إدارة أسطول المعدات عبر مواقع متعددة: أين المعدة ولمن هي وعلى حساب من؟

أربع معلومات منفصلة في بطاقة المعدة

تُحفظ في بطاقة المعدة وقائمتها أربع معلومات مستقلة بعضها عن بعض. وبهذا لا تختلط في سجل واحد الحالات التي يتغير فيها المشغّل دون أن يتغير المالك، أو يتغير المشروع دون أن يتغير المشغّل.

• المشروع والموقع: مكان المعدة الحالي. يمكن تحديد عدة معدات ونقلها دفعة واحدة إلى موقع جديد عبر «تعيين الموقع».
• الشركة المالكة: الشركة التي تملك المعدة أو ترتبط بها بعقد.
• الشركة المشغِّلة: الشركة التي تشغّل المعدة فعلياً. يجب أن تكون الشركة المختارة مشاركة في مشروع المعدة بصفة الشركة الرئيسية أو شريك أو مقاول من الباطن.
• سجل الشركات: أي شركة شغّلت المعدة في أي فترة ومصدر التغيير، وتظهر في البطاقة داخل تفاصيل المعدة.

ترتيب بناء الهيكل

الترتيب التالي أقصر طريق لبناء هيكل متعدد الشركات متسق. وتخطّي الترتيب يستلزم تصحيحات لاحقة.

• عرّف الشركات بعلاقة الشركة الأم؛ وتُصنَّف الأنواع إلى مجموعة قابضة وشركة ومشروع مشترك ومقاول من الباطن.
• اربط كل مشروع بشركة رئيسية.
• في شاشة المشاريع أضف في حقل «الشركات المشاركة» الشركات الأخرى التي ستعمل في المشروع، وحدّد دور كل منها: مشاركة أو مقاول من الباطن.
• في نموذج المعدة املأ حقلي «الشركة المالكة» و«الشركة المشغِّلة» كلاً على حدة؛ وفي التسجيل الجماعي يُستخدم عمود «الشركة المالكة» في استيراد Excel.
• إذا احتجت إلى بنية أعلى كإدارة منطقة أو قطاع أعمال فأنشئها عبر «مجموعات المشاريع».

إلى أين تُقيَّد التكلفة عند تغيّر موقع المعدة

تُقيَّد التكلفة على المشروع الذي كانت فيه المعدة في ذلك التاريخ، لا على موقعها في نهاية الشهر. مثال: في شهر من 30 يوماً تبدأ الحفّارة في الموقع A وتُنقل في اليوم 12 إلى الموقع B. تقع سجلات الأيام من 1 إلى 11 على A وسجلات الأيام من 12 إلى 30 على B؛ أي 11 يوماً لـ A و19 يوماً لـ B. وتُقيَّد تكلفة الوقود على مشروع تاريخ التزود، وتكلفة العطل وأمر العمل على مشروع تاريخ الإغلاق، وسطر العمالة الداخلية على مشروع يوم العمل. لذلك فإن مبلغ عطل فُتح في A وأُغلق في B يظهر في B.

ويخضع الإيجار للقاعدة التاريخية نفسها لكنه يُقسَّم بالأيام التقويمية. في المثال نفسه إذا كان الإيجار الشهري 90,000 وحدة نقدية قيّدت وحدة التكلفة حصة 11 يوماً (33,000) على المشروع A، وحصة 19 يوماً شاملة يوم النقل (57,000) على المشروع B. أما شاشة تقارير ساعات العمل والتكلفة في وحدة ساعات العمل وفوترة الإيجار فتوزّع الإيجار بوزن أيام العمل في السجل المعتمد؛ فإذا انتظرت المعدة بضعة أيام خاملة في الموقع B فلن تتطابق حصتا المشروعين في الشاشتين تماماً. اكتب في التقرير أي الحسابين استُخدم.

لتغيير الشركة حدّان: لا يمكن إجراء تغيير بأثر رجعي إلى تاريخ يسبق بداية الإسناد المفتوح، وإذا كان سجل الساعات لذلك اليوم مقفلاً رفض النظام التغيير. ويُقيَّد يوم السجل المعتمد على الشركة التي كانت تشغّل المعدة في ذلك التاريخ. وللاطلاع على عملية النقل نفسها راجع دليل نقل المعدات بين المواقع.

بدل الإيجار الداخلي بين الشركات خارج نطاق هذه السجلات؛ فإذا كانت الشركة المالكة تفوتر المعدة على الشركة المشغِّلة فإن ذلك الحساب يُمسك في المحاسبة أو في نظام ERP.

