Ответственность распределяет договор, а доказывает запись
Ответственность за обслуживание арендованной машины чаще всего определяется договором; где договор молчит, стороны смотрят на свои записи. Это руководство не является юридической консультацией. Оно перечисляет вопросы, которые стоит задать при составлении договора или перед расчётом в конце месяца, и записи, по которым можно на них ответить.
В отрасли различают аренду без экипажа и аренду с экипажем. При аренде без экипажа машину обычно передают без машиниста и без топлива: арендатор обеспечивает и то и другое. При аренде с экипажем машинист и топливо поступают от арендодателя. Распределение обслуживания в обоих случаях может быть разным, поэтому читайте пункт, а не название. В записи договора в карточке машины эту разницу фиксируют варианты «Оператор включён в стоимость аренды» и «Топливо включено в стоимость аренды».
Типичное распределение по статьям
Распределение ниже — распространённая отправная точка, а не правило. Вопрос в конце каждой строки показывает, на что в договоре нужно ответить прямо.
- Периодическое обслуживание и расходные материалы (масло, фильтры): обычно арендодатель. На каком интервале часов, кем и с какими деталями это выполняется?
- Топливо и смазка: при аренде без экипажа арендатор. Ежедневная смазка точек относится к обязанностям машиниста или арендодателя?
- Изнашиваемые детали (зубья ковша, гусеницы, режущие кромки): обычно арендатор. Если предел износа не записан в измерениях, возникнет спор.
- Ремонт неисправности при обычной эксплуатации: обычно арендодатель. Срок реагирования и срок предоставления замены записаны в часах или днях?
- Повреждение из-за ошибки машиниста: обычно арендатор. Отвечает работодатель машиниста или та сторона, которая использует машину?
- Авария: по вине. Кто и каким документом определяет вину, кому принадлежит доля страховки?
Восемь вопросов, ответы на которые должны быть в договоре
Перед подписанием договора аренды задайте по порядку вопросы ниже. Каждый вопрос без ясного ответа в конце месяца превращается в спор о расчёте.
- При каком значении счётчика проводится периодическое обслуживание и вычитается ли день обслуживания из срока аренды?
- Каким каналом, кому и до какого часа нужно сообщить о неисправности, чтобы началось начисление простоя?
- Простой считают по часам или полными днями? Какое правило для машины, проработавшей полдня?
- Есть ли предел срока ремонта и обязанность предоставить замену?
- Как определяется предел износа деталей?
- Кто и по каким записям отделяет ошибку машиниста от производственного дефекта?
- При аварии останавливается ли срок аренды и как определяется вина?
- Как проводится проверка при возврате и сколько дней отведено на возражения?
Вычет из аренды при неисправности: пример
Пример: суточная ставка 10 000 условных единиц, машина вышла из строя утром 12-го числа месяца, запись о неисправности открыта в тот же день в 08:00. Ремонт закончился 15-го числа в 17:00, в этот день машина работала половину дня. Если договор считает полными днями, вычитаются 12, 13 и 14-е числа: 3 × 10 000 = 30 000. Если для 15-го числа в договоре нет правила половины дня, каждая сторона считает по-своему, и спор сосредотачивается на этом дне.
В записях цепочка строится так. Когда в записи о неисправности на вопрос «Машина может работать?» выбран ответ «Нет», простой открывается автоматически, а по завершении работы отметка «Машина в рабочем состоянии» закрывает простой. В разделе «Учёт машино-часов и расчёт аренды» состояния «Неисправна» и «На обслуживании» по умолчанию идут с отметкой «Вычитается из аренды», а день «Частично работала» оплачивается. На уровне договора есть ещё параметр «Вычитать дни простоя из аренды»: в договоре с отключённым параметром простой вычетов не создаёт. Система работает по дням, а особые условия вроде допуска по часам остаются в тексте договора, и разницу записывают в пояснение к соответствующему дню. Как вычет отражается на сумме, шаг за шагом описано в руководстве по расчёту аренды.
Доказательства при выдаче и возврате
Вопрос «повреждение или износ» решается в день возврата, а ответ опирается на запись дня выдачи. При выдаче в карточку машины вносят четыре вещи: значение счётчика, фотографии со всех сторон, замеры изнашиваемых деталей, например зубьев ковша или гусениц, и прикреплённый файл договора.
Вкладка «Фотографии» в карточке машины хранит изображения, а вкладка «Договоры» через поле «Файл» держит договор вместе с машиной. С изнашиваемой деталью правило простое: если зуб при выдаче замерили на 62 мм, а при возврате размер ниже предела в договоре, спор об износе закрывается замером. Если замеров нет, остаются фотографии и разница счётчика. Поля «Плановая» и «Фактическая» дата возврата закрывают срок аренды; после ввода даты возврата последующие дни в период аренды не входят.
- При выдаче: счётчик, фотографии, замеры изнашиваемых деталей, перечень имеющихся повреждений.
- Во время использования: каждая неисправность записывается с фотографией и значением счётчика.
- При возврате: те же ракурсы фотографий, счётчик, замеры; при расхождении письменное возражение в тот же день.
Если обслуживает арендодатель, записи всё равно ведите вы
Даже если обслуживание лежит на арендодателе, запись о том, что оно выполнено вовремя, должна быть у вас. Арендованной машине тоже назначают программу ТО: значение счётчика служит триггером, а на панели обслуживания видны приближающиеся и просроченные позиции. Когда приезжает сервис арендодателя, работа записывается как внешний сервис.
Эта запись пригодится при споре. Пример: замену масла нужно было сделать на 500 моточасах, сервис арендодателя приехал на 540, а через 20 часов вышел из строя двигатель. История счётчика и просрочка на панели обслуживания показывают, что обслуживание задержали на 40 часов, и обе стороны это увидят. Без записи у вас остаётся только память.
Одна страница для ежемесячной встречи с арендодателем
Встреча по расчётам в конце месяца идёт быстро, если записи собраны заранее. По каждой арендованной машине подготовьте пять пунктов ниже; каждый берётся из карточки машины или из списков неисправностей и обслуживания. Та же страница станет и вашим первым ответом на возражение арендодателя о вычете.
Пример: три арендованные машины, один месяц. У одной два дня неисправности, у другой просроченная замена масла, у третьей запись об аварии. Если на странице по строке на машину, а в каждой строке дата, значение счётчика и номер записи, спор ведётся по номерам записей, а не по памяти.
- Открытые и закрытые неисправности: время сообщения, возможность работы машины, время закрытия.
- Состояние обслуживания: значение счётчика при последнем ТО и просроченная или приближающаяся позиция на панели обслуживания.
- Дни вычета: число дней «Неисправна», «На обслуживании» и «После аварии» в табеле.
- Разница счётчика: часы в счёте арендодателя и сумма записей счётчика.
- Открытые возражения: какой день и по какой записи оспаривается.
Авария и запись о вине
В записи об аварии поле «Вина» и отметка «Вычесть из начисления аренды» — разные вещи: запись показывает, на какую сторону возложена ответственность, а решение о вычете принимает ваш договор. К записи об аварии прикрепляют экспертизу, протокол и фотографии. День после аварии в табеле — отдельное состояние, и он попадает под вычет, только если в записи об аварии стоит отметка «Вычесть из начисления аренды». Запись о неисправности, открытая для ремонта после аварии, отдельно хранит фактические затраты на работу и детали.
