Facturation de la location et coût du projet : calculés à partir du pointage approuvé
Facture à côté du montant prévu
Pour les engins loués, la facturation périodique est calculée à partir du pointage approuvé : les jours facturables, le nombre d’heures minimum, les jours d’arrêt déduits et les jours d’accident sont répartis conformément aux règles du contrat. Si un jour est encore à l’état de brouillon ou n’a pas reçu l’approbation, la période ne peut pas être clôturée. Les engins en propriété et les engins loués apparaissent dans le même rapport de coûts du projet.
Facturation basée sur le pointage
Les totaux de période de location viennent des jours de pointage approuvés ; les dates du contrat recadrent la période automatiquement.
Pointage des enginsRègles de déduction
Les jours de panne et de maintenance sont déduits conformément au contrat ; les jours d'accident peuvent ne pas faire l'objet de déductions lorsque la responsabilité incombe à la partie adverse.
Registres des accidentsContrats à l'heure
En cas de location à l'heure, le nombre d'heures minimales diminue proportionnellement au nombre de jours déduits ; les journées de travail incomplètes sont prises en compte.
Comparaison des factures
Les factures reçues apparaissent à côté du montant prévu ; tout écart est mentionné dans le dossier.
Périodes groupées
Les périodes de tous les contrats de location d'un mois peuvent être créées en une seule opération groupée.
Rapport sur les coûts du projet
Les tarifs des engins en propriété sont indiqués par engin, puis par groupe, et enfin par valeur par défaut, avec leurs dates d’entrée en vigueur ; les montants relatifs aux engins loués sont répartis sur les jours en fonction de la pondération indiquée au cours du pointage. Un rapport sur les jours et les heures de travail des opérateurs, ainsi qu’une exportation au format Excel, sont inclus. Le rapport présente une ventilation par projet et par entreprise ; si un engin a changé d’entreprise au cours du mois, les jours sont affectés à l’entreprise pour laquelle il a travaillé à chaque date.
Gestion des coûtsFonctionnement
- 1
Approbation du pointage
Chaque jour du mois doit faire l'objet d'une approbation ; dans le cas contraire, la période reste ouverte.
- 2
Calculer la période
Les règles du contrat définissent les jours facturables, les déductions et le nombre d'heures minimum.
- 3
Lire le rapport
Exportation des coûts de projet, de la facturation et de la comparaison des factures vers Excel.
Facturation de la période de location
Lorsque le locataire utilise au moins un jour de pointage approuvé, la période est calculée à partir du pointage. Les jours facturables, le nombre d'heures minimum, les arrêts déduits et les jours d'accident sont déterminés conformément aux clauses du contrat. Les jours non approuvés maintiennent la période en attente.
Coût du projet pour les engins en propre
Le coût du projet est calculé à partir d’un taux horaire ou journalier ; l’ordre de priorité est le suivant : fiche d’engin, groupe d’engins, puis taux par défaut, en sélectionnant l’enregistrement valide le plus récent. Un taux de mise en attente peut s’appliquer aux engins en inactivité appartenant à l’entreprise.
Ce qui n'est pas inclus dans le périmètre
L'amortissement, le financement, les primes d'assurance et la répartition des frais généraux ne figurent pas dans ce rapport ; aucune conversion de devises n'est effectuée. Le résultat présenté correspond à une vue d'ensemble des coûts de maintenance et d'exploitation, et non au coût total de possession.
Le pointage quotidien s'effectue dans la feuille de pointage des engins ; la main-d'œuvre et les pièces sont comptabilisées dans la gestion des coûts.
À qui s'adresse-t-elle ?
Les équipes de facturation qui relient les factures de location au pointage, les chefs de projet qui ont besoin de connaître le coût des engins par projet, et les responsables du matériel qui harmonisent la gestion du parc et les finances autour d’un seul chiffre.
FAQ
Une période comptable peut-elle se clôturer avec des jours de pointage non validés ?
Non. Les jours « brouillon » ou non approuvés bloquent l’approbation de la période ; le pointage doit d’abord être complété.
Ce rapport présente-t-il le coût total de possession ?
Non. L’amortissement, le financement, les assurances et la répartition des frais généraux sont exclus ; il n’y a pas de conversion de devises. La vue se concentre sur les coûts de maintenance et d’exploitation.