معدة المقاول من الباطن: ظاهرة دون التباس في الملكية

إذا كانت معدة المقاول من الباطن تعمل في المشروع وضح أمران في السجل: مالك المعدة هو شركة المقاول، ودورها في المشروع معرَّف بأنه مقاول من الباطن. تظهر المعدة في القائمة نفسها مع معدات الشركة الرئيسية لكنها تتميز بعمودي «الشركة المالكة» و«الشركة المشغِّلة». وعند ضبط المرشح على الشركة المشغِّلة لا تبقى إلا معدات المقاول.

مثال: موقع فيه 14 معدة، منها 3 تعود لمقاول من الباطن. في اجتماع الأعطال الأسبوعي تُقرأ قائمة المعدات الأربع عشرة في شاشة واحدة، ويمكن تصفية تأخر أعطال معدات المقاول وصيانتها ومشاركتها معه. أما النطاق الممنوح لمستخدمي المقاول أنفسهم فيُحدَّد على حدة، ولا يرون إلا السجلات الداخلة فيه.

ترتيب الفحص عند تغيير الموقع في منتصف الشهر

عندما تغيّر المعدة موقعها في منتصف الشهر يجب أن تتوافق أربعة سجلات في اليوم نفسه. وإذا تخلّف أحدها وقعت التكلفة أو سجل الساعات في مشروع خاطئ.

• من تفاصيل المعدة تُفتح نافذة النقل ويُختار المشروع والموقع الجدد و«الشركة المشغِّلة» عند الحاجة؛ وإذا كان النقل عبر أمر نقل فإن تسجيل التنزيل يحدّث الشركة المشغِّلة أيضاً.
• تُدخل قراءة العدّاد في يوم النقل؛ ويجب أن يكون الفرق بينها وبين القراءة في أول يوم بالموقع الجديد قابلاً للتفسير.
• لا تختر تاريخاً في شهر مقفل؛ إذا وقع التغيير بأثر رجعي على يوم سجل مقفل رفضه النظام.
• برنامج الصيانة ينتقل مع المعدة؛ تأكد أن مشرف الموقع الجديد يرى المعدة في لوحة الصيانة.

توزيع الأدوار بين المركز والموقع

الأدوار القياسية معرَّفة مع نطاقاتها. الملخص التالي مبني على القوالب الافتراضية ويمكن تغييره لكل شخص.

• مدير الشركة: يدير جميع مشاريع الشركة وما تحتها من بيانات؛ ولا ينشئ شركات.
• مدير المنطقة: يدير تشغيل المشاريع في مجموعة المشاريع ويرى التكلفة؛ ويكتفي بعرض الأعطال.
• مدير المشروع: يملك صلاحيات مشروع واحد؛ ولا يعتمد أوامر عمل الأعطال والصيانة.
• مدير الموقع: التشغيل الميداني واعتماد سجل الساعات والنقل والحوادث؛ ولا يدير المستخدمين والتعريفات.
• رئيس المعدات ومشرف الورشة والمشرف: يتوقف اعتماد أوامر عمل الأعطال والصيانة عند هذا الخط.

الاطّلاع والكتابة ليسا صلاحية واحدة

نطاق الشركة يتيح رؤية الشركات التابعة، أما صلاحية الكتابة فتبقى على مستوى المشروع. مستخدم الشركة التابعة يرى معدة في مشروع الشركة الرئيسية فقط ما لم يُمنح نطاق المشروع. هذا الفصل يُظهر معدات المقاول من الباطن ويمنع غيره من تعديل سجلاتها.

في تبويب «الصلاحيات» بشاشة الشخص يعرّف قسم «أين يعمل» الأماكن كلاً على حدة ولكل مكان صلاحيته؛ والصلاحية الممنوحة في مكان لا تنتقل إلى آخر. مثال: يمكن للمشرف أن يدير سجلات الأعطال في الموقع A بينما هو مجرد مطّلع في الموقع B. وتبيّن معاينة الصلاحيات، عند اختيار مشروع، ما يستطيع الشخص فعله في ذلك السياق.

نظرة المركز الأسبوعية

يريد المركز أن يرى المواقع جنباً إلى جنب بالمقياس نفسه. تقارن شاشة «مقارنة المشاريع» في صفحة التقارير المشاريع بمؤشرات ساعات العمل والجاهزية والأعطال والصيانة والوقود والتكلفة. ويبيّن تقرير الجاهزية والتوقف التوقف لكل معدة. وفي التقارير الواردة من وحدتي ساعات العمل والتكلفة مرشح وعمود للشركة، فيمكن القراءة بحسب الشركة المشغِّلة.

اذهب إلى الاجتماع بثلاثة أسئلة: في أي موقع التوقف مرتفع قياساً بعدد المعدات، وأي شركة تحمل معداتها تأخراً في الصيانة منذ شهرين، وهل قُسِّمت تكلفة المعدات التي غيّرت مواقعها خلال الشهر بحسب التاريخ. يخرج Reper Axis هذه الإجابات الثلاث من سلسلة السجلات نفسها.