Wie wird die Mietabrechnung für Baumaschinen berechnet?

Den Tagesstundenzettel für die Abrechnung vorbereiten

Vor der Abrechnung muss der Stundenzettel abschlussreif sein. Für jeden Tag werden Maschinenstatus, Arbeitszeit, Zählerstand, Maschinenführer und bei Bedarf eine Anmerkung geprüft. Der Status Gearbeitet allein genügt nicht. Bei einem Stundenvertrag zählt die anerkannte Zeit zwischen Schichtbeginn und Schichtende; bei einem Tagesvertrag kommt es darauf an, unter welcher Bedingung der Tag als voller, teilweiser oder Nulltag zählt.

Die Freigabe ist die letzte Schranke der Datenqualität. Der Bauleiter korrigiert den Tagesentwurf anhand der tatsächlichen Lage auf der Baustelle und gibt ihn frei. Wird ein freigegebener Tag nachträglich geändert, muss er in den Entwurfsstatus zurückfallen; andernfalls kann sich eine bereits freigegebene Abrechnung unbemerkt verändern. Die Monatssperre sollte erst gesetzt werden, wenn alle Tage im Geltungsbereich freigegeben sind. Schon eine Lücke von einem Tag sollte die Freigabe des Zeitraums verhindern.

Prüfen Sie in zeitlicher Reihenfolge. Achten Sie zuerst auf Rückläufe oder auffällige Sprünge am Zähler. Vergleichen Sie danach die Zeiten der Stillstände durch Störung und Unfall mit dem Stundenzettel. Stellen Sie sicher, dass ein Tag mit Transferbuchung als Transport gekennzeichnet ist, dass die Zuweisung des Maschinenführers zur richtigen Schicht gehört und dass an einem Feiertag nicht versehentlich Arbeit erfasst wurde. Eine kurze Begründung bei jeder Korrektur beschleunigt das Gespräch am Monatsende.

• Ist jeder Tag genau einer Hauptabrechnungsklasse zugeordnet?
• Passen bei einem Stundenvertrag die anerkannten Stunden zu Zähler und Schichteintrag?
• Sind Beginn und Ende der Stillstände durch Störung und Unfall eindeutig?
• Wurden Transporttage und Tage ohne Einsatz versehentlich als gearbeitet gezählt?
• Sind im Zeitraum Entwurfstage oder fehlende Tage übrig?

Entscheidungsregeln für abrechenbare und abgezogene Tage

Dass ein Tag abgerechnet wird, bedeutet nicht zwingend, dass die Maschine in der Produktion war. Manche Verträge schließen eine einsatzbereit wartende Maschine in die Tagesmiete ein, andere erkennen nur tatsächliche Arbeitstage an. Deshalb muss der Vertrag für jeden der Status Gearbeitet, Leerlauf oder Bereitschaft, Störung, Unfall, Transport und Kein Einsatz eine klare Abrechnungsfolge enthalten. Richten Sie sich nach der unterschriebenen Regel, nicht nach allgemeiner Gewohnheit.

Bei einem Störungsabzug werden zwei Fragen gestellt: War die Maschine wirklich nicht nutzbar, und zieht der Vertrag diesen Stillstand von der Miete ab? Eine kurze Wartungspause und ein ganzer Tag Nichtverfügbarkeit sind nicht gleich zu behandeln. Beim Stundenvertrag wird nach Dauer gerechnet, beim Tagesvertrag nach einer Regel für volle oder teilweise Tage. Auch die Bereitstellung einer Ersatzmaschine kann die Abzugsberechnung beeinflussen; ist dies im Vertrag nicht geregelt, sollten sich die Parteien vor Periodenabschluss einigen.

Bei Unfällen ist die Verschuldensverteilung wichtig. Der Vertrag kann vorsehen, dass der Unfallstillstand nicht von der Miete abgezogen wird, wenn der Mieter schuld ist, und abgezogen werden darf, wenn der Vermieter schuld ist. Ist das Verschulden noch nicht geklärt, stellen Sie den Tag als Prüfung offen zurück, statt ihn sofort in einen festen Abzug umzuwandeln. Muss die Periode zwingend abgeschlossen werden, verfolgen Sie den strittigen Betrag mit klarem Vermerk getrennt und ziehen Sie zu Ihrem Vertrag und zur geltenden Rechtslage eine Fachperson hinzu.

