Почему учёт запчастей — часть техобслуживания
Учёт запасных частей на большинстве объектов считают делом бухгалтерии; на самом деле его главный эффект проявляется в мастерской. Машина, у которой подошёл срок обслуживания, ждёт, если нет фильтра; неисправная машина стоит, пока не придёт рукав; одну и ту же деталь закупают сразу на двух складах. При правильно построенном учёте запчасть готова уже при открытии наряд-заказа, а при закрытии затраты сами относятся на машину. Поэтому складской учёт — неотделимая часть плана техобслуживания, а не отдельная бухгалтерская задача.
Хороший складской порядок в любой момент отвечает на четыре вопроса: какая запчасть и в каком количестве лежит на каком складе, по какой позиции остаток опустился ниже нормы, какая деталь к какой машине подходит и во сколько обошёлся израсходованный материал. Это руководство шаг за шагом выстраивает структуру, отвечающую на эти четыре вопроса.
Список критичных запчастей и минимальный остаток
На складе держат не всё, а только критичные позиции. Критичная запчасть — та, отсутствие которой останавливает машину и поставка которой требует времени: масляные и воздушные фильтры, топливные фильтры, гидравлические рукава, ремни, аккумуляторы, часто меняемые пальцы и втулки. Чтобы составить список, достаточно посмотреть на самые расходуемые позиции в наряд-заказах за последний год и на неисправности с самым долгим ожиданием.
Минимальный остаток — это точка повторного заказа по данной позиции. Расчёт прост: среднемесячный расход умножается на срок поставки, и сверху добавляется небольшой страховой запас. Для фильтра со сроком поставки в одну неделю и расходом четыре штуки в месяц минимальный остаток получается около двух штук. Это значение записывается в карточку запчасти; автоматическое предупреждение при падении ниже уровня снимает необходимость считать вручную.
Совместимость с типами техники и карточка запчасти
Карточка запчасти — это её паспорт: код, наименование, единица измерения, код поставщика, минимальный остаток и, самое главное, перечень типов техники, с которыми она совместима. Без данных о совместимости механик добавит в наряд-заказ не тот фильтр или полезет в каталог, чтобы найти нужный. Совместимость задаётся по группе техники либо по марке и модели; один фильтр может подходить к нескольким моделям.
Схему кодирования запчастей нужно определить с самого начала. Решите, что берётся за основу: код поставщика, оригинальный код производителя или ваш внутренний код; смешанное использование приводит к тому, что одна и та же деталь копится под двумя карточками. Если при заведении карточки отмечать и аналоги, гибкость закупок вырастет.
Резервирование и расход в наряд-заказе
Мостом между складом и обслуживанием служит наряд-заказ. При планировании работ нужные запчасти резервируются на складе, поэтому другая работа не заберёт их, и к началу работ деталь на месте. По завершении зарезервированные позиции списываются в расход, складской остаток уменьшается, а стоимость запчастей через наряд-заказ относится на машину. Отдельную расходную накладную выписывать не нужно.
Дисциплина резервирования предотвращает две ошибки: запчасть, которая считалась в наличии и была вписана в наряд-заказ, но ушла на другую работу, и запчасть, которая израсходована, но числится на складе, потому что расход не отражён. Когда перечень запчастей из программы обслуживания автоматически переносится в наряд-заказ, потребность планового ТО в деталях видна за недели вперёд, и закупка планирует поставку заранее.
Движения склада и инвентаризация
Складской остаток — это сумма движений. Достаточно четырёх типов: приход, расход, перемещение между складами и корректировка по инвентаризации. Приход — это поставка от закупки или возврат снятой исправной детали; расход — списание по наряд-заказу или выдача с иной целью; перемещение — переброска запчасти между объектами; инвентаризация — устранение расхождения между физическим подсчётом и системой.
При нескольких объектах остаток каждого склада ведётся отдельно, но карточка запчасти общая. Так видно, что деталь, которой не хватает на одном объекте, лежит в излишке на другом, и вместо закупки выполняется перемещение. Инвентаризацию нужно делать регулярно, но не всего склада сразу, а группами позиций по очереди; такой метод сохраняет точность, не закрывая склад. Хранение каждого движения с указанием, кто и когда его сделал, снимает споры записями.
Расчёт себестоимости и заявка на закупку
Одну и ту же запчасть в разное время покупают по разным ценам, поэтому нужно решить, по какой цене списывать расход. Для складов на объектах практичнее всего средневзвешенная себестоимость: при каждом приходе стоимость имеющегося запаса складывается со стоимостью нового прихода, сумма делится на общее количество и получается новая цена единицы. Расход идёт по этой цене. Метод избавляет от ручного ввода цен, и затраты на запчасти в отчёте по машине оказываются согласованными сами собой.
Заявка на закупку рождается из предупреждения о минимальном остатке и проходит стадии черновика, заявки, заказа и поставки. Стадия заявки отражается и на плане техобслуживания: если известно, когда придёт заказанный фильтр, дату обслуживания подстраивают под неё. Стадия поставки превращается в приход на склад, и цикл замыкается.
Как это устроено в Reper Ops
В Reper Ops карточки запчастей несут в себе перечень совместимых типов техники; механик выбирает в наряд-заказе деталь, подходящую именно этой машине, и добавление неподходящей позиции исключается заранее. При открытии наряд-заказа запчасть резервируется на складе, по завершении работ списывается с остатка, а стоимость расхода относится на машину по средневзвешенной цене. Приход, расход, перемещение между складами и движения по инвентаризации ведутся в одном модуле; несколько складов управляются раздельными остатками. По позиции, опустившейся ниже минимального уровня, уходит уведомление складу и в закупку, и то же предупреждение выводится на панель. Заявка на закупку отслеживается по стадиям черновика, заявки, заказа и поставки; отчёт по запасам выгружает количество и стоимость в разрезе склада и позиции в Excel и PDF.