
Как настраивается учёт затрат на ТО техники
Отдельного экрана ввода затрат нет; настройка начинается с двух справочников. На странице часовых ставок в разделе склада и затрат по кнопке «Новая ставка» указываются проект, дата начала действия и часовая ставка; если для проекта ставка не задана, применяется общая, а изменение ставки не затрагивает прежние наряд-заказы. На странице настроек в разделе доступа выбирается валюта по умолчанию — TRY, USD или EUR; проект с другой валютой переопределяет это значение в своей карточке.
Карточка затрат видна только пользователю с правом просмотра затрат, для изменений дополнительно нужно право редактирования. Бригада на объекте работает, не видя сумм.
Где накапливаются затраты
В карточках наряд-заказа и неисправности присутствует одна и та же карточка затрат. Вносятся часы работ, часовая ставка подставляется автоматически по проекту и дате и при необходимости меняется вручную. Стоимость запчастей рассчитывается как сумма произведений цены на количество по строкам наряд-заказа и вручную не редактируется; цена списания — это средневзвешенная себестоимость склада. В поля стороннего сервиса и прочих расходов вносятся суммы счетов, итог обновляется сразу. По арендованным машинам суточная или месячная сумма из договора попадает в столбец аренды, стоимость перевозки при передаче машины — в столбец перемещения, а операции по заправке — в столбец топлива.
Отчёт, который читает руководитель
На странице отчёта по затратам в разделе склада и затрат выбираются период, проект и группа техники. В таблице по каждой машине видны итог и разбивка на работы, запчасти, сторонний сервис, прочее, аренду, перемещение и топливо; по клику на строку открывается список связанных наряд-заказов и неисправностей. Отчёт скачивается в Excel, и каждая выгрузка пишется в журнал аудита. Пользователь видит затраты только по проектам своей зоны ответственности: отчёт начальника участка не выходит за рамки его проекта. На панели руководителя сводки по затратам выводятся короткими карточками.
Связь с другими модулями и кому подходит
Модуль затрат — итог всей операционной работы: неисправность превращается в наряд-заказ, наряд-заказ — в списание запчастей и часы работ, а они — в затраты по машине. Договор аренды приходит из карточки машины, расходы на топливо — из модуля топлива, стоимость перевозки — из модуля локаций. Затраты на содержание собственной машины и арендная плата стоят в одном отчёте рядом, и решение об аренде принимается по данным. Решение подходит строительным и горнодобывающим компаниям, которые ведут несколько проектов, применяют разные тарифы по проектам и работают на зарубежных объектах в другой валюте.
- 1
Внесите тарифы
Задайте часовые ставки по проектам и настройки валюты.
- 2
Работайте как обычно
Наряд-заказы, неисправности, топливо и аренда идут своим ходом.
- 3
Затраты накапливаются
Каждая закрытая запись пишет на машину работы, запчасти и сервис.
- 4
Читайте отчёт
Смотрите распределение затрат по проектам, машинам и месяцам.
Вопросы и ответы
Нужен ли отдельный ввод данных для учёта затрат
Нет, закрытие наряд-заказов и неисправностей формирует затраты автоматически. Достаточно задать такие справочники, как часовая ставка и суммы стороннего сервиса.
Все ли пользователи видят суммы затрат
Нет, просмотр и редактирование затрат — отдельные права, выдаваемые по роли. Кроме того, пользователь видит затраты только по проектам в своей зоне ответственности.