Как за 15 дней проверить программу управления техникой: план пилота

Что входит в пилот, а что нет

Если объём записан до начала пилота, половина споров на 15-й день не возникнет. Условия такие:

• Срок и оплата: 15 дней, бесплатно. Автоматического списания нет; по окончании пилота подписка сама на платную не переходит.
• Объём: не более 10 машин; неисправности, обслуживание и табель включены. Табель — дополнительный модуль, оплачиваемый отдельно в годовой лицензии; то, что его проверяют в пилоте, не означает, что он входит в лицензию.
• Импорт данных из Excel в пилоте включён.
• Список машин: вы присылаете, команда Reper загружает в систему.
• Машинисты и проекты: передаются по стандартным шаблонам Excel; данные готовите вы.
• Программы обслуживания: настраиваются вместе с вами. Не стоит ожидать, что команда подготовит данные об обслуживании всего парка.
• Прошлые неисправности: в стандартную настройку пилота не входят.
• Поддержка: письменная поддержка по e-mail на русском языке в рабочее время; телефон и одна вводная онлайн-встреча на английском.
• Учётная запись: используется отдельная учётная запись компании и отдельная база данных; общая тестовая среда, которая сбрасывается каждую ночь, не используется.
• Если вы покупаете: данные сохраняются, работа продолжается в той же учётной записи.
• Если не покупаете: в течение 30 дней вы можете выгрузить свои данные; затем учётная запись и рабочая база данных удаляются. Как долго хранятся копии в зашифрованных резервных копиях и когда они удаляются, письменно указывается в договоре пилота.

Какой объект и какие 10 машин

Выбрать самый благополучный объект значит получить красивый пилот, который ничему не учит. Берите площадку со сложностями, но не безнадёжную.

• Один объект: два объекта означают два отдельных запуска и два списка проблем.
• Среди десяти машин не менее трёх разных групп: например, экскаватор, погрузчик, самосвал. Тип счётчика и порядок обслуживания зависят от группы.
• Машины, которые работают часто, и редко используемые: критерий актуальности счётчика проверяется на обоих краях.
• Не менее двух машин с высокой вероятностью неисправности: за 15 дней растёт шанс реальной неисправности, и процесс работы с ней проверяется живым случаем, без загрузки прошлых записей.
• Машины, у которых скоро срок обслуживания: приближающиеся и просроченные позиции на панели обслуживания станут видны уже во время пилота.

Критерии успеха пишите заранее

Чтобы в конце пилота обсуждать цифры, а не ощущения, запишите критерии в первый день и подпишите их. Цели ниже — примеры; меняйте их под свой порядок работы.

• Доля записей о неисправностях: не менее 80 % неисправностей, случившихся за 15 дней, открыто в системе. Для сравнения считают число неисправностей в журнале механика или в чате бригады.
• Актуальность счётчика: в категории «Счётчик ТО» на странице «Контрольный список» должно быть не более одной пилотной машины (10 %).
• Программа обслуживания: каждой пилотной машине назначена одна из программ, настроенных вместе.
• Табель: ежедневный черновик исправляется и утверждается начальником участка; на 15-й день число неутверждённых дней близко к нулю.
• Экономия времени: измеряется время подготовки еженедельного списка неисправностей. Пример: исходно 90 минут, цель 15 минут.
• Использование: половина пользователей пилота хотя бы один раз открыла запись через QR-код.

План по дням

План делит 15 дней на этапы. В конце каждого этапа есть результат; пока его нет, к следующему этапу не переходят.