• Gearbeitet: Abrechnung nach anerkannten Stunden oder Tagen.
• Leerlauf oder Bereitschaft: Abrechnung oder Abzug nach der Bereitschaftsklausel.
• Störung: Nichtverfügbarkeit und Störungsabzug im Vertrag werden gemeinsam gesucht.
• Unfall: keine feste Einstufung, bevor die schuldige Partei und die Vertragsklausel klar sind.
• Transport: Bewertung nach Transportverantwortung und Regel zu Mietbeginn und Mietende.
• Feiertag oder Kein Einsatz: es gilt die Kalender- und Bereitschaftsregel des Vertrags.

Schritt für Schritt ein Rechenbeispiel zur Abrechnung

Die folgenden Zahlen sind nur ein Beispiel. In einem Monat mit dreißig Tagen betrage die Tagesmiete 12.000 TL. Der Stundenzettel zeigt 22 Arbeitstage, 4 nach Vertrag abrechenbare Bereitschaftstage, 3 Störungstage und 1 Unfalltag. Der Vertrag rechnet Tage, an denen die Maschine gearbeitet hat oder einsatzbereit in Bereitschaft stand, in die Rechnung ein und zieht Störungstage ab, die vom Vermieter verursacht wurden. Da beim Unfall der Mieter schuld ist, wird dieser Tag nicht von der Miete abgezogen.

Der erste Schritt ist die Vollständigkeit der Periode: 22 plus 4 plus 3 plus 1 ergibt 30 Tage. Der zweite Schritt ist die Ermittlung der abrechenbaren Tage: 22 Arbeitstage plus 4 Bereitschaftstage plus 1 Unfalltag mit Verschulden des Mieters ergibt 27 Tage. Der dritte Schritt ist die Ermittlung der abgezogenen Tage: 3 Störungstage. Die erwartete Monatsabrechnung beträgt 27 mal 12.000 TL und ergibt 324.000 TL. Der Betrag für den vollen Monat beträgt 30 mal 12.000 TL und ergibt 360.000 TL, der Störungsabzug 3 mal 12.000 TL und ergibt 36.000 TL. Die Kontrollrechnung ergibt 360.000 TL minus 36.000 TL und damit 324.000 TL.

Nun sei derselbe Zeitraum an einen Stundenvertrag mit einem monatlichen Minimum von 200 Stunden gebunden. Der Beispielstundensatz betrage 1.500 TL und die anerkannte tatsächliche Arbeit 170 Stunden. Das Verhältnis der drei abgezogenen Tage zur Periode von dreißig Tagen beträgt 3 geteilt durch 30 und ergibt 10 Prozent. Die angepassten Mindeststunden betragen 200 mal 90 Prozent und ergeben 180 Stunden. Abzurechnen sind statt der tatsächlichen 170 Stunden die angepassten 180 Mindeststunden. Der erwartete Betrag beträgt 180 mal 1.500 TL und ergibt 270.000 TL. Ohne die Kürzung der Mindeststunden wären es 300.000 TL gewesen; die Wirkung des Abzugs von drei Tagen zeigt sich als 30.000 TL.

In diesem Beispiel sind das Tages- und das Stundenergebnis alternative Vertragsmodelle; sie werden auf derselben Rechnung nicht addiert. Welches Modell gilt, ergibt sich aus dem Vertrag. Rechnen Sie zur Kontrolle der Arithmetik ein zweites Mal, sowohl aus den direkt abgerechneten Einheiten als auch durch Abzug des Abzugs vom vollen Betrag.

