Четыре вопроса, на которые нужно отвечать одновременно
Управлять техникой на нескольких объектах значит по каждой машине и на каждую дату отвечать сразу на четыре вопроса: на каком проекте и в какой локации она сейчас, какая компания её владелец, кто фактически её эксплуатирует, на чей счёт относятся затраты. Для всех четырёх нужны отдельные записи; одно поле «объект» их все не вместит.
Проблемы начинаются, когда машина меняет объект. Расходы на топливо, обслуживание и аренду экскаватора, переведённого в середине месяца, нужно разделить между двумя проектами; а месяц, когда машина группы компаний работала с машинистом субподрядчика, должен отдельно прослеживаться.
Четыре отдельных сведения в карточке машины
В карточке и в списке машины четыре сведения хранятся независимо друг от друга. Поэтому ситуации, когда сменился эксплуатирующий при том же владельце или проект при том же эксплуатирующем, не путаются в одной записи.
- Проект и локация: где машина находится сейчас. Несколько машин выбирают и переводят в новую локацию одной операцией «Назначить локацию».
- Компания-владелец: компания, которой принадлежит машина или с которой она связана договором.
- Эксплуатирующая компания: компания, фактически работающая на машине. Выбранная компания должна участвовать в проекте машины как принимающая, участник или субподрядчик.
- История компаний: какая компания и в какой период эксплуатировала машину и откуда взято изменение, видно в карточке на странице машины.
Порядок построения структуры
Этот порядок — кратчайший путь к согласованной многокомпанийной структуре. Если пропустить шаг, потом придётся исправлять.
- Задайте компании через связь с вышестоящей компанией; типы различаются: холдинг, компания, совместное предприятие и субподрядчик.
- Привяжите каждый проект к одной принимающей компании.
- На экране проектов в поле участвующих компаний добавьте другие компании, которые будут работать на проекте, и выберите для каждой роль: участник или субподрядчик.
- В форме машины заполняйте поля «Компания-владелец» и «Эксплуатирующая компания» отдельно; при массовой записи используется столбец «Компания-владелец» в импорте из Excel.
- Если нужна верхняя структура, например региональное управление или направление бизнеса, постройте её через группы проектов.
Затраты при смене объекта машиной
Затраты записываются на проект, на котором машина находилась в данную дату, а не по её положению в конце месяца. Пример: в месяце с 30 днями экскаватор начинает на объекте A, а на 12-й день его переводят на объект B. Записи с 1 по 11 день относятся к A, записи с 12 по 30 день к B: 11 дней на A, 19 на B. Расходы на топливо относятся к проекту на дату заправки, расходы на неисправность и наряд к проекту на дату закрытия, строка внутренних трудозатрат к проекту того дня, когда работали. Поэтому сумма неисправности, открытой на A и закрытой на B, видна на B.
Аренда подчиняется тому же правилу по дате, но делится по календарным дням. Если в том же примере месячная аренда 90 000 условных единиц, модуль затрат отнесёт долю за 11 дней (33 000) на проект A, а долю за 19 дней с днём перевозки (57 000) на проект B. Экран отчётов по табелю и затратам в разделе «Учёт машино-часов и расчёт аренды», напротив, распределяет аренду по весу дней работы в утверждённом табеле; если машина несколько дней простаивала на объекте B, доли проекта на двух экранах не совпадут точно. Указывайте в отчёте, какой расчёт использован.
У смены компании два ограничения: нельзя менять данные задним числом на дату раньше начала открытого закрепления, и если табельный день на эту дату заблокирован, система отклонит изменение. Утверждённый день табеля относится к компании, которая эксплуатировала машину в эту дату. Сам процесс перевозки описан в руководстве по перевозке между объектами.
Внутренняя плата за аренду между компаниями в эти записи не входит; если компания-владелец выставляет счёт эксплуатирующей компании, этот расчёт ведут на стороне бухгалтерии или ERP.
Техника субподрядчика: видна, но владение не путается
Если на проекте работает машина субподрядчика, в записи проясняются две вещи: владелец машины — компания-субподрядчик, а её роль на проекте задана как «Субподрядчик». Машина видна в одном списке с машинами головной компании, но отличается столбцами «Компания-владелец» и «Эксплуатирующая компания». Если переключить фильтр на эксплуатирующую компанию, останется только техника субподрядчика.
Пример: на объекте 14 машин, 3 из них принадлежат субподрядчику. На еженедельном совещании по неисправностям список из 14 машин читается на одном экране; задержки по неисправностям и обслуживанию техники субподрядчика можно отдельно выбрать и передать ему. Доступ для собственных пользователей субподрядчика задаётся отдельно: они видят только записи в своей области.
Порядок проверки при смене объекта в середине месяца
Когда машина меняет объект в середине месяца, четыре записи должны совпасть по дню. Если одна отстанет, затраты или табель попадут не на тот проект.
- В карточке машины открывают окно перевода и выбирают новый проект, локацию и при необходимости эксплуатирующую компанию; если машину перевозят по наряду, запись о выгрузке тоже обновляет эксплуатирующую компанию.
- В день перевозки вводится значение счётчика; разница со значением в первый день на новом объекте должна быть объяснима.
- Не выбирайте дату в закрытом месяце: если изменение задним числом попадает на заблокированный день табеля, система отклонит его.
- Программа обслуживания переходит вместе с машиной; проверьте, видит ли мастер нового объекта машину на панели обслуживания.
Роли офиса и объекта
Стандартные роли заданы вместе с областями доступа. Сводка ниже опирается на шаблоны по умолчанию; для отдельного человека права можно изменить.
- Администратор компании: управляет всеми проектами компании и данными под ними; создать компанию не может.
- Региональный директор: управляет операциями проектов в группе и видит затраты; неисправности только просматривает.
- Руководитель проекта: имеет права одного проекта; наряды на неисправности и обслуживание не утверждает.
- Начальник участка: операции на площадке, утверждение табеля, перевозка и аварии; управления пользователями и справочниками нет.
- Начальник по технике, начальник мастерской и мастер: утверждение неисправностей и нарядов на обслуживание заканчивается на этой линии.
Видеть и записывать — разные права
Охват по компании позволяет видеть дочерние компании, а право записи остаётся на уровне проекта. Пользователь дочерней компании видит машину на проекте головной компании только для чтения, пока ему не выдан охват этого проекта. Такое разделение делает технику субподрядчиков видимой и не позволяет посторонним менять их записи.
На вкладке «Права» экрана человека раздел «Где работает» задаёт места отдельно, и права каждого места самостоятельны: право, выданное в одном месте, на другое не переносится. Пример: мастер может вести записи о неисправностях на объекте A и быть только наблюдателем на объекте B. Предпросмотр прав показывает, какие действия человек может выполнять в контексте выбранного проекта.
Еженедельный взгляд из офиса
Офис хочет видеть объекты рядом и по одной мерке. «Сравнение проектов» на странице отчётов сопоставляет проекты по моточасам, коэффициенту готовности, неисправностям, обслуживанию, топливу и затратам. Отчёт о готовности и простоях показывает простои по машинам. В отчётах, которые приходят с модулями «Табель техники» и затрат, есть фильтр и столбец по компании; читать можно по эксплуатирующей компании.
На совещание идите с тремя вопросами: на каком объекте простой высок относительно числа машин, у какой компании техника уже два месяца несёт просрочку по обслуживанию, разделены ли по дате затраты машин, которые за месяц сменили объект. Reper Axis получает эти три ответа из одной цепочки записей.
