سجل الآلة: الضمان، العقود، الوثائق، والنقل

ما هو سجل الآلة ومن يقوم بإدخال البيانات وما هي البيانات التي يتم إدخالها

سجل الآلة هو القسم من بطاقة الآلة الذي تجمع فيه بيانات الملكية، والشراء، والضمان، والعقد، والوثائق، والحركة. في قسم «الشراء والضمان» من نموذج الآلة، يقوم مدير الأسطول بتحديد نوع الملكية كـ«مملوكة» أو «مستأجرة» أو «مؤجرة»، وإدخال تاريخ الشراء والمبلغ والمورد. يمكن تحديد انتهاء صلاحية الضمان كـ«تاريخ» أو «حد أقصى لساعات التشغيل»؛ وأيهما يتم الوصول إليه أولاً ينهي الضمان.

في علامة التبويب «العقود»، يتم حفظ عقود الإيجار، والخدمات، والتأمين، والضمان الممتد، وأنواع العقود الأخرى مع تواريخ البدء والانتهاء، والمبلغ، والوحدة، والطرف المقابل؛ ويتم إرفاق ملف العقد كPDF أو كصورة. يتم تحميل المستندات مثل التسجيل، والتأمين، والفحص القانوني، والشهادات من علامة التبويب «المستندات» مع تاريخ انتهاء الصلاحية.

التحقق من المستندات والضمان في الموقع الميداني عبر QR

أثناء فحص الموقع، يؤدي مسح رمز الآلة QR إلى فتح شاشة تحتوي على اختصار «عرض المستندات»، بحيث لا يضطر أحد إلى العودة إلى المكتب للبحث عن شهادة التسجيل أو شهادة التأمين. عند فتح نموذج العطل، يتحقق النظام مما إذا كانت الآلة لا تزال ضمن فترة الضمان أو الحد الأقصى لساعات التشغيل، ويضع علامة في خانة «تحت الضمان» تلقائيًا. يمكن بعد ذلك تصفية الأعطال المشمولة بالضمان من القائمة ومتابعتها مع المورد.

التنبيهات والسجل الذي يراه المدير

تسرد بطاقة لوحة التحكم الخاصة بالعقود والضمانات التي توشك على الانتهاء كل ما ينتهي في غضون 30 يومًا، ويتم إرسال نفس المعلومات في شكل إشعار. عند تجديد العقد، لا يتم حذف السجل القديم؛ بل يبقى كسجل تاريخي بينما يتم تحديث الشارة لتعكس العقد الجديد. يتم تسجيل عمليات النقل بين مواقع العمل باستخدام زر «النقل» مع تحديد الوجهة والتاريخ وتكلفة النقل وملاحظة، وتُظهر علامة التبويب «السجل» سجل عمليات النقل بترتيب زمني.

بمجرد تحديد الإحداثيات ونطاق الموقع، تقوم الآلات التي يخرج موقعها المحدد عن طريق القياس عن بُعد عن موقع العمل المسجل بإنشاء بطاقة عدم تطابق الموقع وإرسال إشعار. يتم تخزين مهام المشغّلين وتغييرات السجلات مع تحديد «من» و«متى»، بحيث يظل السجل سليماً حتى في حالة تغيير الشخص المسؤول.

كيف يرتبط هذا التطبيق بالوحدات الأخرى ومن المستفيد منه

يتم إدراج المبلغ الوارد في عقد الإيجار تلقائيًا في عمود الإيجار في تقرير التكاليف، بينما تُدرج مصاريف النقل في عمود النقل؛ ويُدرج وقت النقل في حساب التوافر باعتباره وقت توقف. يُحتفظ بعقود التأجير لأغراض إعلامية فقط ولا يتم تسجيلها ضمن التكاليف. يناسب هذا النظام الشركات التي تمتلك العديد من الآلات المستأجرة والمؤجرة، وتلك التي تحتفظ بتقويمات العقود في جداول البيانات، وتلك التي يُطلب منها تقديم مستندات في الموقع الميداني. يطلع كل من قسم الشؤون المالية ومدير الأسطول ومشرف موقع العمل على نفس السجل، بحيث لا يضطر أي شخص إلى متابعة الأوراق من أي شخص آخر.