Logiciel de gestion des ordres de travail : interventions préventives et correctives regroupées dans une seule liste

Comment les interventions sont-elles créées dans un logiciel de gestion des ordres de travail ?

Les ordres de travail proviennent de deux sources. Un ordre de travail préventif est créé automatiquement lorsque le seuil du compteur horaire ou du calendrier défini dans le programme de maintenance est atteint, ou bien il est ouvert à l’aide du bouton « Créer un ordre de travail » sur le tableau de bord de maintenance ; il s’affiche alors prérempli avec la liste des tâches et des matériaux issue du programme. Un ordre de travail correctif est ouvert à l’aide du bouton « Créer un ordre de travail » sur la page de détail de la panne ; il reste lié à la panne et n’impose pas de relevé de compteur. Pour en ouvrir un manuellement, sélectionnez « Nouveau » dans la liste des ordres de travail, définissez l’engin et la tâche, puis ajoutez les lignes de matériel.

Dans la liste, la colonne « Type » indique si l'ordre de travail est préventif ou correctif, et la mention « Déclencheur » précise s'il a été déclenché par le compteur horaire ou par le calendrier. Sur les enregistrements liés à une panne, la référence de la panne apparaît sur la ligne.

Exécution en atelier : tâches, pièces, heures

Le technicien ouvre la fiche à partir de la liste « Ordres de travail ouverts ». Sur la fiche « Tâches », les éléments de la liste de contrôle liés au programme de maintenance sont répertoriés ; chaque élément est coché une fois terminé, les valeurs ou les photos sont saisies si nécessaire, et le pourcentage d’avancement est mis à jour automatiquement. Si le modèle est obligatoire, l’étape « Terminer » ne peut être atteinte tant que les tâches ne sont pas achevées.

Sur la fiche « Pièces », la fonction « Ajouter une pièce » permet de sélectionner la pièce, l’entrepôt et la quantité ; le stock est alors réservé et un avertissement s’affiche en cas de rupture de stock, avec la possibilité de créer une demande d’achat directement à partir de cette page. Les heures de main-d’œuvre sont saisies sur la fiche « Coûts » ; le taux horaire est renseigné automatiquement à partir des définitions en fonction du projet et de la date. Les montants relatifs aux services externes et autres sont inscrits sur cette même fiche.

Clôture et approbation

Une fois chaque tâche terminée, cliquez sur le bouton « Terminer » et saisissez le relevé de compteur final ainsi que le nom de la personne ayant effectué la tâche. Si le mode d’approbation est facultatif ou désactivé, la finalisation et l’approbation s’effectuent en une seule étape ; en mode obligatoire, l’enregistrement est transféré vers la page « Approbations », où un utilisateur autorisé sélectionne « Approuver » ou « Refuser » ; un enregistrement refusé est renvoyé à son propriétaire avec le motif du refus, et personne ne peut approuver son propre enregistrement. Au moment de l’achèvement, les pièces réservées donnent lieu à un mouvement de stock sortant, le prix unitaire est calculé à partir du coût moyen pondéré, l’ordre de travail est déplacé vers la liste « Clôturés » et est consigné dans l’historique de l’engin. Un ordre de travail lancé génère un arrêt pour maintenance, et cette période est prise en compte dans le calcul de la disponibilité.

Ce que voit le responsable

La page « Statistiques » affiche le nombre mensuel d’ordres de travail ouverts et clôturés, les délais moyens d’exécution ainsi qu’un tableau répertoriant les engins ayant généré le plus grand nombre d’ordres de travail. Les ordres de travail en attente d’approbation, à venir ou en retard sont envoyés à l’utilisateur responsable sous forme de notifications. Un utilisateur autorisé peut apporter des modifications limitées à un ordre de travail clôturé, et chaque modification est consignée dans le journal d’audit. Cette structure convient aussi bien aux ateliers centraux desservant plusieurs chantiers qu’aux parcs disposant d’équipes de maintenance mobiles sur le terrain.