Ce module : Reper Axis

Demandes et achats : de la comparaison des offres à la facture

Du besoin identifié sur l’engin jusqu’à la commande d’achat validée

Lorsqu’un besoin apparaît sur un ordre de travail ou sur la fiche d’un engin, vous ouvrez une demande qui se transforme en consultation auprès de vos fournisseurs. Reper Axis envoie un e-mail avec la pièce jointe PDF, rassemble les offres — y compris les révisions — et présente un tableau comparatif ligne par ligne. Vous pouvez retenir un fournisseur différent pour chaque ligne. L’habilitation par montant se configure par personne, par type de document, par devise et par périmètre société ou projet ; la chaîne d’approbation peut être progressive, directe ou mixte. Les commandes et les réceptions se téléchargent en PDF, la facture se rapproche de la commande et du bon de réception, et tout écart de prix au-delà de la tolérance déclenche une approbation dédiée. Sans ERP, l’ensemble du cycle se termine dans Reper Axis ; avec ERP, les mêmes étapes alimentent votre système central via l’intégration.

À qui s'adresse-t-elle ?AchatsPlanificateur maintenanceChef de projetFinance

Consultation et collecte des offres

Vous ouvrez une demande de consultation numérotée et Reper Axis adresse aux fournisseurs un e-mail avec le PDF joint. Les offres reçues peuvent être révisées et restent centralisées au même endroit.

Décision ligne par ligne

Le tableau comparatif, disponible en PDF, aligne les lignes côte à côte. Sur une même demande, vous pouvez attribuer des lignes différentes à des fournisseurs distincts.

Montant et approbation

L’habilitation par personne couvre le type de document, le plafond, la devise et le périmètre société, projet ou centre de coût. La délégation est prise en charge ; le mandataire ne reprend pas le droit du signataire de plus haut niveau d’approuver sa propre demande.

Organisation et autorisations

Approbations achats séparées

Les approbations achats disposent d’une liste, d’un badge et d’un écran mobile dédiés, distincts des flux panne et maintenance. Une approbation en retard peut être escaladée vers le niveau supérieur.

Notifications

Commande, réception et facture

Vous téléchargez la commande en PDF et saisissez la réception, y compris de façon partielle. Lors du rapprochement, un écart de prix hors tolérance déclenche une approbation supplémentaire ; l’historique du document reste visible sur la chronologie.

Gestion des coûts

Rapports et devises

Les rapports achats s’exportent en Excel. Les taux de change vous permettent de gérer plusieurs devises dans le même processus.

Fonctionnement

1
Définir le besoin
Vous ouvrez les lignes de demande à partir de l’engin ou de l’ordre de travail, puis transmettez la consultation aux fournisseurs.
2
Comparer les offres
Vous révisez les offres reçues, consultez le tableau comparatif et prenez la décision d’approbation ligne par ligne.
3
Clôturer la commande
Une fois la commande approuvée, vous finalisez la réception et le rapprochement facture, puis extrayez le rapport en Excel.

De la consultation à la commande

Les lignes de demande sont rattachées à un ordre de travail ou à un besoin sur l’engin. La consultation reçoit un numéro séquentiel et part vers les fournisseurs par e-mail avec le PDF en pièce jointe. Les offres restent révisables ; le tableau comparatif présente les lignes côte à côte et vous décidez ligne par ligne.

Approbation et délégation

L’habilitation par montant se définit par personne, type de document, plafond, devise et périmètre. La chaîne peut être progressive, directe ou mixte. Le demandeur n’approuve sa propre demande que s’il est signataire de plus haut niveau ; le mandataire ne reprend pas cette exception. Les étapes en retard peuvent être escaladées.

Réception et facture

Vous téléchargez la commande en PDF et saisissez la réception, y compris partiellement. La facture se rapproche des lignes de commande et de réception ; un écart de prix au-delà de la tolérance ouvre un flux d’approbation séparé. Toutes les étapes apparaissent sur la chronologie documentaire.

Le besoin en pièces est relié aux modules pièces de rechange et ordres de travail.

À qui s’adresse-t-elle ?

Cette application convient aux équipes achats qui veulent remplacer Excel et les échanges par e-mail par des enregistrements traçables pour le chantier et l’atelier, ainsi qu’aux responsables finance ou projet qui gèrent l’habilitation par montant au niveau de chaque personne.

FAQ

Le processus se boucle-t-il sans ERP ?

Oui. La consultation, l’approbation, la commande, la réception et le rapprochement facture se déroulent dans Reper Axis. Si vous utilisez un ERP, les mêmes étapes s’y connectent via l’intégration ; Reper Axis reste pleinement opérationnel même sans liaison ERP.

S’agit-il du même écran que les approbations panne ?

Non. Les approbations achats ont un menu, une carte et une liste mobile dédiés, indépendants du flux panne et maintenance.

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