تتبع تكاليف صيانة المعدات: العمالة، قطع الغيار، والخدمات

كيفية إعداد نظام تتبع تكاليف صيانة المعدات

لا توجد شاشة منفصلة لإدخال البيانات الخاصة بالتكلفة؛ يبدأ الإعداد بتعريفين. في صفحة «المعدلات بالساعة» ضمن قائمة «المستودع والتكلفة»، تُستخدم خيار «معدل جديد» لإدخال المشروع وتاريخ البدء الفعلي والمعدل بالساعة؛ وفي حالة عدم وجود معدل خاص بالمشروع، يُطبق المعدل العام، ولا يؤثر تغيير المعدل على أوامر العمل الحالية. في صفحة «الإعدادات» ضمن قائمة «الوصول»، يتم تعيين العملة الافتراضية على TRY أو USD أو EUR؛ ويقوم أي مشروع يستخدم عملة مختلفة بتجاوز تلك القيمة في بطاقته الخاصة.

لا تظهر بطاقة التكلفة إلا للمستخدمين الذين يمتلكون إذن «عرض التكلفة»، كما يلزم الحصول على إذن «تعديل التكلفة» لتغييرها. يمكن للفرق الميدانية العمل دون الاطلاع على الأرقام.

أين تتراكم التكاليف

تظهر بطاقة التكلفة نفسها في كل من أمر العمل وتفاصيل العطل. يتم إدخال ساعات العمل، ويظهر السعر بالساعة تلقائيًا بناءً على المشروع والتاريخ، ويمكن تعديله يدويًا إذا لزم الأمر. تُحسب تكلفة قطع الغيار من سعر الوحدة مضروبًا في إجمالي كمية بنود قطع الغيار في أمر العمل ولا يمكن تعديلها يدويًا؛ أما سعر الاستهلاك فهو متوسط التكلفة المرجح في المستودع. تُكتب مبالغ الفواتير في حقول «الخدمة الخارجية» و«أخرى»، ويتم تحديث الإجمالي على الفور. بالنسبة للآلات المستأجرة، يتم إدراج المبلغ اليومي أو الشهري من عقد الإيجار تلقائيًا في عمود «الإيجار»، وتُدرج تكلفة النقل الناتجة عن نقل الآلة في عمود «النقل»، وتُدرج معاملات الوقود في عمود «الوقود»، كل ذلك تلقائيًا.

التقرير الذي يقرأه المدير

في صفحة "تقرير التكلفة" ضمن قائمة "المستودع والتكلفة"، يتم تحديد نطاق التاريخ وفلاتر المشروع ومجموعة الآلات. يعرض الجدول الإجمالي لكل آلة إلى جانب تفاصيل العمالة وقطع الغيار والخدمات الخارجية والمصروفات الأخرى والإيجار والنقل والوقود؛ ويؤدي النقر على أي صف إلى فتح أمر عمل وقائمة الأعطال ذات الصلة لتلك الآلة. يتم تنزيل التقرير كملف Excel، ويتم تسجيل كل عملية تصدير في سجل التدقيق. لا يرى المستخدم سوى تكلفة المشاريع التي تدخل في نطاق اختصاصه، لذا لا يتجاوز تقرير مدير موقع العمل أبدًا نطاق مشروعه الخاص. تظهر ملخصات التكاليف على شكل بطاقات موجزة على لوحة معلومات الإدارة.

كيف يرتبط هذا التطبيق بالوحدات الأخرى ومن المستهدف به

وحدة التكلفة هي نتيجة العمليات: فالعطل يتحول إلى أمر عمل، وأمر العمل يتحول إلى استهلاك قطع الغيار وساعات العمل، وهذه بدورها تتحول إلى تكلفة الآلة. ويأتي عقد الإيجار من سجل الآلة، ونفقات الوقود من وحدة الوقود، ونفقات النقل من وحدة الموقع. تُعرض نفقات الصيانة الخاصة بالآلة المملوكة جنبًا إلى جنب مع رسوم الإيجار الخاصة بالآلة المستأجرة، وبالتالي يتم اتخاذ قرار الإيجار بناءً على البيانات. لا يتم تضمين الاستهلاك، والتمويل، والتأمين، وتوزيع النفقات العامة في هذا الحساب؛ ولا يتم إجراء تحويل العملات. للاطلاع على الفوترة لفترة الإيجار وتوزيع تكاليف المشروع، انظر الفوترة الإيجارية وتكاليف المشروع. يناسب هذا النظام شركات البناء والتعدين التي تدير عدة مشاريع، وتطبق معدلات عمالة مختلفة لكل مشروع، وتعمل بعملات مختلفة في مواقع العمل الخارجية.