الفرق بين برنامج الميدان وERP: هل نحتاج برنامج إدارة معدات مع وجود ERP؟

المجالات التي يملك فيها ERP السجل الرئيسي

في المجالات التالية يولّد برنامج الميدان الذي يحاول أن يحل محل ERP تناقضاً من تلقاء نفسه. يكتفي جانب الميدان بالإشارة إليها ولا يعيد كتابتها.

• المحاسبة والتقارير المالية: القيود اليومية والميزانية والسجلات التي تُبنى عليها الإقرارات الضريبية.
• تسجيل أمر الشراء وحساب المورد الجاري: رقم الأمر وتاريخ الاستحقاق والدفع.
• إقفال الفترة والتقييم المالي: عمليات السجلات الرسمية في نهاية الشهر والسنة.
• الأصول الثابتة: قيمة إدخال المعدة في الأصول وإهلاكها. واستشيروا محاسبكم بشأن المدة والطريقة.
• كشوف الرواتب: السجل الرسمي لأجور الأفراد وتكلفة صاحب العمل.

الحدث الذي ينشأ عند المعدة يبهت حتى يصل إلى ERP

مثال: توقفت حفارة في التاسعة وأربعين دقيقة صباحاً بسبب انفجار خرطوم هيدروليكي، وعادت إلى العمل في الرابعة وعشر دقائق. في السجل الميداني هذا توقف مدته 6 ساعات و30 دقيقة، والمعدة والساعة والسبب معروفة. أما في ERP فيظهر الحدث نفسه حين تُسجَّل فاتورة الخرطوم، وغالباً بعد أيام، كبند مصروف صيانة من سطر واحد. ومدة التوقف والمشروع الذي يخصه وهل يُخصم من الإيجار لا تدخل ERP أبداً.

عمل برنامج الميدان هو التقاط هذه اللحظات التي لا يراها ERP. والأحداث التي تنشأ عند المعدة هي:

• العطل: من أبلغ عنه ومتى وعلى أي معدة؛ وهل كانت المعدة في حالة تسمح بالعمل.
• العدّاد: ساعات التشغيل والكيلومترات، وهما أساس موعد الصيانة.
• سجل الساعات: هل كانت المعدة في ذلك اليوم تعمل أو في الانتظار أو معطّلة أو في الطريق.
• التوقف: بساعة البداية وساعة النهاية مع السبب.
• تعبئة الوقود: لأي معدة، وكم لتراً، وعند أي قراءة عدّاد.
• موعد الصيانة: العمل المخطط الذي يحين بحسب العدّاد الفعلي.

المستخدم أيضاً مختلف: المحاسب ورئيس العمال

شاشات المحاسبة والمشتريات والمالية في ERP تُستخدم في الغالب على المكتب وعلى أساس المستند. أما مستخدمو برنامج الميدان فهم رئيس العمال والمشغّل ورئيس المعدات ومدير الموقع: على الهاتف أو الجهاز اللوحي يفتحون سجلاً كل دقيقتين، وفي الغالب لا يدخل من يكتب ذلك السجل إلى ERP أصلاً. وتحويل جميع مستخدمي الميدان إلى مستخدمي ERP أمر مستقل من حيث الترخيص والتدريب وملاءمة الشاشات؛ والأقرب إلى الواقع في الغالب أن تنظر أولاً هل يكمّل البرنامجان أحدهما الآخر.

الحالات التي يكفي فيها ERP وحده

ليست كل شركة بحاجة إلى برنامج ميداني مستقل. يكفي ERP في الغالب إذا تحققت الأمور الثلاثة معاً:

• عدد المعدات قليل وتعمل في موقع واحد وأسئلتكم على مستوى الشهر: كم من المصروف سُجّل على أي معدة هذا الشهر.
• شخص واحد يحتفظ أصلاً بمعلومات العطل والتوقف وهو نفسه من يدخلها في ERP؛ فلا حاجة إلى توزيع السجل على مستخدمين آخرين.
• مستخلص المعدة المستأجرة يمضي ببدل شهري ثابت لا بسجل الساعات.

أين تنشأ كل بيانات وأين تعيش

التوزيع التالي هو النمط المعتاد لشركة تملك ERP. تكيّفه كل شركة بحسب ERP الخاص بها؛ أما أي ربط سيُنشأ فيُحدَّد في الاستكشاف الفني.

من أين ينشأ الإدخال المزدوج والتناقض

مثال (الأرقام افتراضية): يُظهر السجل الميداني لحفارة 38,000 TL مصروف إصلاح في شهر، منها 21,000 TL قطع غيار وخدمة خارجية و17,000 TL عمالة داخلية. وفي ERP يوجد في حساب مصروف الصيانة للشهر نفسه 21,000 TL، لأن العمالة الداخلية مسجلة أصلاً في كشف الرواتب كأجر. الرقمان يقيسان شيئين مختلفين وكلاهما قد يكون صحيحاً. ويظهر التناقض حين لا يُكتب أيهما تكلفة المعدة وأيهما مصروف المحاسبة.

