Piste d'audit : qui a modifié quoi et quand, consigné dans le registre

Ce que consigne la piste d'audit

Chaque action significative effectuée dans le système est consignée dans la piste d’audit, avec l’indication de l’auteur, de la date et de l’enregistrement concerné. Les types d’actions sont clairement définis : opérations de base sur les données telles que la création, la mise à jour et la suppression ; transitions de statut sur des enregistrements tels que les pannes et les ordres de travail ; connexions et tentatives de connexion infructueuses ; exportations Excel et PDF ; et modifications de rôles et d’autorisations. Les modifications apportées sur la page « Paramètres », telles que le mode d’approbation, la devise et les heures planifiées, sont également consignées dans ce même journal.

Les enregistrements ne peuvent être ni modifiés ni supprimés par les utilisateurs. Ils sont conservés pendant 180 jours, après quoi les anciennes entrées sont supprimées par un processus de nettoyage automatique.

Ce que voit le responsable

La page « Journal d'audit » du menu « Accès » affiche un tableau indiquant l'utilisateur, l'horodatage, le type d'enregistrement, l'action et l'adresse IP. La liste peut être affinée à l'aide de filtres par utilisateur, type d'enregistrement et plage de dates ; un clic sur une ligne ouvre une comparaison, champ par champ, entre les anciennes et les nouvelles valeurs. L'examen régulier des enregistrements de connexion ayant échoué permet de détecter rapidement les tentatives d'accès suspectes. La liste filtrée peut être exportée sous forme de rapport Excel ou PDF.

Historique d'un enregistrement unique

Vous pouvez également consulter l’historique d’un enregistrement sans passer par la piste d’audit. L'onglet « Historique » de la page de détail d'un engin, d'un ordre de travail ou d'une panne répertorie uniquement les modifications apportées à cet enregistrement par ordre chronologique ; cliquer sur une ligne permet d'afficher les détails du champ correspondant. Cet onglet est également soumis à l'autorisation « Afficher la piste d'audit ». Les corrections de compteurs, les modifications des arrêts et les changements de statut des pannes y sont tous répertoriés, avec indication de l'auteur et de la date.

Principes fondamentaux de sécurité et public visé

L’autorisation de consulter la piste d’audit est accordée indépendamment des autres droits ; ainsi, seuls les rôles autorisés peuvent consulter les enregistrements. Chaque client dispose de sa propre base de données isolée et les données ne sont jamais mélangées avec celles d’autres entreprises ; des sauvegardes sont effectuées quotidiennement et conservées dans un centre de données européen. Le trafic est chiffré via HTTPS, la réinitialisation des mots de passe s’effectue à l’aide d’un code envoyé par e-mail, et les sessions sont actualisées lorsque les autorisations changent.

La piste d’audit fonctionne comme l’ombre des autres modules : la clôture d’une panne, l’approbation d’un ordre de travail, le transfert de stock, la mise à jour d’un contrat, le téléchargement d’un rapport ou la modification d’un rôle s’effectuent tous dans leur module respectif, tandis que la trace s’accumule ici. Au lieu de vous demander pourquoi un enregistrement a été modifié, vous consultez son historique ; c’est l’enregistrement qui parle à la place de l’argument. Cela convient aux services informatiques, aux administrateurs d’entreprise et aux équipes financières qui doivent présenter des preuves des modifications lors d’audits internes ou auprès des clients.