Makine Yönetim Yazılımını 15 Günde Denemek: Pilot Planı

Pilota neler dahil, neler değil

Pilot başlamadan önce kapsamın yazılı olması, 15. gündeki tartışmaların yarısını önler. Koşullar şöyledir:

• Süre ve ücret: 15 gün, ücretsiz. Otomatik ücretlendirme yoktur; pilot sonunda kendiliğinden ücretli aboneliğe geçilmez.
• Kapsam: en çok 10 makine; arıza, bakım ve puantaj açıktır. Puantaj, yıllık lisansta ayrıca ücretlendirilen bir ek modüldür; pilotta denenmesi onun lisansa dahil olduğu anlamına gelmez.
• Excel ile veri aktarımı pilotta açıktır.
• Makine listesi: siz gönderirsiniz, Reper ekibi sisteme yükler.
• Operatörler ve projeler: standart Excel şablonlarıyla aktarılır; veriyi siz hazırlarsınız.
• Bakım programları: sizinle birlikte kurulur. Tüm filonun bakım verisinin ekip tarafından hazırlanması beklenmemelidir.
• Geçmiş arızalar: standart pilot kurulumuna dahil değildir.
• Destek: mesai saatlerinde e-posta ve telefon; başlangıçta bir çevrimiçi görüşme.
• Hesap: size özel bir şirket hesabı ve ayrı bir veritabanı kullanılır; gece sıfırlanan ortak bir deneme ortamı kullanılmaz.
• Satın alırsanız: veriler korunur, aynı hesapla devam edilir.
• Satın almazsanız: 30 gün içinde verilerinizi dışa aktarabilirsiniz; ardından hesabınız ve canlı veritabanınız silinir. Şifreli yedeklerdeki kopyaların ne kadar saklanıp ne zaman silineceği pilot sözleşmesinde yazılı olarak belirtilir.

Hangi şantiye, hangi 10 makine

En iyi çalışan şantiyeyi seçmek pilotu güzel gösterir ama bir şey öğretmez. Zorluk içeren, ama zorlayıcı olmayan bir saha seçin.

• Tek şantiye: iki şantiye iki ayrı eğitim, iki ayrı sorun listesi demektir.
• On makine içinde en az üç farklı makine grubu: ekskavatör, yükleyici, kamyon gibi. Sayaç türü ve bakım düzeni gruba göre değişir.
• Hem sık çalışan hem seyrek kullanılan makineler: sayaç güncelliği ölçütü iki uçta da sınanır.
• Arıza ihtimali yüksek olan en az iki makine: 15 günde gerçek bir arıza çıkma şansı artar ve arıza akışı geçmiş kayıt yüklemeden, canlı bir olayla denenir.
• Bakım takvimi yaklaşan makineler: Bakım panelindeki yaklaşan ve geciken kalemler pilot süresince görünür hale gelir.

Başarı ölçütlerini önce yazın

Pilotun sonunda herkesin hislerini değil sayıları konuşmak için ölçütleri ilk gün yazın ve imzalayın. Aşağıdaki hedefler örnektir; kendi düzeninize göre değiştirin.

• Arıza kaydı oranı: 15 günde yaşanan arızaların en az %80'i sistemde açılmış olsun. Karşılaştırma için usta defteri ya da WhatsApp grubundaki arıza sayısı sayılır.
• Sayaç güncelliği: Kontrol Listesi sayfasındaki Bakım sayacı kategorisinde pilot makinelerinin en çok biri (%10) bulunsun.
• Bakım programı: pilot makinelerinin tamamına birlikte kurulan programlardan biri atanmış olsun.
• Puantaj: günlük taslak şantiye şefince düzeltilip onaylansın; 15. günde onaysız gün sayısı sıfıra yakın olsun.
• Zaman kazancı: haftalık arıza listesini hazırlama süresi ölçülsün. Örnek başlangıç 90 dakika, hedef 15 dakika.
• Kullanım: pilot kullanıcılarının yarısı en az bir kez karekodla kayıt açmış olsun.

Gün gün plan

Plan, 15 günü altı döneme böler. Her dönemin sonunda bir çıktı vardır; çıktı yoksa bir sonraki döneme geçilmez.

