Почему учёт топлива на объекте даётся тяжело
На бумаге учёт топлива на объекте прост: топливо, поступившее в ёмкость, топливо, выданное машинам, и остаток в ёмкости должны сходиться. На практике заправки делаются ночью, талоны теряются, мобильный топливозаправщик объезжает несколько площадок, показание счётчика не записывается, и в конце месяца остаток в ёмкости не сходится с суммой заправок. Что это — естественная убыль, ошибка измерения или утечка, неизвестно, и обычно разницу просто списывают в расходы.
В большинстве парков техники топливо — статья крупнее, чем обслуживание и запчасти вместе взятые. Поэтому политровый учёт нужен не только для поиска утечек, но и для понимания реальной эксплуатационной стоимости каждой машины. Учёт строится в три слоя: записи по ёмкостям и колонкам, расчёт расхода по машине и анализ отклонений.
Записи по ёмкостям и колонкам: начинать с источника
Первый шаг — инвентаризация: стационарные ёмкости и мобильные топливозаправщики перечисляются с их объёмом. Затем описываются три типа движений: поступление от поставщика в ёмкость, перемещение между ёмкостями и заправка машины из ёмкости. Каждое движение фиксируется с литрами, датой, ёмкостью-источником и получателем. Когда эти три движения вносятся без пропусков, остаток в ёмкости можно рассчитать в любой момент и сверить с физическим замером.
В записи о заправке машины два поля должны быть обязательными: литры и показание счётчика на этот момент. Без показания счётчика литры сами по себе ничего не значат; расчёт расхода опирается на разницу моточасов между двумя заправками. Когда оператор при заправке сканирует QR-код машины и вводит литры и счётчик, это быстрее и надёжнее, чем собирать бумажные талоны.
Расчёт литров на моточас по машине
Естественная мера расхода для спецтехники — литры на моточас, для дорожной техники — литры на сто километров. Расчёт делается между двумя последовательными заправками: выданные литры делятся на разницу показаний счётчика. Одна заправка может ввести в заблуждение: бак мог быть залит не полностью или предыдущая заправка внесена не полностью. Поэтому оценку делают по скользящему среднему нескольких заправок.
Сравнение осмысленно в двух плоскостях. Первая — собственная история машины: если тот же экскаватор в прошлом месяце расходовал определённое число литров в час, заметный рост в этом месяце говорит о том, что что-то изменилось. Вторая — группа техники: машины одного класса на схожей работе расходуют схоже, и машина, постоянно выбивающаяся из группы, либо эксплуатируется иначе, либо имеет неисправность. Каталожные значения производителя годятся как ориентир на старте, но условия объекта отличаются от каталожных; ваша собственная история — более надёжная точка отсчёта.
Сверка с телематикой и порог отклонения
На машинах с телематикой моточасы двигателя, а часто и расход топлива или уровень в баке, приходят от поставщика. Сопоставление этих данных с записями о заправках даёт сверку: выданные по записи литры и рассчитанный телематикой расход или прирост уровня в баке должны сходиться. Несходящаяся разница указывает на ошибочную запись о заправке, на то, что топливо не попало в машину, или на то, что его слили из бака.
Порог отклонения определяет, какая разница вызовет предупреждение. Слишком узкий порог поднимает тревогу при каждой погрешности измерения, и предупреждения перестают воспринимать всерьёз; слишком широкий пропускает настоящую утечку. Практичный путь — сначала задать порог широко, несколько недель понаблюдать за реальным распределением отклонений, а затем сузить его. Порог стоит продумывать и в процентах, и в абсолютных литрах: для машины с малым баком показательнее процент, для машины с большим баком — литры.
Выявление утечек и естественной убыли
Утечку и естественную убыль нужно разделять. Убыль возникает из испарения, проливов, допуска измерения и температурного изменения объёма; это небольшая и равномерная разница. Утечка же — нерегулярная и крупная разница, скапливающаяся вокруг конкретной ёмкости, конкретной смены или конкретной машины. Отслеживание разницы между остатком в ёмкости и суммой заправок в разрезе ёмкости и периода показывает, где именно она накапливается.
Со стороны машины важны два признака: резкий рост расхода и слишком малая разница показаний счётчика между заправками. Большие литры, записанные на машину, которая почти не работала, могут указывать на то, что топливо туда не попало. Кроме того, расход увеличивают неисправности топливных шлангов и форсунок, поэтому предупреждение об отклонении следует разбирать в порядке сначала технической проверки, а затем административного разбирательства. Фиксация и закрытие предупреждений делает задним числом видимым, чем закончилось каждое отклонение.
API устройств и автоматизация колонок
Там, где колонки автоматизированы, данные о заправке приходят от самой колонки: на какую карту, сколько литров и когда. Ручной перенос этих данных в систему отнимает время и порождает ошибки. Через подключение по API устройства колонка записывает каждую заправку напрямую в учёт топлива; оператору остаётся только дополнить показание счётчика. Так остаток в ёмкости и расход машины обновляются мгновенно.
В подключении по API важны два момента: отдельный ключ для устройства и отсутствие дублей при повторной отправке одной и той же заправки. Оборудование колонок повторяет отправку данных после обрыва связи, и система должна распознавать такой повтор. Когда телематика, данные колонки и ввод с объекта пишутся в одну историю топлива с меткой источника, становится понятно, откуда взялось несогласованное значение.
Как это устроено в Reper Ops
В Reper Ops стационарные ёмкости и мобильные топливозаправщики ведутся в инвентаре; поступление в ёмкость, перемещение между ёмкостями и заправки машин фиксируются, а уровень в ёмкости обновляется при каждой операции. Оператор сканирует QR-код машины, вводит литры и показание счётчика и выбирает ёмкость. Записи о заправках сопоставляются с данными расхода из телематики; при превышении порога отклонения формируется предупреждение. Литры на моточас отслеживаются по машине и по группе техники, и машина, выбивающаяся из собственной истории, попадает в список предупреждений. По ёмкости, опустившейся ниже минимального уровня, уходит уведомление. Автоматизация колонок пишет заправки напрямую через ключ API устройства, и повторные отправки не создают дублей. Расход топлива попадает в отчёт о затратах по машине и проекту.