Qu'est-ce que le rapprochement tripartite
Le rapprochement tripartite compare bon de commande, réception de marchandises et facture fournisseur ligne par ligne sur quantité et prix unitaire.
Le rapprochement bipartite ne lie que facture et PO — sans réception, vous pouvez facturer des marchandises jamais entrées en stock. N'approuvez pas avant enregistrement et approbation de la réception.
Saisie et préremplissage facture
La fiche facture fournisseur démarre en brouillon ; le numéro de facture fournisseur doit être unique. L'assistant choisit le fournisseur, les lignes GR non facturées et préremplit.
La quantité facturable depuis la réception égale reçu moins déjà facturé. Les lignes GR sans PO exigent un appariement explicite.
Tolérances quantité et prix
L'appariement utilise des tolérances en pourcentage configurées. Les écarts deviennent quantité, dernier prix ou les deux ; dans la tolérance, OK.
Au-delà de la tolérance le statut est écart ; l'approbation exige une note — l'API renvoie quatre cents sans elle.
Approbation et quantité facturée
L'approbation incrémente la quantité facturée sur les lignes bon de commande et réception via allocation FIFO ; le statut facture de la commande devient partiel ou complet.
Apparié clôt proprement ; rejeté/ANNULÉ restent dans la piste d'audit. Joignez le PDF à la fiche facture fournisseur.
Facture d'usage consignation
Le stock consignation appartient au fournisseur ; la sortie crée un enregistrement d'usage consignation. prefill-consignment alimente les lignes facture depuis ces usages.
Les factures consignation peuvent manquer de PO — tolérance et approbation notée s'appliquent toujours.
Change et multidevises
Quand les devises PO et facture diffèrent, les écarts quantité et prix unitaire sont jugés en devise document ; l'écart de change relève de la conversion comptable.
Les rapports chantier peuvent utiliser TRY, USD ou EUR par projet ; la facture approuvée doit s'aligner sur la devise de valorisation stock.
Reporting et audit
Le rapport rapprochement factures liste non appariées, écarts et factures en attente. Les auditeurs demandent quelle ligne GR soutient chaque facture.
module inventaire de pièces de rechange : discipline réception enregistrée et approuvée et gestion d'entrepôt et des stocks facturation partagent une chaîne — pas d'approbation facture avant réception.
Pratiques terrain
Commencez l'appariement après enregistrement de la réception, pas le jour de livraison. Réception partielle signifie facture seulement sur quantité acceptée.
Un changement de prix sans révision PO déclenche un écart dernier prix — enregistrez la révision PO sur la ligne.
Rôles et circuit facture
Les lignes de l'assistant facture exigent une réception enregistrée et approuvée ; les opérateurs rejettent la saisie anticipée.
La finance contrôle le brouillon ; seul l'approbateur valide. Un écart exige une note.
Les achats déclenchent une révision PO sur écart de prix ; consignez la révision sur la ligne.
Les factures consignation peuvent manquer de PO ; la source enregistrement d'usage consignation est obligatoire.
Notes pratiques supplémentaires
Le numéro de facture fournisseur est unique ; les doublons sont rejetés.
Écart quantité et prix dans la tolérance simultanément est rare ; en général quantité ou dernier prix est examiné séparément.
La quantité facturée approuvée s'alloue en FIFO ; une facture partielle doit correspondre à une réception partielle.
Clôturez les lignes non appariées chaque semaine via le rapport rapprochement factures.
L'écart de change reste en conversion comptable ; rapprochez en devise document.
Les factures rejetées ne touchent ni stock ni coût ; rouvrez en brouillon.
Joignez le PDF à la fiche facture fournisseur ; cela raccourcit la chasse papier en audit.
De nouvelles lignes de réception repassent le statut facture de la commande de complet à partiel.
Prêt pour l'audit
Les audits montrent les lignes facture approuvées à côté de la ligne réception et du prix unitaire PO ; les notes d'écart correspondent aux pièces jointes PDF.
Clôturez les listes d'usage consignation sur la plage de dates de facturation ; ne reportez pas l'usage ouvert à la période suivante.
Revoyez chaque année les pourcentages de tolérance face à l'écart acceptable du contrat fournisseur.
Rouvrir après rejet exige d'annuler l'allocation de quantité facturée précédente avant enregistrement.
La réunion de clôture hebdomadaire assigne des responsables aux lignes non appariées du rapport rapprochement factures.
Cycle d'amélioration continue
En fin de mois, passez en revue réapprovisionnement, rapprochement factures, péremption des lots et rapprochement kits/consignation ensemble — si un KPI module en casse un autre, la cause est commune. Mass alimente tout depuis un seul grand livre de mouvements.
Nommez des approbateurs pour chaque type d'exception : notes facture d'écart, levée lot quarantaine, pénuries d'assemblage kit, factures période consignation. Suivez le taux d'exception chaque mois.
Stock négatif, lignes facture non appariées et lots expirés concentrés sur un même code entrepôt la même semaine déclenchent un examen emplacement ou unité avant d'incriminer le logiciel.
Dossier audit externe : résumé session d'inventaire sauvegardée, mix apparié/écart, échantillon violation FEFO strict, rapprochement coût kit, clôture quantité consignée — PDF liés à la fiche facture fournisseur et aux lignes de réception.
Intégrez le personnel avec des démos de quinze minutes sur modèles d'import, filtres page Suggestions de commande, assistant facture et étiquettes lot ; première semaine supervisée plutôt que formation certificat seule.
À la clôture projet, videz brouillons de bon de commande, factures non appariées, lots quarantaine et enregistrements d'usage consignation ouverts avant dispersion de l'équipe — la checklist reprend la carte d'intégration Mass du tableau de bord.
Les décisions opérationnelles reposent sur un seul grand livre — réapprovisionnement, tolérance facture, FEFO et préparation assemblage kit n'utilisent plus de tableurs parallèles.
Chaque responsable KPI s'engage sur une amélioration le mois suivant ; en cas de manquement, corrigez le processus, pas la cible.
Les flux correspondent au comportement Reper Mass livré ; (sélecteur lot inventaire, langue du digest) reflètent la version actuelle.
La piste d'audit et les actions facture répondent qui/quand depuis une seule source.