Dört soruya aynı anda cevap vermek
Birden fazla şantiyede makine yönetmek, her makine için dört soruyu aynı anda ve tarihe göre cevaplamaktır: şu an hangi proje ve lokasyonda, sahibi hangi şirket, onu fiilen kim işletiyor, maliyeti kimin hesabına yazılıyor. Dördü de ayrı kayıt gerektirir; tek bir şantiye alanı bu dördünü taşıyamaz.
Sorun makine şantiye değiştirdiğinde başlar. Ay ortasında taşınan ekskavatörün yakıt, bakım ve kira gideri iki projeye bölünmeli; grup şirketine ait makinenin alt yüklenici operatörüyle çalıştığı ay ise ayrıca izlenebilmelidir.
Makine kartında dört ayrı bilgi
Makinenin kartında ve listesinde dört bilgi birbirinden bağımsız tutulur. Böylece sahibin değişmeden işletenin, işletenin değişmeden projenin değişebildiği durumlar tek kayıtta karışmaz.
- Proje ve lokasyon: makinenin şu an bulunduğu yer. Birden fazla makine seçilip Konum Ata ile toplu olarak yeni lokasyona alınır.
- Sahip şirket: makinenin mülkiyeti ya da sözleşmeyle bağlı olduğu şirket.
- Çalıştığı şirket: makineyi fiilen işleten şirket. Seçilen şirketin makinenin projesinde ev sahibi, katılımcı ya da alt yüklenici olarak yer alması gerekir.
- Şirket geçmişi: hangi şirketin hangi tarih aralığında işlettiği ve değişikliğin kaynağı, makine detayındaki kartta görünür.
Yapıyı kurma sırası
Aşağıdaki sıra, çok şirketli bir yapıyı tutarlı kurmanın en kısa yoludur. Sırayı atlamak sonradan düzeltme gerektirir.
- Şirketleri üst şirket ilişkisiyle tanımlayın; türler Holding, Şirket, Ortak girişim ve Alt yüklenici olarak ayrılır.
- Her projeyi bir ev sahibi şirkete bağlayın.
- Projeler ekranında Katılımcı şirketler alanına projede çalışacak diğer şirketleri ekleyin ve her birinin rolünü Katılımcı ya da Alt yüklenici seçin.
- Makine formunda Sahip şirket ve Çalıştığı şirket alanlarını ayrı doldurun; toplu kayıtta Excel aktarımındaki Sahip şirket sütunu kullanılır.
- Bölge müdürlüğü ya da iş kolu gibi üst yapı gerekiyorsa Proje Grupları ile kurun.
Makine şantiye değiştirince maliyet nereye yazılır
Maliyet makinenin o tarihte bulunduğu projeye yazılır, ay sonundaki konumuna değil. Örnek: 30 günlük ayda ekskavatör A şantiyesinde başlıyor, 12. gün B şantiyesine taşınıyor. 1-11. günlere ait kayıtlar A'ya, 12-30. günlere ait kayıtlar B'ye düşer; yani 11 gün A, 19 gün B. Yakıt gideri ikmal tarihindeki projeye, arıza ve iş emri gideri kapandığı tarihteki projeye, iç işçilik satırı çalışılan günün projesine yazılır. A'da açılıp B'de kapanan bir arızanın tutarı bu yüzden B'de görünür.
Kira da aynı tarih kuralına uyar ama takvim günüyle bölünür. Aynı örnekte aylık kira 90.000 TL ise maliyet modülü 11 günlük payı (33.000 TL) A projesine, taşıma günü dahil 19 günlük payı (57.000 TL) B projesine yazar. Puantaj ve Hakediş modülündeki Puantaj ve Maliyet Raporları ekranı ise kirayı onaylı puantajda çalışılan günlerin ağırlığıyla dağıtır; makine B şantiyesinde birkaç gün boşta beklediyse iki ekranın proje payı birebir tutmaz. Rapora hangi hesabın kullanıldığını yazın.
Şirket değişikliği için iki sınır vardır: açık atamanın başlangıcından önceki bir tarihe geriye dönük değişiklik yapılamaz ve o güne ait puantaj günü kilitliyse sistem değişikliği reddeder. Onaylı puantaj günü, o tarihte makineyi işleten şirkete yazılır. Taşıma sürecinin kendisi için şantiyeler arası sevk rehberine bakın.
Şirketler arası iç kiralama bedeli bu kayıtların kapsamı dışındadır; sahip şirket işleten şirkete makineyi faturalıyorsa o hesap muhasebe ya da ERP tarafında tutulur.
