المطابقة الثلاثية على فواتير المورد: أمر الشراء والاستلام والفاتورة

إدخال الفاتورة والتعبئة المسبقة

سجل فاتورة المورد يبدأ مسودة؛ رقم فاتورة البائع فريد. المعالج يختار المورد وأسطر GR غير المستلمة ويملأ.

الكمية القابلة للفوترة من الاستلام = المستلم ناقص المفوتر. أسطر GR بلا PO تحتاج مطابقة صريحة.

تسامح الكمية والسعر

المطابقة تستخدم نسب تسامح مُعدّة. الفروق QTY أو آخر سعر أو كلاهما؛ ضمن التسامح OK.

خارج التسامح الحالة variance؛ الموافقة تحتاج ملاحظة — API يرجع 400 بلاها.

الموافقة والكمية المفوترة

الموافقة تزيد الكمية المفوترة على أسطر PO والاستلام عبر تخصيص FIFO؛ حالة فوترة الطلب جزئية أو كاملة.

matched يغلق نظيفًا؛ المرفوض/الملغى يبقى في مسار التدقيق. أرفقوا PDF بسجل فاتورة المورد.

فاتورة استخدام الشحن

مخزون الشحن للمورد؛ الصرف ينشئ سجل استخدام شحن. prefill-consignment يملأ أسطر الفاتورة من تلك الاستخدامات.

فواتير الشحن قد بلا PO — التسامح والموافقة المُدوَّنة تسري.

FX والعملات المتعددة

عند اختلاف عملة PO والفاتورة، فرق الكمية والسعر يُحكم بعملة المستند؛ فرق FX في التحويل المحاسبي.

تقارير الموقع قد TRY أو USD أو EUR لكل مشروع؛ الفاتورة المعتمدة تتوافق مع عملة تكلفة المخزون.

التقارير والتدقيق

تقرير مطابقة الفاتورة يعرض غير المطابق والفرق والمعلّق. المدققون يسألون أي سطر GR يدعم كل فاتورة.

انضباط استلام البضائع المحفوظ والمعتمد في وحدة مخزون قطع الغيار وفوترة إدارة المستودع والمخزون سلسلة واحدة — لا اعتماد فاتورة قبل الاستلام.

ممارسات ميدانية

ابدأوا المطابقة بعد حفظ الاستلام لا يوم التسليم. استلام جزئي = فوترة الكمية المقبولة فقط.

تغيير السعر بلا تعديل PO يطلق فرق آخر سعر — سجّلوا تعديل PO على السطر.

الأدوار ومسار الفاتورة

أسطر معالج الفاتورة تحتاج استلامًا محفوظًا ومعتمدًا؛ المشغّلون يرفضون إدخال فاتورة مبكرًا.

المالية تراجع المسودة؛ الاعتماد للمخوّل فقط. variance تحتاج ملاحظة.

المشتريات تطلق تعديل PO عند فرق السعر؛ سجّلوا التعديل على السطر.

فواتير الشحن قد بلا PO؛ مصدر سجل استخدام الشحن إلزامي.

ملاحظات عملية إضافية

رقم فاتورة البائع فريد؛ التكرار مرفوض.

فرق QTY والسعر معًا داخل التسامح نادر؛ عادة QTY أو آخر سعر يُراجع منفصلًا.

الكمية المفوترة المعتمدة تُخصَّص FIFO؛ فاتورة جزئية تطابق استلامًا جزئيًا.

أغلقوا الأسطر غير المطابقة أسبوعيًا عبر تقرير مطابقة الفاتورة.

فرق FX في التحويل المحاسبي؛ طابقوا بعملة المستند.

الفواتير المرفوضة لا تمس المخزون أو التكلفة؛ أعيدوا فتحها مسودة.

أرفقوا PDF بسجل فاتورة المورد؛ يختصر بحث أوراق التدقيق.

أسطر استلام جديدة تعيد حالة فوترة الطلب من كامل إلى جزئي.

الاستعداد للتدقيق

التدقيق يعرض أسطر الفاتورة المعتمدة بجانب سطر الاستلام وسعر وحدة PO؛ ملاحظات الفروق تطابق مرفقات PDF.

أغلقوا قوائم سجل استخدام الشحن لنطاق تاريخ الفاتورة؛ لا تنقلوا استخدامًا مفتوحًا للفترة التالية.

راجعوا نسب التسامح سنويًا مقابل الفروق المقبولة في عقد المورد.

إعادة الفتح بعد الرفض تتطلب عكس تخصيص الكمية المفوترة سابقًا قبل الحفظ.

اجتماع الإغلاق الأسبوعي يعيّن مسؤولين للأسطر غير المطابقة من تقرير المطابقة.

دورة التحسين المستدام

في نهاية الشهر راجعوا التجديد ومطابقة الفاتورة وانتهاء الدفعة وتسوية المجموعة/الشحن معًا؛ إذا كسر مؤشر وحدة أخرى، السبب مشترك. Reper Mass يغذي ذلك من دفتر حركة واحد.

سمّوا معتمدين لكل نوع استثناء: ملاحظات فروق الفاتورة، إفراج دفعة محجورة، نقص تجميع مجموعة، فواتير فترة الشحن. تابعوا معدل الاستثناء شهريًا.

مخزون سالب وأسطر فاتورة غير مطابقة ودفعات منتهية تتجمّع على رمز مستودع واحد في الأسبوع نفسه تستدعي مراجعة الرف أو الوحدة قبل لوم البرمجيات.

حزمة تدقيق خارجية: ملخص جلسة الجرد، مزيج مطابق/فرق، عينة مخالفة FEFO صارمة، مطابقة تكلفة المجموعة، إغلاق كمية الشحن — ملفات PDF مربوطة بسجل فاتورة المورد وأسطر الاستلام.

أدخلوا الموظفين بعروض 15 دقيقة لقوالب الاستيراد ومرشحات اقتراحات الطلب ومعالج الفاتورة وملصقات الدفعة؛ أسبوع أول تحت إشراف بدل تدريب شهادة فقط.

عند إغلاق المشروع أغلقوا مسودات أمر الشراء والفواتير غير المطابقة والدفعات المحجورة وسجل استخدام الشحن المفتوح قبل تفرق الفريق — قائمة تحقق كبطاقة انضمام Mass.

القرارات التشغيلية على دفتر واحد — التجديد وتسامح الفاتورة وFEFO وجاهزية تجميع المجموعة بلا جداول جانبية.

كل مالك KPI يلتزم بتحسين واحد الشهر القادم؛ إن فات، أصلحوا العملية لا الهدف.

التدفقات تطابق سلوك Reper Mass المنشور؛ (منتقي دفعة الجرد، لغة الملخص) تعكس الإصدار الحالي.

مسار التدقيق وإجراءات الفاتورة تجيب من/متى من مصدر واحد.