• До начала (вы, около 2 часов): список машин присылается в Excel; заполняются столбцы код, госномер или серийный номер, марка и модель, группа машин, проект и последнее значение счётчика. Списки машинистов и проектов вносятся в стандартные шаблоны. Определяются список пользователей и роли. Измеряются число неисправностей за прошлый месяц и время подготовки еженедельного списка. Команда за это время загружает список машин в систему и открывает для вас отдельную учётную запись.
• День 1: проходит вводная онлайн-встреча (на английском). Вы входите в систему, на экране проверяется загруженный список машин: верны ли код, группа и проект. QR-код из карточки каждой машины печатается и наклеивается на машину. Файлы машинистов и проектов загружаются на экране «Импорт из Excel»; предпросмотр показывает строки с ошибками до загрузки.
• Дни 2 и 3: шаги по настройке начальник участка и мастер получают письменно, на русском языке, с пошаговыми подсказками по e-mail; обучающий на площадку от нас не приезжает. Первые записи на площадке начальник вносит вместе с машинистом: машинист считывает QR-код, сообщает о неисправности, вводит ежедневный осмотр и значение счётчика. В эти же дни вместе настраиваются программы обслуживания для групп машин: периодичность и последний счётчик ТО поступают от вас.
• Дни 4–7: параллельная работа. Прежний канал остаётся открытым, но каждая неисправность записывается и в систему. Каждое утро мастер открывает список неисправностей; по неисправностям, о которых пришло уведомление, он отслеживает назначение и начало работы. Начальник участка начинает исправлять и утверждать черновик табеля.
• День 8: получасовая промежуточная проверка. Делается первое считывание критериев; в контрольном списке смотрят, нет ли устаревших счётчиков, исправляют недостающих пользователей и права.
• Дни 9–12: правило меняется, неисправность открывается только в системе. На панели обслуживания появляются первые просроченные и приближающиеся позиции.
• Дни 13–14: по очереди проверяются отчёт по неисправностям, отчёт по обслуживанию и нарядам и список табеля; то, что выглядит неполным или неверным, записывается.
• День 15: совещание с решением, 60 минут.

Кто что вводит в пилоте

Если каждый пытается вводить всё, не вводит никто. Назначьте на каждую роль одну задачу.

• Машинист: сообщает о неисправности через QR-код, проводит ежедневный осмотр, вводит значение счётчика. Приложение на телефон не ставится, код считывается камерой; при первом считывании выполняется вход.
• Механик: начинает назначенную ему работу по неисправности, пишет заметку о детали и о решении, завершает работу.
• Мастер: открывает ежедневный список неисправностей, назначает, утверждает или отклоняет завершённую работу.
• Начальник участка: читает еженедельный отчёт, исправляет и утверждает черновик табеля.
• Планировщик обслуживания или руководитель снабжения техники: назначает машинам программы обслуживания и следит за панелью обслуживания.

Фокус пилота: неисправности, обслуживание, табель

С ростом числа модулей растёт нагрузка на обучение, поэтому в пилоте фокус на неисправностях, обслуживании и табеле. Карточка машины, счётчик, контрольный список, уведомления и отчёты используются внутри этого процесса сами собой. Если вы хотите проверить и другие модули, например затраты, склад или закупки, обсудите это на вводной встрече и не считайте, что они входят в объём. Общие критерии выбора описаны в руководстве по выбору системы управления обслуживанием.

Пятнадцатый день: совещание с решением

На совещании ожидаются три результата: итоги по критериям, трудности, с которыми столкнулись пользователи, и решение продолжать или остановить. Если таблица критериев готова заранее, совещание не превысит 60 минут.

Решение попадает в один из четырёх случаев. Все цели достигнуты, препятствия небольшие: обсуждается переход на годовую лицензию; если вы покупаете, данные сохраняются, работа продолжается в той же учётной записи. Цели достигнуты, но пользователям трудно: исправляют обучение и распределение ролей, и решение принимают после этого. Результат не достигнут, но причина ясна, например счётчик не вводится: разбирают, идёт ли проблема от программы или от привычки. Результат не достигнут и причина неясна: разумный выбор — не покупать; в течение 30 дней вы выгружаете свои данные, затем удаляются учётная запись и рабочая база данных, а копии в резервных копиях удаляются по сроку хранения, записанному в договоре.

Пять ситуаций, которые портят пилот

Если произошло что-то из этого, результат по критериям будет вводить в заблуждение.

• Прежний канал не закрыт: человек, пишущий в двух местах, отказывается от одного, и чаще всего возвращается к старому.
• Критерии записаны в конце: результат трактуется по ощущениям.
• Список машин подготовлен неверно: ошибки кода и группы, не исправленные в первый день, искажают все отчёты.
• Недостаточные права: если роль или охват пользователя заданы неверно, большая часть первой недели уйдёт на решение проблем доступа.
• Пилот держится на одном человеке: когда он уходит в отпуск, записи останавливаются.