Taşeron makinesi: görünür ama sahipliği karışmaz
Alt yüklenicinin makinesi projede çalışıyorsa kayıtta iki şey netleşir: makinenin sahibi taşeron şirkettir, projedeki rolü Alt yüklenici olarak tanımlanmıştır. Makine, ana şirketin makineleriyle aynı listede görünür ama Sahip şirket ve Çalıştığı şirket sütunlarıyla ayrışır. Filtreyi Çalıştığı şirkete çevirince yalnız taşeronun makineleri kalır.
Örnek: 14 makinelik şantiyede 3 makine alt yükleniciye ait. Haftalık arıza toplantısında 14 makinenin listesi tek ekranda okunur; taşeron makinelerinin arıza ve bakım gecikmesi ayrıca süzülüp taşeronla paylaşılabilir. Taşeronun kendi kullanıcılarına verilecek kapsam ayrıca belirlenir ve yalnız o kapsamdaki kayıtları görürler.
Ay ortası şantiye değişiminde kontrol sırası
Makine ay ortasında şantiye değiştirdiğinde dört kayıt aynı güne denk gelmelidir. Biri geride kalırsa maliyet ya da puantaj yanlış projeye düşer.
- Makine detayında transfer penceresi açılıp yeni proje, lokasyon ve gerekiyorsa Çalıştığı şirket seçilir; sevkle taşınıyorsa boşaltım kaydı işleten şirketi de günceller.
- Taşıma günü sayaç değeri girilir; yeni şantiyenin ilk günündeki değerle arasındaki fark açıklanabilir olmalıdır.
- Kilitli ayda tarih seçmeyin; geriye dönük değişiklik kilitli puantaj gününe denk gelirse sistem reddeder.
- Bakım programı makineyle birlikte gelir; yeni şantiyenin ustasının Bakım panelinde makineyi görüp görmediğini kontrol edin.
Merkez ve şantiye rol dağılımı
Standart roller kapsamlarıyla birlikte tanımlıdır. Aşağıdaki özet varsayılan şablonlara dayanır; kişi bazında değiştirilebilir.
- Şirket Yöneticisi: şirketin tüm projelerini ve altındaki verileri yönetir; şirket oluşturamaz.
- Bölge Müdürü: proje grubundaki projelerin operasyonunu yönetir ve maliyeti görür; arızaları yalnız görüntüler.
- Proje Yöneticisi: tek projenin yetkilerine sahiptir; arıza ve bakım iş emri onaylamaz.
- Şantiye Şefi: sahadaki operasyon, puantaj onayı, sevk ve kaza; kullanıcı ve tanım yönetimi yok.
- Makine Şefi, Atölye Şefi ve Formen: arıza ve bakım iş emri onayı bu hatta biter.
Görmek ile yazmak aynı yetki değildir
Şirket kapsamı alt şirketleri görmeyi sağlar, yazma yetkisi ise proje bazlı kalır. Alt şirket kullanıcısı ana şirketin projesindeki makineyi, proje kapsamı verilmedikçe yalnız görür. Bu ayrım taşeron makinelerini görünür kılarken onların kayıtlarını başkasının değiştirmesini önler.
Kişi ekranındaki Yetkiler sekmesinde Nerede çalışıyor bölümü yerleri ayrı ayrı tanımlar ve her yerin yetkisi ayrıdır; bir yerde verilen yetki diğerine geçmez. Örnek: formen A şantiyesinde arıza kaydını yönetirken B şantiyesinde yalnızca görüntüleyici olabilir. Yetki önizlemesi, bir proje seçip kişinin o bağlamda hangi eylemleri yapabildiğini gösterir.
Merkezin haftalık bakışı
Merkez, şantiyeleri aynı ölçüyle yan yana görmek ister. Raporlar sayfasındaki Proje Karşılaştırma, projeleri çalışma saati, kullanılabilirlik, arıza, bakım, yakıt ve maliyet göstergeleriyle karşılaştırır. Kullanılabilirlik ve Duruş raporu makine bazında duruşu gösterir. Makine Puantajı ve Maliyet modülleriyle gelen raporlarda şirket filtresi ve sütunu bulunur; işleten şirkete göre okuma yapılabilir.
Toplantıya üç soruyla gidin: hangi şantiyede makine sayısına göre duruş yüksek, hangi şirketin makineleri iki aydır bakım gecikmesi taşıyor, ay içinde şantiye değiştiren makinelerin maliyeti tarihe göre bölünmüş mü. Reper Axis bu üç cevabı aynı kayıt zincirinden üretir.