• Ergebnis des Tagesmodells: 27 Tage und 324.000 TL
• Ergebnis des Stundenmodells: angepasste Mindeststunden von 180 und 270.000 TL
• Kontrolle: Die Summe der eingestuften Tage muss den Tagen der Periode entsprechen
• Kontrolle: Voller Betrag minus Abzug muss der direkt berechneten Abrechnung entsprechen

Grenzfälle richtig einordnen

Bei einem Vertrag, der mitten im Monat beginnt, ist es falsch, den ganzen Monat als Nenner zu verwenden. Begann der Vertrag zum Beispiel am 11. Oktober, umfasst die Periode die 21 Tage vom 11. bis 31. Oktober. Sind die Mindeststunden monatlich festgelegt, muss das anteilige Verfahren im Vertrag eindeutig sein. Anteilsmethoden nach Kalendertagen, Arbeitstagen oder festem Koeffizienten führen zu unterschiedlichen Ergebnissen. Halten Sie die von den Parteien vereinbarte Methode fest, statt eine eigene Annahme anzuwenden.

Gibt es am selben Tag sowohl Arbeit als auch eine Störung, sind die Ereigniszeiten entscheidend. Hat die Maschine sechs Stunden gearbeitet und ist in den letzten zwei Stunden der Schicht ausgefallen, kann ein Stundenmodell sechs Stunden Arbeit und zwei Stunden Stillstand ausweisen. Ein Tagesmodell braucht dagegen eine Vertragsregel wie ganzer Tag, halber Tag oder eine Mindestarbeitsschwelle. Den ganzen Tag wegen einer einzigen Störungsmarkierung abzuziehen oder die Störung zu ignorieren und einen vollen Tag zu schreiben, kann jeweils falsch sein.

Wechselt der Monat, während die Maschine unterwegs ist, müssen Beginn und Ende des Transports korrekt auf die beiden Perioden aufgeteilt werden. Zu welchem Projekt und zu welcher Partei der Transporttag gehört, hängt von der Transportverantwortung ab. Bei einem Unfall mit ungeklärter Schuldfrage verwenden Sie einen vorläufigen Status; liegt die endgültige Entscheidung vor, muss der betroffene Tag wieder in den Entwurf, erneut freigegeben und die davon betroffene Abrechnung neu berechnet werden. Soll in einer gesperrten Periode korrigiert werden, ist ein berechtigtes, nachvollziehbares Wiedereröffnungsverfahren anzuwenden.

Rechnungsabgleich und Umlage auf die Projektkosten

Wenn die Rechnung des Vermieters eintrifft, vergleichen Sie nicht nur die Gesamtsumme. Rechnungszeitraum, Einheitspreis, abgerechnete Tage oder Stunden, Abzugszeilen und gegebenenfalls ein Bereitschaftsentgelt sollten einzeln geprüft werden. Wird die Differenz zwischen erwartetem Betrag und Rechnungsbetrag als Mengendifferenz, Preisdifferenz, Einstufungsdifferenz oder Zeitraumdifferenz gekennzeichnet, wird das Gespräch konkret. Ziehen Sie für steuerliche und buchhalterische Behandlung zu Ihrem Vertrag und zur geltenden Rechtslage eine Fachperson hinzu.

Der freigegebene Periodenbetrag einer gemieteten Maschine kann mit der Gewichtung des Stundenzettels auf die Projekte umgelegt werden, auf denen sie gearbeitet hat. Als Beispiel seien innerhalb eines Periodenbetrags von 324.000 TL 18 gewichtete Tage für Projekt A und 9 gewichtete Tage für Projekt B erfasst. Das Gesamtgewicht beträgt 27 Tage. Der Anteil von Projekt A beträgt 324.000 mal 18 geteilt durch 27 und ergibt 216.000 TL; der Anteil von Projekt B beträgt 324.000 mal 9 geteilt durch 27 und ergibt 108.000 TL. Die beiden Anteile ergeben zusammen 324.000 TL und entsprechen dem Periodenbetrag.

Bei eigenen Maschinen ist der Ansatz ein anderer. Verwendet werden Betriebsstunden mal Einheitspreis oder Arbeitstage mal Einheitspreis; ist es im Vertrag festgelegt, wird zusätzlich ein Entgelt für Bereitschaftstage addiert. Sie können gemietete und eigene Maschinen im selben Bericht zeigen, vermischen Sie aber nicht deren Berechnungsgrundlagen. Gibt es verschiedene Währungen, verfolgen Sie jede getrennt in ihrer eigenen Währung.

