Как выбрать программу для управления парком: смотрим дальше обслуживания
Если коротко, на вопрос, как выбрать программу для управления парком спецтехники, ответ такой: выбирайте программу, которая хранит в одной записи не журнал обслуживания машины, а работу, которую машина выполняет. Если распределение и отправка, табель, оператор, начисление за аренду, затраты машины и проекта читаются с одной карточки машины и вы можете убедиться в этом на экране на собственных данных, выбор опирается на прочную основу.
Речь не о программе слежения, которая показывает транспорт на карте. Здесь рассматривается программа, которая управляет ежедневной работой таких машин, как экскаватор, погрузчик, самосвал и кран, на стройплощадке. Если вам нужны только план обслуживания и журнал неисправностей, это сравнение проводит руководство по выбору CMMS и программы для обслуживания; данное руководство начинается там, где оно заканчивается.
Десять критериев: почему они важны и как проверить их в пробном периоде
Каждая строка таблицы превращается в вопрос для демонстрации или пробного периода. Оценивайте не то, что рассказывает продавец, а то, что вы увидели на экране со своими данными.
Критерии выбора программы для управления парком спецтехники
| Критерий | Почему это важно | Как проверить в пробном периоде |
|---|---|---|
| Распределение и отправка | Именно здесь начинаются ситуации, когда одну машину в один день отдают двум проектам, а день в пути никто не берёт на себя. | Попробуйте закрепить одну машину за двумя пересекающимися периодами; посмотрите, отличаются ли в списке доступных машина в отправке и машина с открытой неисправностью. |
| Табель | Аренда, оплата труда и затраты проекта опираются на табель; в табеле, собранном вручную в конце месяца, день теряется или считается дважды. | Проверьте, формируется ли дневной черновик из реальных показаний счётчика, простоев и данных об операторе за одну неделю, а также как работают исправление и закрытие месяца. |
| Оператор | То, кто на какой машине работает, — общие исходные данные для табеля, учёта неисправностей и контроля документов. | Назначьте оператора на машину на период дат; убедитесь, что назначение отражается в черновике табеля. |
| Начисление за аренду | Если счёт арендодателя и ваша запись дают разные цифры, разговор в конце месяца превращается в догадки. | Рассчитайте сумму периода для арендованной машины по утверждённому табелю и положите её рядом с настоящим счётом арендодателя. |
| Затраты машины и проекта | Статьи нужно относить не только на машину, но и на проект, на котором машина работала в тот день. | Внесите в запись о неисправности оплату труда и запчасти; проследите, что сумма видна в карточке машины и в отчёте по проекту. Попробуйте статью в другой валюте. |
| Несколько проектов и компаний | Собственник и эксплуатирующая сторона машины могут быть разными компаниями; затраты и табель должны записываться на эксплуатирующую сторону. | Внесите собственника и эксплуатирующую компанию отдельно, переведите машину в середине месяца на другой проект и проверьте, что записи разделяются по датам. |
| Источники данных | Счётчик и топливо, вводимые вручную, приходят с опозданием; обслуживание и анализ расхода тоже запаздывают. | Если у вас есть учётная запись телеметрии, спросите о поддерживаемом подключении. Если нет, загрузите собственный файл Excel с предварительным просмотром и попробуйте загрузить ту же строку второй раз. |
| Права доступа и охват | Начальник участка должен управлять своим проектом и не иметь возможности менять записи другого проекта; смотреть и записывать — разные права. | Откройте пользователя, охват которого ограничен одним проектом; проверьте, видит ли он машину и затраты другого проекта и может ли он в них что-то записывать. |
| Работа на телефоне в поле | Если бригадир и оператор не вносят запись у машины, данные вносятся в офисе по памяти. | Откройте и введите ту же запись в браузере на настоящем телефоне на стройплощадке. В месте со слабой связью попробуйте открыть запись и письменно зафиксируйте, что произошло. |
| Связь с ERP | Если основные данные о машинах, проектах и поставщиках вводить вручную второй раз, две системы со временем расходятся. | Если вы используете ERP, спросите, какие данные в каком направлении идут, входит ли доступ к API в объём лицензии и как устроено сопоставление с внешними ссылками; попросите рабочий пример в формате вашей ERP. |
Вопрос «откуда придут данные» ускоряет отбор
Ценность программы для парка зависит от актуальности данных в ней. По каждому виду данных задавайте один и тот же вопрос: каким путём, ближайшим к машине, эта информация сегодня попадает в систему? Правильный порядок такой: сначала подключённый автоматический источник, затем массовая загрузка из Excel, и в последнюю очередь телефон или форма с QR-кодом. Счётчик и топливо не считаются полевой записью; полевая запись — это неисправность, контрольный список и фотография.
В Reper Axis этот порядок для разных видов данных работает так:
- Моточасы и пробег: при поддерживаемых подключениях моточасы берутся из учётной записи телеметрии; если телеметрии нет, остаётся загрузка показаний счётчика из Excel, а если нет и её — ввод с телефона.
- Топливо: автоматизация учёта топлива отправляет заправки с помощью API-ключа; список выдачи загружается из Excel; если нет ни того ни другого, подключается форма заправки с QR-кодом.
- Машины, операторы, проекты и прежние записи: загружаются массово по готовым шаблонам Excel. Сначала виден предварительный просмотр, затем выполняется запись, и одна и та же строка дважды не записывается.
- Неисправность, контрольный список и фото: вносятся с места работ через браузер на телефоне.
