الطلبات والمشتريات: من مقارنة العروض إلى الفاتورة
من تحديد الاحتياج على الآلة إلى أمر الشراء المعتمد
عندما يظهر احتياج مرتبط بأمر عمل أو ببطاقة آلة، تفتح طلبًا يتحول إلى استفسار للموردين. يرسل Reper Axis بريدًا إلكترونيًا بمرفق PDF، ويجمع العروض بما في ذلك المراجعات، ويعرض جدول مقارنة سطرًا بسطر. يمكنك اختيار مورد مختلف لكل سطر. تُعرَّف صلاحية المبلغ حسب الشخص ونوع المستند والعملة ونطاق الشركة أو المشروع، ويمكن أن تتقدم سلسلة الموافقة تدريجيًا أو مباشرة أو بمزيج من الاثنين. تُحمَّل أوامر الشراء وإيصالات الاستلام PDF، وتُطابق الفاتورة مع الأمر والاستلام، وأي فرق سعر يتجاوز التسامح المحدد يفتح مسار موافقة منفصل. دون ERP يكتمل الدورة داخل Reper Axis، ومع ERP تتصل الخطوات نفسها بنظامك المركزي عبر التكامل.
طلب عروض وجمعها
تفتح طلب عروض برقم تسلسلي، ويرسل Reper Axis إلى الموردين بريدًا بمرفق PDF. العروض الواردة قابلة للمراجعة وتبقى في مكان واحد.
قرار على مستوى السطر
يعرض جدول المقارنة، المتاح PDF، السطور متجاورة. على الطلب نفسه يمكنك إسناد سطور مختلفة إلى موردين مختلفين.
صلاحية المبلغ والموافقة
تشمل الصلاحية الفردية نوع المستند وسقف المبلغ والعملة ونطاق الشركة أو المشروع أو مركز التكلفة. التفويض مدعوم، ولا يرث الوكيل حق أعلى صلاحية في الموافقة على طلبه الخاص.
التنظيم والأذوناتموافقات مشتريات منفصلة
لموافقات المشتريات قائمة وشارة وشاشة جوال مستقلة عن موافقات الأعطال والصيانة. يمكن تصعيد الموافقة المتأخرة إلى المستوى الأعلى.
الإشعاراتأمر شراء واستلام وفاتورة
تحمّل أمر الشراء PDF وتسجل الاستلام حتى جزئيًا. عند المطابقة، أي فرق سعر خارج التسامح يحتاج موافقة إضافية، ويبقى تاريخ المستند ظاهرًا على خط زمني.
إدارة التكاليفتقارير وعملات متعددة
تُصدَّر تقارير المشتريات Excel. أسعار الصرف تتيح إدارة عملات مختلفة في المسار نفسه.
كيف يعمل
- 1
تحديد الاحتياج
تفتح سطور الطلب من الآلة أو من أمر العمل، ثم ترسل طلب العروض إلى الموردين.
- 2
مقارنة العروض
تراجع العروض الواردة، وتطالع جدول المقارنة، وتتخذ قرار الموافقة سطرًا بسطر.
- 3
إغلاق الأمر
بعد اعتماد أمر الشراء، تكمل الاستلام ومطابقة الفاتورة، ثم تستخرج التقرير Excel.
من العروض إلى الأمر
سطور الطلب مرتبطة بأمر العمل أو باحتياج على الآلة. يحصل طلب العروض على رقم تسلسلي ويُرسل إلى الموردين ببريد إلكتروني ومرفق PDF. تبقى العروض قابلة للمراجعة، ويعرض جدول المقارنة السطور متجاورة لتتخذ قرارك سطرًا بسطر.
الموافقة والتفويض
تُعرَّف صلاحية المبلغ بالشخص ونوع المستند وسقف المبلغ والعملة والنطاق. قد تكون السلسلة تدريجية أو مباشرة أو مختلطة. يوافق صاحب الطلب على طلبه فقط إذا كان أعلى صلاحية، ولا يرث الوكيل هذا الاستثناء. يمكن تصعيد الخطوات المتأخرة.
الاستلام والفاتورة
تحمّل أمر الشراء PDF وتسجل الاستلام ولو جزئيًا. تُطابق الفاتورة سطور الأمر والاستلام، وأي فرق سعر فوق التسامح يفتح مسار موافقة منفصل. تظهر كل الخطوات على خط زمني للمستند.
يرتبط احتياج القطع بوحدتي قطع الغيار وأوامر العمل.
من يستفيد
يناسب هذا المسار فرق المشتريات التي تريد استبدال Excel والبريد بسجلات لاحتياجات الموقع والورشة، وكذلك مديري المالية والمشروع الذين يديرون صلاحية المبلغ على مستوى كل شخص.
الأسئلة الشائعة
هل يكتمل المسار دون ERP؟
نعم. طلب العروض والموافقة والأمر والاستلام ومطابقة الفاتورة تتم داخل Reper Axis. إذا كنت تستخدم ERP، تتصل الخطوات نفسها به عبر التكامل، وReper Axis يبقى يعمل بالكامل حتى دون ربط ERP.
هل هذه نفس شاشة موافقات الأعطال؟
لا. لموافقات المشتريات قائمة وبطاقة وقائمة جوال مستقلة عن مسار الأعطال والصيانة.