Карточка машины: гарантия, договоры, документы и перемещения
Гарантия и договор не будут упущены
Сведения о владении, покупке и сроке гарантии по дате или моточасам хранятся в карточке машины. Договоры аренды, сервиса, страхования и продления гарантии сохраняются вместе с файлами, а по истекающим приходит предупреждение. Перемещения между объектами и сроки документов собраны в той же карточке.
Доступ к документам по QR
При осмотре на площадке QR-код машины сканируется, и открываются свидетельство, страховка, техосмотр и сертификаты. Возвращаться в офис за документом не нужно.
Автоматическая проверка гарантии
При открытии заявки об отказе проверяется, действует ли гарантия, и запись помечается значком. Гарантийная работа не списывается на ваш бюджет.
Предупреждение об окончании договора
За 30 дней до окончания договоров аренды, сервиса, страхования и продления гарантии уходит уведомление. Арендованная машина не простаивает зря.
Запись о перемещении между объектами
Сохраняются исходная и целевая площадка, стоимость перевозки и длительность. Время перемещения учитывается как простой в расчёте коэффициента технической готовности.
Координаты и границы площадки
Для площадок задаются координаты и радиус. Когда телематическое положение выходит за пределы зарегистрированной площадки, формируется предупреждение о несоответствии местоположения.
История не теряется при передаче
Перемещения, назначения машинистов и изменения записей хранятся с указанием, кто и когда их сделал. При смене ответственного история машины остаётся на месте.
Что такое карточка машины и кто что вносит
Карточка машины — раздел, где собраны сведения о владении, покупке, гарантии, договорах, документах и движениях. В блоке Покупка и гарантия руководитель парка выбирает тип собственности: собственная, арендованная или лизинг; вводит дату покупки, стоимость и поставщика. Окончание гарантии задаётся и по дате, и по моточасам: гарантия заканчивается в тот момент, когда наступает первый из пределов.
На вкладке Договоры сохраняются договоры аренды, сервиса, страхования, продления гарантии и прочие с датой начала и окончания, суммой, единицей и контрагентом; файл договора прикладывается в PDF или изображением. Свидетельство о регистрации, страховка, техосмотр и сертификаты загружаются на вкладке Документы с указанием срока действия.
Проверка документов и гарантии по QR на площадке
При осмотре на площадке после сканирования QR-кода открывается экран с ярлыком Показать документы; возвращаться в офис за свидетельством или страховкой не нужно. При открытии формы отказа проверяется, находится ли машина в пределах гарантийной даты или моточасов, и флажок По гарантии отмечается автоматически. Гарантийные отказы фильтруются в списке и отрабатываются с поставщиком.
Предупреждения и история, которые видит руководитель
На панели карточка истекающих договоров и гарантий перечисляет записи, срок которых закончится в течение 30 дней; та же информация уходит уведомлением. При продлении договора старая запись не удаляется, а остаётся в истории, и значок обновляется по новому договору. Перемещения между объектами фиксируются кнопкой Перемещение с указанием целевой площадки, даты, стоимости перевозки и примечания; на вкладке Карточка история перемещений видна в хронологическом порядке.
Если для площадок заданы координаты и радиус, по машинам, чьё телематическое положение выходит за пределы зарегистрированной площадки, формируются карточка и уведомление о несоответствии местоположения. Назначения машинистов и изменения записей хранятся с указанием, кто и когда их сделал; даже при смене ответственного история остаётся на месте.
Связь с другими модулями и кому подходит
Сумма договора аренды автоматически попадает в столбец аренды отчёта по затратам, расходы на перевозку — в столбец перемещений; время перемещения при этом учитывается как простой в расчёте коэффициента технической готовности. Лизинг ведётся только справочно и в затраты не пишется. Решение подходит компаниям с большим числом арендованных и лизинговых машин, которые ведут календарь договоров в таблице и у которых на площадке спрашивают документы. Финансы, руководитель парка и начальник участка смотрят в одну карточку; никто ни у кого не запрашивает документы.
- 1
Заполните паспорт
Внесите в карточку машины данные о владении, покупке и гарантии.
- 2
Загрузите документы
Договоры и документы сохраняются вместе с датами окончания.
- 3
Сроки под контролем
Истекающие гарантии, договоры и документы дают предупреждение.
- 4
Движения фиксируются
Перемещения и назначения пишутся в карточку, история не прерывается.
Вопросы и ответы
Можно ли отслеживать гарантию по моточасам
Да, гарантия задаётся и по дате, и по моточасам. Статус гарантии определяется по тому пределу, который наступает раньше.
Куда списывается стоимость перемещения
Расходы на перевозку заносятся в карточку затрат машины отдельной статьёй перемещения. Время перемещения дополнительно попадает как простой в отчёт по коэффициенту технической готовности.