• Entspricht der Rechnungszeitraum dem Zeitraum des Stundenzettels?
• Passt der Einheitspreis zur gültigen Fassung des Vertrags?
• Stammt die Menge an Tagen oder Stunden aus dem freigegebenen Stundenzettel?
• Werden Abzugsgrund und Abzugsbetrag durch die Einträge belegt?
• Entspricht die Summe der Projektanteile dem Periodenbetrag?

Häufige Fehler

Der häufigste Fehler ist, die Gesamtdifferenz des Zählers am Monatsende allein als Abrechnung zu behandeln. Der Zähler stützt die Arbeitsmenge; er erklärt weder die Verantwortung für eine Störung noch das Verschulden bei einem Unfall noch, welcher Partei ein Transporttag gehört. Der zweite Fehler ist, jeden Störungstag automatisch abzuziehen. Für einen Abzug müssen ein Eintrag zur Nichtverfügbarkeit und eine Vertragsbedingung zusammenkommen.

Der dritte Fehler ist, die Periode abzuschließen, solange Entwurfstage vorhanden sind. Ändert sich ein nicht freigegebener Tag später, ändern sich auch Rechnung und Projektumlage. Der vierte Fehler ist, die monatlichen Mindeststunden trotz Abzugstagen voll anzusetzen. Ist bei einem Stundenvertrag vereinbart, die Mindeststunden im Verhältnis der abgezogenen Tage zu kürzen, muss dieses Verhältnis offen ausgewiesen werden. Der fünfte Fehler ist, Bruchteile in jedem Zwischenschritt zu runden und dadurch im Projektergebnis eine Differenz zu erzeugen. Rechnen Sie mit ausreichender Genauigkeit weiter und runden Sie nur in der endgültigen Darstellung.

Der letzte Fehler ist, einen strittigen Tag stillschweigend einer Seite zuzuschreiben. Fälle wie ein Unfall mit ungeklärtem Verschulden, ein fehlender Übergabeeintrag oder ein Transport an der Monatsgrenze sollten auf einer eigenen Prüfliste geführt werden. Unsicherheit sichtbar zu machen ist keine Schwäche, sondern Voraussetzung für Prüfbarkeit.

• Die Zählersumme allein als Abrechnung ansehen
• Alle Störungstage abziehen, ohne den Vertrag zu prüfen
• Die Periode freigeben, solange Entwurfstage vorhanden sind
• Die Mindeststunden nicht im Verhältnis der abgezogenen Tage anpassen
• Die Projektumlage nicht mit dem Periodenbetrag abstimmen
• Strittige Tage ohne Erläuterung endgültig festschreiben

Erfassungs- und Freigabekette mit Reper Axis

Reper Axis erzeugt den Tagesstundenzettel für jede Maschine als Entwurf aus Zählerständen, Stillstandseinträgen, Transfer- und Transportbewegungen sowie der Zuweisung des Maschinenführers. Der Bauleiter korrigiert den Entwurf anhand der tatsächlichen Lage auf der Baustelle und gibt ihn frei. Sind am Monatsende alle Tage freigegeben, kann die Periode gesperrt werden. Dass ein freigegebener Tag bei einer Änderung in den Entwurf zurückfällt, verhindert, dass sich die Rechengrundlage unbemerkt ändert.

In der Mietabrechnung werden abrechenbare und abzuziehende Tage nach der Vertragsregel getrennt. Bei einem Stundenvertrag können die Mindeststunden im Verhältnis der abgezogenen Tage gekürzt werden. Enthält die Periode einen nicht freigegebenen Tag, kann die Freigabe nicht abgeschlossen werden. Die Rechnung des Vermieters wird mit dem erwarteten Betrag aus dem freigegebenen Stundenzettel verglichen. Auch der Periodenbetrag einer gemieteten Maschine wird mit der Gewichtung des Stundenzettels auf Tage und Projekte umgelegt.

Das System führt Felddaten und Rechenkette zusammen; die Vertragsklausel legt es nicht für Sie aus. Klären Sie daher Statuswörterbuch, Abzugsregeln und Verantwortliche für die Freigabe mit den Parteien, bevor Sie in den Betrieb gehen.