Если продавец говорит, что подключится к чему угодно
Запросите письменный ответ на вопрос: какой поставщик телеметрии, какие данные и в каком направлении. Список поддерживаемых подключений у разных продуктов различается; для поставщика, которого нет в списке, реалистичными запасными путями остаются загрузка из Excel или ввод с телефона, и в пробном периоде этот запасной путь тоже нужно запустить. Если запасной путь не работает, вопрос об источнике данных остался без ответа.
Поле и права доступа: два разных пользователя на одном телефоне
Reper Axis работает на телефоне через браузер. В пробном периоде нужно проверить, может ли бригадир и оператор открыть запись на собственном телефоне, не прерывая работу. Как программа ведёт себя без связи, узнавайте не со страницы с описанием продукта, а из проверки в месте со слабой связью.
В правах доступа главное различие — между «смотреть» и «записывать». Начальник участка, утверждая табель по своему проекту, на другом проекте должен оставаться только наблюдателем. Подробности построения ролей и охвата изложены в руководстве по парку техники на нескольких стройплощадках; в пробном периоде нужно войти с учётной записью, охват которой ограничен одним проектом, и попробовать открыть экраны машин и затрат за пределами этого охвата.
Вес критериев меняется в трёх условных парках
Три ситуации ниже условные; выберите ближайшую к вашему парку и расставьте веса критериев.
- Одна стройплощадка, 12 машин, все собственные: критерии распределения и нескольких компаний имеют небольшой вес. На первый план выходят табель, источник показаний счётчика и затраты на каждую машину; возможность задать для собственной машины цену за час или за день — деталь, на которую стоит посмотреть.
- Три стройплощадки, 40 машин, половина арендованных: решающими становятся начисление за аренду, распределение и отправка, а также распределение суммы по арендованным машинам между проектами. В пробном периоде обязательно используйте настоящий счёт арендодателя.
- Совместное предприятие и проект с машинами субподрядчика: на первый план выходят различие между собственником и эксплуатирующей компанией, права доступа по охвату и то, что будут видеть пользователи субподрядчика.
Связь с ERP: достаточно уметь подключаться, быть подключённым не обязательно
В компании, которая пользуется ERP, программа для управления машинами не должна ей противоречить, но и не должна её ждать. Основные данные приходят из ERP, события и сводки с места работ уходят в ERP; где какие данные рождаются, подробно разобрано в отдельном руководстве в виде таблицы: разница между полевой программой и ERP.
Со стороны продукта спросите о трёх вещах по отдельности: можно ли через API и читать данные, и записывать их; уходит ли уведомление другой стороне, когда запись меняется; на каком этапе готовый коннектор для вашей ERP. У нас доступ к API — дополнительный модуль, зависящий от лицензии; коннектор SAP пока в предварительной версии, поэтому его объём уточняется на техническом обследовании. Если ERP у вас нет, процесс закупок должен полностью завершаться внутри программы.
Три критерия, которые сбивают с толку при выборе
Три вещи выглядят впечатляюще на демонстрации, но для решения чаще всего служат слабой опорой.
- Количество функций: если из десятков экранов продукта первые десять, которые касаются вашей работы, на месте работ не заполняются, список ничего не говорит. Считать нужно те процессы, которыми вы будете пользоваться.
- Отчёты, которые хорошо выглядят на готовых демонстрационных данных: не ставьте оценку, пока не увидите, как тот же отчёт выглядит на ваших неполных и разрозненных данных.
- Экран с картой: местоположение помогает принять решение о распределении, но само по себе не даёт ни табель, ни начисление за аренду, ни затраты. Если информация о местоположении есть, считайте её исходными данными, а не критерием.
Какие роли должны участвовать в пробном периоде
Если пробный период ведёт из офиса один человек, будет проверен только его экран. Включите четыре роли: начальник участка проверяет табель и утверждение, ответственный за технику — неисправности и обслуживание, бригадир — запись на телефоне, а финансовая сторона — отчёт по затратам и начислениям. Запишите, смог ли каждый из них завершить одну свою задачу; на совещании будут оцениваться именно эти записи.
Восемь вопросов для демонстрации и пробного периода
Демонстрационные данные, подготовленные продавцом, хорошо выглядят в любой программе. Вопросы ниже переводят экран на ваши данные.
- Не могли бы вы прямо сейчас загрузить десять строк из моего списка машин и показать предварительный просмотр?
- Не могли бы вы открыть на одном экране табель одной машины за последние четыре недели вместе с записями о простоях?
- Можем ли мы войти под учётной записью начальника участка и попробовать открыть затраты другого проекта?
- Не могли бы вы показать, как рассчитывается сумма периода для арендованной машины, когда есть один неутверждённый день?
- Как делятся затраты машины, у которой в середине месяца сменился проект?
- Какие функции этого продукта работают сейчас, какие в предварительной версии, а какие появятся скоро; дадите ли вы письменный список?
- Какой модуль лицензируется отдельно и остаются ли имеющиеся данные на месте, когда его добавляют позже?
- Могу ли я выгрузить отчёт по затратам и машинам в Excel?
Проверьте на собственных данных
После демонстрации главный экзамен проходит на вашем собственном списке машин. В нашем продукте это бесплатный 15-дневный пилот не более чем на 10 машин; условия, план по дням и то, как записывать критерии успеха, — в руководстве план 15-дневного пилота. Если вы пробуете другой продукт, выстройте тот же порядок: одна стройплощадка, несколько групп машин, письменные критерии и совещание с датой, на котором принимается решение.
