Anfrage und Einkauf: vom Angebotsvergleich zur Rechnung
Werkstattbedarf statt Excel und E-Mail-Lauf
Startet der Bedarf am Arbeitsauftrag oder an der Maschine, wird daraus in Reper Axis eine Angebotsanfrage. Lieferanten erhalten E-Mail mit PDF-Anhang; Angebote landen an einem Ort und lassen sich bei Verhandlungen revidieren. Das Vergleichsformular stellt Positionen nebeneinander, sodass Sie jede Zeile bei Bedarf einem anderen Lieferanten geben können. Die Betragskompetenz legen Sie pro Person, Belegart, Währung sowie Unternehmens- oder Projektbereich fest; die Freigabekette kann staffeln, direkt springen oder gemischt laufen. Bestellung und Wareneingang exportieren als PDF; Rechnungen gleichen Sie mit Bestell- und Wareneingangszeilen ab, und Preisabweichungen über Toleranz gehen in einen eigenen Freigabeschritt. Ohne ERP bleibt der gesamte Weg in Reper Axis; mit ERP verbinden dieselben Schritte Ihr externes System über Integration.
Angebotsanfrage und Sammlung
Sie eröffnen eine nummerierte Angebotsanfrage und mailen Lieferanten mit PDF-Anhang. Eingehende Angebote revidieren Sie und halten sie in einer Liste zusammen.
Entscheidung pro Zeile
Das Vergleichsformular als PDF zeigt jede Zeile nebeneinander. Eine Anfrage können Sie bei besserem Gesamtpreis auf mehrere Lieferanten aufteilen.
Betragskompetenz und Freigabe
Limits pro Person gelten für Belegart, Betrag, Währung und Bereich über Unternehmen, Projekt oder Kostenstelle. Vertretung ist vorgesehen; ein Stellvertreter übernimmt nicht das Recht des obersten Genehmigers, die eigene Anfrage freizugeben.
Organisation und BerechtigungenEigene Einkaufsfreigaben
Der Einkauf nutzt eigene Liste, Kennzeichen und Mobilansicht, getrennt von Störungs- und Wartungsfreigaben. Überfällige Schritte können eskaliert werden.
BenachrichtigungenBestellung, Wareneingang, Rechnung
Bestell-PDF laden, Teillieferungen erfassen. Beim Rechnungsabgleich führt Preisabweichung über Toleranz zu Zusatzfreigabe; die Belegzeitleiste zeigt jeden Schritt.
KostenmanagementBerichte und Mehrwährung
Einkaufsberichte exportieren nach Excel. Wechselkurse erlauben mehrere Währungen im selben Prozess.
So funktioniert es
- 1
Bedarf definieren
Anfragezeilen aus Maschine oder Arbeitsauftrag anlegen und die Angebotsanfrage an Lieferanten senden.
- 2
Angebote vergleichen
Eingehende Angebote revidieren, Vergleichsformular prüfen und Freigaben positionsweise festhalten.
- 3
Bestellung abschließen
Freigegebene Bestellung, Wareneingang und Rechnungsabgleich abschließen und Berichte nach Excel ziehen.
Vom Angebot zur Bestellung
Anfragezeilen bleiben am Arbeitsauftrag oder Maschinenbedarf hängen. Jede Angebotsanfrage erhält eine fortlaufende Nummer; Lieferanten bekommen E-Mail mit PDF-Anhang. Angebote sind revidierbar, das Vergleichsformular zeigt Zeilen nebeneinander und Sie entscheiden zeilenweise.
Freigabe und Vertretung
Betragskompetenz wird über Person, Belegart, Grenze, Währung und Bereich definiert. Die Kette kann staffeln, direkt oder gemischt sein. Der Anforderer darf die eigene Anfrage nur als oberster Genehmiger freigeben; ein Stellvertreter übernimmt diese Ausnahme nicht. Überfällige Schritte können eskaliert werden.
Wareneingang und Rechnung
Der Bestellbeleg exportiert als PDF, Wareneingang kann in Teilen erfasst werden. Rechnungen gleichen Sie mit Bestell- und Wareneingangszeilen ab; Abweichung über die konfigurierte Preistoleranz geht in einen gesonderten Freigabeprozess. Jeder Schritt erscheint auf der Belegzeitleiste.
Teilebedarf verknüpft mit Ersatzteile und Arbeitsaufträge.
Für wen
Einkaufsteams, die Baustellen- und Werkstattbedarf dokumentieren statt in Excel und E-Mail, sowie Finanz und Projektleitung mit personenbezogener Betragskompetenz.
Häufige Fragen
Läuft der Prozess ohne ERP durch
Ja. Angebotsanfrage, Freigabe, Bestellung, Wareneingang und Rechnungsabgleich laufen in Reper Axis. Mit ERP verbinden dieselben Schritte Ihr externes System per Integration; ohne ERP-Anbindung bleibt Reper Axis voll nutzbar.
Gleicher Bildschirm wie Störungsfreigaben
Nein. Einkaufsfreigaben haben eigenes Menü, eigene Karte und eigene Mobiliste, unabhängig von Störungs- und Wartungsfreigaben.