والإدخال المزدوج ينشأ من الموضع نفسه: كتابة رمز المعدة بصيغتين مختلفتين في النظامين، أو إدخال المشروع يدوياً في جدول الموقع وفي ERP معاً، أو وقوع تاريخ الفاتورة وتاريخ الحدث في شهرين مختلفين. أربع قواعد تمنع معظم ذلك:

• حدّدوا مالكاً واحداً للسجل الرئيسي لكل نوع من البيانات؛ والعمود الثالث في الجدول أعلاه مسودة لذلك.
• ليكن رمز المعدة ورمز المشروع واحداً في الطرفين؛ وتحتفظ مطابقة المرجع الخارجي بهذا المفتاح.
• ليكن تدفق البيانات في اتجاه واحد: لا يُكتب الحقل نفسه من موضعين.
• اكتبوا قاعدة التاريخ: يعمل الميدان بتاريخ الحدث، ويعمل ERP بتاريخ المستند. وفي المقارنة الشهرية يُبحث عن الفرق أولاً في هذين التاريخين.

أنماط الربط بلا مصطلحات تقنية

يقوم الربط على خمس أفكار بسيطة. ولا شيء منها شرط مسبق لعمل البرنامج؛ وتُضاف كلما نشأت الحاجة.

• البيانات الرئيسية تأتي من ERP: يكتب ERP أو برنامج وسيط معلومات المعدات والمشاريع والشركات دفعة واحدة عبر API.
• بيانات التشغيل تذهب من الميدان إلى ERP كملخص أو كحدث: ويقرأها جانب ERP عبر API.
• مطابقة المرجع الخارجي: يُحتفظ في السجل الميداني برقم كل معدة ومشروع ومستند في ERP؛ وبهذه الطريقة يُعرف الكيان نفسه في الطرفين.
• تدفق التغييرات: بدلاً من أن يقرأ الطرف الآخر القائمة كلها من جديد كل ليلة، يأخذ ما تغيّر منذ آخر استعلام.
• إشعار الحدث الموقَّع (webhook): عندما يُغلق عطل أو يُعتمد سجل الساعات يُخبر النظام العنوان المحدد؛ ويؤكد التوقيع أن الإشعار جاء فعلاً من هذا النظام.

وضع SAP وAPI

القراءة عبر API والكتابة الجماعية وتدفق التغييرات ومطابقة المرجع الخارجي وإشعار الحدث الموقَّع كلها متاحة؛ والوصول عبر API وحدة إضافية مرتبطة بالترخيص. أما موصّل SAP فهو في مرحلة المعاينة وغير متاح للاستخدام العام. ويُتحقق من نطاقه في الاستكشاف الفني؛ ولا تفترضوا قبل الاجتماع أي إصدار من SAP وأي نوع من المستندات سيعمل. وللتفاصيل راجعوا صفحة تكامل ERP وSAP.

في الشركة التي بلا ERP تكتمل العملية داخل البرنامج

إذا لم يكن لديكم ERP فإن الشراء لا يبقى ناقصاً. فوحدة الطلبات والمشتريات في Reper Axis تُتمّ العملية من الحاجة إلى طلب عرض السعر، ومن صلاحية المبلغ إلى الاعتماد، ثم الأمر والاستلام الجزئي للبضاعة ومطابقة الفاتورة؛ ومنطق فحص الفاتورة يُشرح في دليل المطابقة الثلاثية. أما القيد المحاسبي فيبقى من شأن برنامج المحاسبة لديكم ومن شأن محاسبكم؛ ولا يحل برنامج الميدان محله.

بناء الربط تدريجياً في الشركة التي تملك ERP

حتى لو كان لديكم ERP فلا حاجة إلى بناء الربط في اليوم الأول. الترتيب التالي يختبر في كل خطوة صحة الخطوة السابقة:

• ارفعوا قائمة المعدات والمشغّلين والمشاريع والمواقع بقالب استيراد Excel؛ واكتبوا رموز المعدات والمشاريع كما هي في ERP.
• شغّلوا تدفق العطل والعدّاد وسجل الساعات في موقع واحد.
• في نهاية الشهر الأول قارنوا يدوياً مصروف الصيانة في ERP بالتكلفة في بطاقة المعدة، وفسّروا الفرق بالتاريخ والنطاق.
• حين يصبح الفرق قابلاً للتفسير كتابةً أضيفوا ربط البيانات الرئيسية.
• وفي الأخير أرسلوا ملخص التشغيل إلى ERP.