Fiche engin : garantie, contrats, documents et transferts

En quoi consiste la fiche de l'engin et qui saisit quelles informations ?

La fiche de l'engin est la section de la fiche de l'engin où sont regroupées les données relatives à la propriété, à l'achat, à la garantie, au contrat, aux documents et aux mouvements. Dans la partie « Achat et garantie » du formulaire de l’engin, le gestionnaire du parc définit le type de propriété (propriété, location ou crédit-bail) et saisit la date d’achat, le montant et le fournisseur. L’expiration de la garantie peut être définie à la fois par une date et par une limite d’heures de fonctionnement ; la garantie prend fin dès que l’une de ces deux conditions est atteinte.

Dans l'onglet « Contrats », les contrats de location, de service, d'assurance, de garantie prolongée et autres types de contrats sont enregistrés avec leurs dates de début et de fin, leur montant, leur unité et leur cocontractant ; le fichier du contrat est joint en PDF ou en image. Les documents tels que les immatriculations, les assurances, les inspections et les certificats sont téléchargés depuis l'onglet « Documents » avec leur date d'expiration.

Documents et garanties sur le terrain via QR

Lors d'une inspection sur chantier, le scan du code QR de l'engin ouvre un écran avec le raccourci « Afficher les documents », sans retour au bureau pour retrouver immatriculation ou assurance. À l'ouverture d'un formulaire de panne, le système vérifie si l'engin est encore sous garantie (date ou heures) et coche automatiquement « Sous garantie ». Les pannes couvertes peuvent ensuite être filtrées et traitées avec le fournisseur.

Alertes et historique visibles par le responsable

La carte du tableau de bord « Contrats et garanties à échéance » liste tout ce qui expire sous 30 jours ; la même information part en notification. Lors d'un renouvellement, l'ancienne fiche reste en historique tandis que le badge reflète le nouveau contrat. Les transferts entre chantiers s'enregistrent via « Transfert » (destination, date, coût de transport, note) ; l'onglet « Historique » affiche les mouvements par ordre chronologique.

Une fois les coordonnées et un rayon définis pour un site, les engins dont la position télémétrique sort du périmètre enregistré génèrent une fiche de non-correspondance de localisation et une notification. Les affectations des opérateurs et les modifications apportées aux enregistrements sont conservées avec l’indication de l’auteur et de la date, de sorte que l’historique reste intact même en cas de changement de responsable.

Lien avec les autres modules et public visé

Le montant figurant sur un contrat de location est automatiquement reporté dans la colonne « Location » du rapport de coûts, et les frais de transport dans la colonne « Transfert » ; le temps de transfert est pris en compte dans le calcul de la disponibilité en tant que période d’arrêt. Les contrats de leasing sont conservés à titre informatif uniquement et ne sont pas comptabilisés dans les coûts. Cette solution convient aux entreprises disposant de nombreux engins loués ou en leasing, à celles qui gèrent leurs calendriers de contrats dans des tableurs et à celles qui doivent fournir des documents sur le terrain. Le service financier, le gestionnaire du parc et le chef du chantier consultent tous le même dossier ; ainsi, personne n’a à courir après des documents administratifs auprès d’autrui.