Audit-Trail: Wer wann was geändert hat, ist protokolliert
Jede Änderung hinterlässt eine Spur
Anlegen, Ändern, Löschen, Statuswechsel, Anmeldungen und Exporte werden im Audit-Trail protokolliert und 180 Tage aufbewahrt. Statt zu fragen, warum ein Datensatz sich geändert hat, schauen Sie in seine Historie. Da jeder Kunde in einer eigenen, isolierten Datenbank arbeitet, vermischen sich die Einträge nicht mit den Daten anderer Unternehmen.
Alle kritischen Vorgänge protokolliert
Anlegen, Ändern, Löschen und Statuswechsel von Datensätzen werden mit Benutzer und Zeitstempel aufbewahrt. Nicht die Diskussion entscheidet, sondern das Protokoll.
Auch Exporte werden verfolgt
Downloads als Excel und PDF werden im Audit-Trail festgehalten. Welche Daten wann das System verlassen haben, ist bekannt.
Eigene Zugriffsberechtigung
Das Recht, den Audit-Trail zu sehen, wird unabhängig von anderen Rechten vergeben. Nur berechtigte Personen sehen die Einträge.
Isolierte Datenbank je Unternehmen
Jeder Kunde arbeitet in einer eigenen Datenbank, Daten vermischen sich nicht. Sicherungen erfolgen täglich und werden in einem europäischen Rechenzentrum aufbewahrt.
Sitzungs- und Zugriffssicherheit
Die Kommunikation wird über HTTPS verschlüsselt, das Zurücksetzen des Passworts erfolgt per E-Mail-Code. Bei Rechteänderungen wird die Sitzung erneuert.
Was der Audit-Trail festhält
Jeder wichtige Vorgang im System wird mit Person, Zeitpunkt und Datensatzangabe im Audit-Trail festgehalten. Die Vorgangsarten stehen fest: grundlegende Datenvorgänge wie Anlegen, Ändern und Löschen; Statuswechsel von Datensätzen wie Störungen und Arbeitsaufträgen; Anmeldungen und fehlgeschlagene Anmeldeversuche; Exporte als Excel und PDF sowie Rollen- und Rechteänderungen. Auch Änderungen auf der Seite Einstellungen wie Freigabemodus, Währung und geplante Stunden landen in demselben Protokoll.
Die Einträge lassen sich von Benutzern weder bearbeiten noch löschen. Sie werden 180 Tage aufbewahrt; ältere Einträge werden durch eine automatische Bereinigung entfernt.
Was die Leitung sieht
Die Seite Audit-Trail im Menü Zugriff zeigt in Tabellenform Benutzer, Zeitpunkt, Datensatzart, Vorgang und IP-Adresse. Über Filter nach Benutzer, Datensatzart und Zeitraum wird die Liste eingegrenzt; ein Klick auf eine Zeile öffnet den Vergleich von altem und neuem Wert je Feld. Wer fehlgeschlagene Anmeldungen regelmäßig prüft, erkennt verdächtige Zugriffsversuche früh. Die gefilterte Liste lässt sich als Bericht in Excel oder PDF laden.
Die Historie eines einzelnen Datensatzes
Die Historie eines Datensatzes lässt sich auch ohne Umweg über den Audit-Trail einsehen. Der Reiter Historie in der Detailansicht einer Maschine, eines Arbeitsauftrags oder einer Störung listet ausschließlich die Änderungen dieses Datensatzes in zeitlicher Reihenfolge; ein Klick auf eine Zeile zeigt die Felddetails. Auch dieser Reiter setzt das Recht Audit-Trail sehen voraus. Zählerkorrekturen, Stillstandsanpassungen und Statuswechsel von Störungen sind hier mit Person und Zeitpunkt ablesbar.
Sicherheitsinfrastruktur und für wen geeignet
Das Recht, den Audit-Trail zu sehen, wird unabhängig von anderen Rechten vergeben; nur berechtigte Rollen sehen die Einträge. Jeder Kunde arbeitet in einer eigenen, isolierten Datenbank, Daten vermischen sich nicht mit denen anderer Unternehmen; Sicherungen erfolgen täglich und werden in einem europäischen Rechenzentrum aufbewahrt. Die Kommunikation wird über HTTPS verschlüsselt, das Zurücksetzen des Passworts erfolgt per E-Mail-Code, und bei Rechteänderungen wird die Sitzung erneuert.
Der Audit-Trail arbeitet wie ein Schatten der übrigen Module: Vorgänge wie das Schließen einer Störung, die Freigabe eines Arbeitsauftrags, eine Lagerbewegung, eine Vertragsänderung, ein Berichtsdownload oder eine Rollenanpassung werden im jeweiligen Modul ausgeführt, ihre Spur sammelt sich hier. Statt zu fragen, warum ein Datensatz sich geändert hat, wird seine Historie geöffnet; nicht die Diskussion entscheidet, sondern das Protokoll. Geeignet für IT, Geschäftsleitung und Finanzteams, die bei internen oder Kundenaudits Änderungsnachweise vorlegen müssen.
- 1
Recht vergeben
Erteilen Sie den Zugriff auf den Audit-Trail nur den verantwortlichen Rollen.
- 2
Vorgänge protokollieren
Während der Arbeit werden Datensätze, Änderungen und Downloads erfasst.
- 3
Historie prüfen
Filtern Sie nach Benutzer, Datum und Datensatz und exportieren Sie das Ergebnis.
Häufige Fragen
Wie lange werden die Einträge aufbewahrt
Die Einträge des Audit-Trails werden 180 Tage aufbewahrt und lassen sich in dieser Zeit filtern und auswerten. Der Bericht kann als Excel oder PDF geladen werden.
Bleibt von einem gelöschten Datensatz eine Spur
Ja, auch das Löschen wird mit Benutzer und Zeitstempel im Audit-Trail festgehalten. Aus welchem Status heraus ein Datensatz gelöscht wurde, bleibt rückwirkend sichtbar.