• Başlamadan önce (siz, yaklaşık 2 saat): makine listesi Excel olarak gönderilir; kod, plaka ya da seri no, marka ve model, makine grubu, proje ve son sayaç değeri sütunları doldurulur. Operatör ve proje listeleri standart şablonlara yazılır. Kullanıcı listesi ve roller belirlenir. Geçen ayın arıza sayısı ve haftalık liste hazırlama süresi ölçülür. Ekip bu arada makine listesini sisteme yükler ve size özel hesabı açar.
• Gün 1: başlangıç görüşmesi çevrimiçi yapılır. Giriş yapılır, yüklenen makine listesi ekranda kontrol edilir; kod, grup ve proje doğru mu bakılır. Her makinenin kartındaki karekod yazdırılıp makineye yapıştırılır. Operatör ve proje dosyaları Excel ile Veri Aktarımı ekranından yüklenir; önizleme hatalı satırları yüklemeden gösterir.
• Gün 2 ve 3: şantiye şefi ve formen için 30 dakikalık çevrimiçi eğitim (görüntülü görüşme); sahaya bizden eğitmen gelmez. İlk girişleri sahada şefiniz operatörle birlikte yapar: operatör karekodu okutur, arıza bildirir, günlük kontrolü ve sayaç değerini girer. Aynı günlerde makine gruplarının bakım programları birlikte kurulur: periyot ve son bakım sayacı sizden gelir.
• Gün 4 ile 7: paralel çalışma. Eski kanal açık kalır, ama her arıza sisteme de yazılır. Formen her sabah arıza listesini açar; bildirim gelen arızaları atama ve iş başlatma akışıyla izler. Şantiye şefi puantaj taslağını düzeltip onaylamaya başlar.
• Gün 8: yarım saatlik ara kontrol. Ölçütlerin ilk okuması yapılır; Kontrol Listesinde bayat sayaç var mı bakılır, eksik kullanıcı ve yetki düzeltilir.
• Gün 9 ile 12: kural değişir, arıza yalnız sistemde açılır. Bakım panelinde ilk geciken ve yaklaşan kalemler görünür.
• Gün 13 ile 14: Arıza Raporu, Bakım ve iş emri raporu ve puantaj listesi tek tek kontrol edilir; eksik ya da yanlış görünenler not edilir.
• Gün 15: karar toplantısı, 60 dakika.

Pilotta kim ne girer

Herkes her şeyi girmeye çalışırsa kimse girmez. Rol başına tek bir iş tanımlayın.

• Operatör: karekodla arıza bildirir, günlük kontrolü yapar, sayaç değerini girer. Telefonda uygulama kurmaz, kamerayla okutur; ilk okutmada oturum açar.
• Usta: kendisine atanan arıza işini başlatır, parça notu ve çözüm notunu yazar, bitirir.
• Formen: günlük arıza listesini açar, atama yapar, tamamlanan işi onaylar ya da reddeder.
• Şantiye şefi: haftalık raporu okur, puantaj taslağını düzeltip onaylar.
• Bakım planlamacı ya da makine ikmal müdürü: bakım programlarını makinelere atar, Bakım panelini izler.

Pilotta odak: arıza, bakım, puantaj

Modül sayısı arttıkça eğitim yükü katlanır; bu yüzden pilotun odağı arıza, bakım ve puantajdır. Makine kartı, sayaç, kontrol listesi, bildirimler ve raporlar bu akışın içinde kendiliğinden kullanılır. Maliyet, stok ya da satın alma gibi başka modülleri de denemek istiyorsanız bunu başlangıç görüşmesinde konuşun; kapsamda olduklarını varsaymayın. Genel seçim ölçütleri için bakım yönetim yazılımı seçme rehberine bakabilirsiniz.

On beşinci gün: karar toplantısı

Toplantıda üç çıktı beklenir: ölçütlerin sonucu, kullanıcıların yaşadığı engeller ve devam ya da durdurma kararı. Ölçüt tablosu önceden hazırsa toplantı 60 dakikayı geçmez.

Karar dört durumdan birine denk gelir. Tüm hedefler tutmuş ve engel küçükse yıllık lisansa geçiş konuşulur; satın alırsanız veriler korunur ve aynı hesapla devam edilir. Hedefler tutmuş ama kullanıcılar zorlanıyorsa eğitim ve rol dağılımı düzeltilir, karar bu düzeltmenin ardından verilir. Sonuç tutmuyor ama neden netse, örneğin sayaç değeri girilmiyorsa, sorunun yazılımdan mı alışkanlıktan mı geldiği ayrılır. Sonuç tutmuyor ve neden belirsizse satın almamak makul seçenektir: 30 gün içinde verilerinizi dışa aktarırsınız, ardından hesap ve canlı veritabanı silinir; yedeklerdeki kopyalar sözleşmede yazılı saklama süresine göre silinir.

Pilotu bozan beş durum

Aşağıdakilerden biri yaşanırsa ölçüt sonucu yanıltıcı olur.

• Eski kanalın kapanmaması: iki yere yazan kişi birinden vazgeçer ve genellikle yeniden eski kanala döner.
• Başarı ölçütünün sonda yazılması: sonuç hislerle yorumlanır.
• Makine listesinin yanlış hazırlanması: kod ve grup hatası ilk gün düzeltilmezse tüm raporlar yanıltır.
• Eksik yetki: kullanıcının rolü ya da kapsamı yanlış tanımlanmışsa ilk haftanın büyük kısmı erişim sorununu çözmekle geçer.
• Tek kişiye bağımlı pilot: o kişi izne çıktığında kayıt durur.