سجل التدقيق: من قام بالتغيير وماذا ومتى، محفوظ في السجل

ما الذي تسجله سجلات التتبع

يتم تسجيل كل إجراء مهم في النظام في سجل التدقيق مع ذكر من قام به ومتى وأي سجل يتعلق به. أنواع الإجراءات محددة بوضوح: عمليات البيانات الأساسية مثل الإنشاء والتحديث والحذف؛ تغييرات الحالة في السجلات مثل الأعطال وأوامر العمل؛ عمليات تسجيل الدخول ومحاولات تسجيل الدخول الفاشلة؛ عمليات التصدير Excel وPDF؛ وتغييرات الأدوار والأذونات. يتم تسجيل التغييرات التي تُجرى في صفحة «الإعدادات»، مثل وضع الموافقة والعملة والساعات المخطط لها، في نفس سجل التدقيق.

لا يمكن للمستخدمين تعديل السجلات أو حذفها. يتم الاحتفاظ بها لمدة 180 يومًا، وبعد ذلك يتم إزالة الإدخالات الأقدم تلقائيًا من خلال عملية التنظيف التلقائي.

ما يراه المدير

تعرض صفحة «سجل التدقيق» في قائمة «الوصول» جدولًا بالمستخدم والطابع الزمني ونوع السجل والإجراء وعنوان IP. تُضيَّق القائمة بفلاتر المستخدم ونوع السجل والنطاق الزمني؛ النقر على صف يفتح مقارنة على مستوى الحقول بين القيم القديمة والجديدة. مراجعة محاولات الدخول الفاشلة تساعد على اكتشاف الوصول المشبوه مبكرًا. يمكن تصدير القائمة المصفّاة Excel أو PDF.

سجل تاريخ سجل واحد

يمكنك مراجعة تاريخ سجل دون فتح صفحة سجل التدقيق. تسرد علامة «السجل» في تفاصيل الآلة أو أمر العمل أو العطل التغييرات على ذلك السجل بترتيب زمني؛ النقر على صف يعرض تفاصيل الحقول. هذه العلامة أيضًا تخضع لإذن «عرض سجل التدقيق». تصحيحات العدادات وتعديلات التوقف وتغييرات حالة العطل تظهر هنا مع من ومتى.

أسس الأمان ومن يناسبها

يُمنح الإذن لعرض سجل التدقيق بشكل مستقل عن الحقوق الأخرى، بحيث لا يرى السجلات سوى الأدوار المصرح لها. يعمل كل عميل في قاعدة بيانات منفصلة خاصة به ولا يتم خلط البيانات أبدًا مع شركات أخرى؛ ويتم إجراء نسخ احتياطية يوميًا وتخزينها في مركز بيانات أوروبي. يتم تشفير حركة المرور باستخدام HTTPS، وتستخدم إعادة تعيين كلمات المرور رمزًا عبر البريد الإلكتروني، ويتم تحديث الجلسات عند تغيير الأذونات.

يعمل سجل التدقيق كظل للوحدات النمطية الأخرى: إغلاق عطل، موافقة على أمر عمل، نقل المخزون، تحديث عقد، تنزيل تقرير أو تعديل دور، كل ذلك يحدث في الوحدة النمطية الخاصة به بينما يتراكم السجل هنا. بدلاً من السؤال عن سبب تغيير سجل ما، يمكنك الاطلاع على سجله التاريخي؛ فالسجل هو الذي يتحدث بدلاً من الجدل. وهذا يناسب أقسام تكنولوجيا المعلومات ومسؤولي الشركات وفرق الشؤون المالية الذين يتعين عليهم تقديم أدلة على التغييرات أثناء عمليات التدقيق الداخلية أو التي يجريها العملاء.