Üç belge, iki soru
Üçlü eşleştirme, satın alma siparişi, mal kabul kaydı ve tedarikçi faturasının satır satır karşılaştırılmasıdır. Her satırda iki soru sorulur: faturalanan miktar teslim alınanı aşıyor mu, faturadaki birim fiyat siparişteki fiyatı tolerans payından fazla aşıyor mu? Teslim alınanı aşan miktar hiç kaydedilmez. Fiyat sipariştekine eşit, düşük ya da tolerans içindeyse satır eşleşir ve bütün satırlar eşleşen fatura kendiliğinden onaylanır; toleransı aşan fiyat, tutar yetkisine göre fark onayına gider.
Kurallar tek bakışta
- Fatura sipariş üzerinden girilir ve yalnız sipariş en az kısmen teslim alınmışsa kaydedilir; hiç teslim edilmemiş siparişe fatura yazılamaz.
- Satırda faturalanabilir miktar, teslim alınan miktardan daha önce faturalanan miktarın çıkarılmasıyla bulunur. Fazlası kaydedilmez ("Fatura miktarı teslimi aşıyor"). Miktarda tolerans yoktur.
- Birim fiyat sipariştekinden düşükse ya da eşitse satır eşleşir.
- Birim fiyat sipariştekinden yüksekse, fark yüzdesi toleransın içindeyse satır yine eşleşir. Ayar yapılmamışsa tolerans %1'dir.
- Toleransı aşan satır "Fiyat farkı" olur, fatura "Fark var" eşleşme durumuna ve "Fark onayı bekliyor" durumuna geçer.
- Aynı tedarikçinin aynı fatura numarası ikinci kez kaydedilmez.
- Fatura siparişin para biriminde kaydedilir; taban para karşılığı fatura tarihindeki kurla hesaplanır.
İki kalemli faturada çözülmüş örnek
Sipariş (örnek): hidrolik dönüş filtresi 20 adet × 1.000 TL ve hidrolik hortum 4 adet × 5.000 TL. İlk sevkiyatta 12 filtre ve 4 hortum teslim alındı, mal kabul kaydı girildi. Tedarikçi şu faturayı gönderdi: filtre 12 adet × 1.008 TL, hortum 4 adet × 5.100 TL.
- Filtre: (1.008 − 1.000) ÷ 1.000 = %0,8 → tolerans içinde → Eşleşti.
- Hortum: (5.100 − 5.000) ÷ 5.000 = %2 → tolerans aşıldı → Fiyat farkı.
- Faturada bir satır fark verdiği için fatura bütünüyle "Fark onayı bekliyor" olur.
- Onaya giden fark tutarı, faturadaki bütün satırların fiyat artışlarının toplamıdır: filtre 12 × 8 = 96 TL, hortum 4 × 100 = 400 TL, toplam 496 TL. Tolerans içindeki satırın artışı da toplama girer.
- Tedarikçi aynı faturada 20 filtre yazmış olsaydı kayıt yapılamazdı: faturalanabilir miktar 12'dir. Kalan 8 filtre teslim alınınca ikinci fatura istenir.
- Filtre 950 TL'den faturalanmış olsaydı satır eşleşirdi ve fark tutarı sıfır olurdu; sipariş fiyatından ucuz fatura onay istemez.
Tolerans kaç olmalı
Tolerans yüzdedir, bu yüzden parçanın fiyatına göre farklı TL değerine karşılık gelir: 1.000 TL'lik filtrede %1 tolerans 10 TL, 38.000 TL'lik bir takımda 380 TL eder. Ucuz kalemde sıkı davranan bir yüzde pahalı kalemde gevşek kalır.
Ayar tek bir yüzdedir (0 ile 50 arasında, en çok iki ondalık) ve Tedarikçiler ekranından yapılır. Değiştirdiğiniz oran yeni kaydedilen faturalara uygulanır; mevcut faturaların durumu yeniden hesaplanmaz. İlk aylarda varsayılanla başlayıp Faturalar listesinde Durum filtresiyle fark bekleyenlerin TL dağılımına bakmak, oranı ayarlamak için yeterli veri verir.
Fark onayı kime gider
Fark onayı, fark tutarına göre Onay yetkileri ekranındaki tutar sınırlarına göre yönlendirilir. Faturayı giren kişi kendi kaydının farkını onaylayamaz (sınırsız yetkili hariç); sınırı yeten başka bir yetkili gerekir. Fark tutarını onaylayabilecek yetkili bulunamazsa ya da kur eksikse fatura hiç kaydedilmez ve ekran nedenini söyler. Bu yüzden yetki tablosu, fatura akışı kullanılmaya başlamadan kurulmalıdır.
Onaylanırsa fatura "Onaylı" olur. Reddedilirse "Reddedildi" olur ve faturalanan miktar serbest kalır; aynı satır düzeltilmiş faturayla yeniden faturalanabilir. Fark onayı bekleyen ya da onaylı bir fatura iptal edilebilir; iptal de faturalanan miktarı serbest bırakır.
Fatura girerken kontrol sırası
Ekranda her kalemin yanında sipariş birim fiyatı gösterilir. Sapmanın onay akışına girmesini istemiyorsanız asıl düzeltme kaynakta yapılır: fiyat sipariş açılırken doğru yazılmış mıydı, teklifte kazanan fiyat siparişe aynen geçti mi?
- Sipariş numarası ve tedarikçi, tedarikçinin gönderdiği faturayla aynı mı?
- Her satır için teslim alınan ve daha önce faturalanan miktar kaç, faturalanabilir miktar ne kadar?
- Tedarikçi fatura numarası ve fatura tarihi belgedeki gibi mi yazıldı? Numara yinelenirse kayıt reddedilir.
- KDV oranı ve vade tarihi girildi mi? Bunlar toplam tutarı ve ödeme planını belirler.
- Satırda "Fiyat farkı — onaya gider" ipucu çıkıyorsa kaydetmeden önce tedarikçiden fiyat teyidi alın.
Sipariş listesinde iki ayrı durum
Siparişin teslim durumu (Gönderildi, Kısmi teslim, Teslim alındı) ile fatura durumu (Fatura yok, Kısmi faturalı, Tam faturalı) ayrı alanlardır. "Tam faturalı" siparişin tamamı teslim edildi demek değildir: teslim alınan her satırın teslim alınan kadar faturalandığını söyler. "Kısmi teslim" ile "Tam faturalı" birlikte görünüyorsa gelen mal için fatura tamam, kalan mal henüz gelmemiştir.
Mal kabul kaydını sonradan iptal etmek, o satırda faturalanmış miktar varsa engellenir; önce faturanın iptali gerekir. Kabul tarafındaki kurallar mal kabulde kalite kontrol ve karantina rehberindedir.
