Maschinenakte: Garantie, Vertrag, Dokumente und Verlegungshistorie

Keine Garantie und kein Vertrag geht verloren

Eigentumsangaben, Beschaffungsdaten und Garantiedauer der Maschine werden als Datum oder Betriebsstunde auf der Maschinenkarte geführt. Miet-, Service-, Versicherungs- und Garantieverlängerungsverträge werden samt Anlagen gespeichert; auslaufende Verträge lösen eine Warnung aus. Verlegungen zwischen Baustellen und Dokumentfristen laufen in derselben Akte zusammen.

Für wenFuhrparkleitungFinanzenBauleitung

Dokumentenzugriff per QR

Bei der Prüfung vor Ort werden nach dem Scannen des QR-Codes Zulassung, Versicherung, Prüfbericht und Zertifikate angezeigt. Für die Suche nach einem Beleg muss niemand ins Büro zurück.

Automatische Garantieprüfung

Wird auf einer Maschine innerhalb der Garantiezeit ein Datensatz angelegt, wird er mit einem Abzeichen markiert; darüber verfolgen Sie die Garantieforderung beim Hersteller.

Warnung vor Vertragsende

30 Tage vor Ablauf von Miet-, Service-, Versicherungs- und Garantieverlängerungsverträgen geht eine Benachrichtigung heraus. Eine Mietmaschine steht nicht ungenutzt herum.

Protokoll der Baustellenverlegung

Ausgangs- und Zielstandort, Transportkosten und Dauer werden erfasst. Die Verlegungsdauer geht als Stillstand in die Verfügbarkeitsrechnung ein.

Position und Baustellengrenze

Für Standorte werden Koordinaten und Radius hinterlegt. Verlässt die Telemetrieposition die hinterlegte Baustelle, entsteht eine Warnung wegen Positionsabweichung.

Historie, die bei Übergaben bleibt

Verlegungen, Zuweisungen von Maschinenführern und Datensatzänderungen werden mit Person und Zeitpunkt aufbewahrt. Wechselt die zuständige Person, bleibt die Historie der Maschine bestehen.

So funktioniert es

1
Stammdaten vervollständigen
Tragen Sie Eigentum, Beschaffung und Garantie auf der Maschinenkarte ein.
2
Belege hochladen
Verträge und Dokumente werden mit ihren Ablaufdaten gespeichert.
3
Fristen überwachen
Auslaufende Garantien, Verträge und Dokumente erzeugen Warnungen.
4
Bewegungen erfassen
Verlegungen und Zuweisungen gehen in die Akte, die Historie bleibt lückenlos.

Was die Maschinenakte ist und wer was einträgt

Die Maschinenakte ist der Bereich, in dem Eigentum, Beschaffung, Garantie, Verträge, Dokumente und Bewegungen einer Maschinenkarte zusammenlaufen. Die Fuhrparkleitung wählt im Abschnitt Beschaffung und Garantie des Maschinenformulars die Eigentumsart Eigenbestand, Miete oder Leasing und trägt Kaufdatum, Kaufpreis und Lieferant ein. Das Garantieende lässt sich sowohl als Datum als auch als Betriebsstunde festlegen; die zuerst erreichte Grenze beendet die Garantie.

Im Reiter Verträge werden Miet-, Service-, Versicherungs-, Garantieverlängerungs- und sonstige Verträge mit Beginn- und Enddatum, Betrag, Einheit und Firma erfasst; die Vertragsdatei wird als PDF oder Bild angehängt. Dokumente wie Zulassung, Versicherung, Prüfbericht und Zertifikat werden im Reiter Dokumente hochgeladen und mit Ablaufdatum versehen.

Dokumenten- und Garantieprüfung per QR vor Ort

Wird bei einer Prüfung vor Ort der QR-Code der Maschine gescannt, enthält die geöffnete Ansicht die Verknüpfung Dokumente anzeigen; für die Suche nach Zulassung oder Versicherungsschein muss niemand ins Büro zurück. Beim Öffnen des Störungsformulars wird geprüft, ob die Maschine innerhalb ihrer Garantiefrist oder Garantiestundenzahl liegt, und das Feld Unter Garantie wird automatisch markiert. Störungen unter Garantie lassen sich in der Liste filtern und mit dem Lieferanten nachverfolgen.

Warnungen und Historie aus Sicht der Leitung

Die Kachel für auslaufende Verträge und Garantien im Dashboard listet alle Datensätze, die innerhalb von 30 Tagen enden; dieselbe Information geht auch als Benachrichtigung heraus. Wird ein Vertrag verlängert, bleibt der alte Datensatz als Historie erhalten, und das Abzeichen richtet sich nach dem neuen Vertrag. Verlegungen zwischen Baustellen werden über die Schaltfläche Verlegen mit Zielstandort, Datum, Transportkosten und Notiz erfasst; im Reiter Akte erscheint die Verlegungshistorie in zeitlicher Reihenfolge.

Sind für Standorte Koordinaten und Radius hinterlegt, entstehen für Maschinen, deren Telemetrieposition die hinterlegte Baustelle verlässt, eine Kachel und eine Benachrichtigung wegen Positionsabweichung. Zuweisungen von Maschinenführern und Datensatzänderungen werden mit Person und Zeitpunkt aufbewahrt; auch bei einem Wechsel der zuständigen Person bleibt die Historie bestehen.

Zusammenspiel mit anderen Modulen und für wen geeignet

Der Betrag aus dem Mietvertrag fließt automatisch in die Mietspalte des Kostenberichts, die Transportkosten einer Verlegung in die Verlegungsspalte; die Verlegungsdauer geht als Stillstand in die Verfügbarkeitsrechnung ein. Leasing wird nur informativ geführt und nicht in die Kosten gebucht. Geeignet für Unternehmen mit vielen Miet- und Leasingmaschinen, die den Vertragskalender bisher in einer Tabelle pflegen und vor Ort nach Dokumenten gefragt werden. Finanzen, Fuhrparkleitung und Bauleitung sehen dieselbe Akte; niemand muss beim anderen Belege anfordern.

Häufige Fragen

Lässt sich die Garantie über Betriebsstunden verfolgen

Ja, die Garantie kann sowohl als Datum als auch als Betriebsstunde definiert werden. Welche Grenze zuerst erreicht wird, bestimmt den Garantiestatus.

Wohin werden Verlegungskosten gebucht

Die Transportkosten werden als Verlegungsposition auf die Kostenkarte der Maschine gebucht. Die Verlegungsdauer geht zusätzlich als Stillstand in den Verfügbarkeitsbericht ein.