Maschinenpark über mehrere Baustellen verwalten: Wem gehört die Maschine, wo steht sie, wer trägt die Kosten?

Vier getrennte Angaben in der Maschinenakte

In Akte und Liste der Maschine werden vier Angaben unabhängig voneinander geführt. So vermischen sich Fälle nicht in einem Datensatz, in denen sich der Betreiber ändert, ohne dass sich der Eigentümer ändert, oder das Projekt, ohne dass sich der Betreiber ändert.

• Projekt und Standort: der Ort, an dem die Maschine jetzt steht. Mehrere Maschinen lassen sich markieren und mit „Standort zuweisen“ gesammelt an einen neuen Standort setzen.
• Eigentümerfirma: die Firma, der die Maschine gehört oder an die sie vertraglich gebunden ist.
• Betreibendes Unternehmen: die Firma, die die Maschine tatsächlich betreibt. Die gewählte Firma muss im Projekt der Maschine als projektführendes Unternehmen, Beteiligte oder Subunternehmer geführt sein.
• Firmenhistorie: welche Firma in welchem Zeitraum betrieben hat und woher die Änderung stammt, steht in der Karte in den Maschinendetails.

Die Struktur in der richtigen Reihenfolge aufbauen

Die folgende Reihenfolge ist der kürzeste Weg zu einer stimmigen Mehrfirmenstruktur. Wer einen Schritt überspringt, muss später nachbessern.

• Legen Sie die Firmen mit der Beziehung zur übergeordneten Firma an; die Arten sind Holding, Firma, Arbeitsgemeinschaft und Subunternehmer.
• Binden Sie jedes Projekt an ein projektführendes Unternehmen.
• Tragen Sie in der Projektansicht im Feld Beteiligte Firmen die weiteren Firmen ein, die im Projekt arbeiten, und wählen Sie für jede die Rolle Beteiligte oder Subunternehmer.
• Füllen Sie im Maschinenformular Eigentümerfirma und betreibendes Unternehmen getrennt aus; für die Sammelerfassung nutzen Sie die Spalte Eigentümerfirma im Excel-Import.
• Brauchen Sie eine übergeordnete Struktur wie Regionalleitung oder Geschäftsbereich, bauen Sie sie mit Projektgruppen auf.

Wohin die Kosten gebucht werden, wenn die Maschine die Baustelle wechselt

Die Kosten gehen auf das Projekt, in dem die Maschine zum jeweiligen Datum stand, nicht auf ihren Standort am Monatsende. Beispiel: In einem Monat mit 30 Tagen beginnt der Bagger auf Baustelle A und zieht am 12. Tag auf Baustelle B um. Einträge der Tage 1 bis 11 fallen auf A, die der Tage 12 bis 30 auf B; also 11 Tage A, 19 Tage B. Kraftstoffkosten werden dem Projekt am Tag der Betankung zugeordnet, Störungs- und Arbeitsauftragskosten dem Projekt am Tag des Abschlusses, interne Arbeitszeitzeilen dem Projekt des Arbeitstages. Der Betrag einer Störung, die auf A geöffnet und auf B geschlossen wurde, erscheint deshalb auf B.

Die Miete folgt derselben Datumsregel, wird aber nach Kalendertagen aufgeteilt. Beträgt die Monatsmiete im selben Beispiel 4.500 Euro, bucht das Kostenmodul den Anteil für 11 Tage (1.650 Euro) auf Projekt A und den Anteil für 19 Tage einschließlich Transporttag (2.850 Euro) auf Projekt B. Die Maschinenzeit- und Kostenberichte im Modul Maschinen-Stundenzettel verteilen die Miete dagegen nach dem Gewicht der im bestätigten Stundenzettel gearbeiteten Tage; stand die Maschine einige Tage untätig auf Baustelle B, stimmen die Projektanteile beider Ansichten nicht genau überein. Vermerken Sie im Bericht, welche Rechnung verwendet wurde.

Für einen Firmenwechsel gibt es zwei Grenzen: Eine rückwirkende Änderung auf ein Datum vor Beginn der offenen Zuordnung ist nicht möglich, und ist der Stundenzettel-Tag gesperrt, lehnt das System die Änderung ab. Ein bestätigter Stundenzettel-Tag wird der Firma zugeschrieben, die die Maschine an diesem Datum betrieben hat. Zum Transportvorgang selbst lesen Sie den Ratgeber zur Maschinentransport-Planung zwischen Baustellen.

Ein interner Mietpreis zwischen Firmen liegt außerhalb dieser Einträge; berechnet die Eigentümerfirma dem betreibenden Unternehmen die Maschine, wird das in der Buchhaltung oder im ERP geführt.

Maschine des Subunternehmers: sichtbar, ohne die Eigentumsverhältnisse zu vermischen

Arbeitet die Maschine eines Subunternehmers im Projekt, werden zwei Dinge im Eintrag klar: Eigentümerin ist die Subunternehmerfirma, und ihre Rolle im Projekt ist als Subunternehmer festgelegt. Die Maschine steht in derselben Liste wie die Maschinen der Hauptfirma, unterscheidet sich aber durch die Spalten Eigentümerfirma und Betreibendes Unternehmen. Stellen Sie den Filter auf Betreibendes Unternehmen, bleiben nur die Maschinen des Subunternehmers.

Beispiel: Auf einer Baustelle mit 14 Maschinen gehören 3 einem Subunternehmer. In der wöchentlichen Störungsbesprechung ist die Liste der 14 Maschinen auf einem Bildschirm lesbar; Störungen und Wartungsverzug der Maschinen des Subunternehmers lassen sich gesondert herausfiltern und mit ihm teilen. Den Umfang für die eigenen Benutzer des Subunternehmers legen Sie getrennt fest; sie sehen nur Einträge in diesem Umfang.

Prüfreihenfolge beim Baustellenwechsel mitten im Monat

Wechselt eine Maschine mitten im Monat die Baustelle, müssen vier Einträge auf denselben Tag fallen. Bleibt einer zurück, landen Kosten oder Stundenzettel auf dem falschen Projekt.

• Öffnen Sie in den Maschinendetails das Transferfenster und wählen Sie neues Projekt, Standort und gegebenenfalls das betreibende Unternehmen; wird mit einem Transportauftrag befördert, aktualisiert der Abladeeintrag auch das betreibende Unternehmen.
• Tragen Sie am Transporttag den Zählerstand ein; die Differenz zum Wert am ersten Tag der neuen Baustelle muss erklärbar sein.
• Wählen Sie kein Datum in einem gesperrten Monat; trifft eine rückwirkende Änderung einen gesperrten Stundenzettel-Tag, lehnt das System sie ab.
• Der Wartungsplan zieht mit der Maschine um; prüfen Sie, ob der Vorarbeiter der neuen Baustelle die Maschine im Wartungs-Dashboard sieht.

Rollenverteilung zwischen Zentrale und Baustelle

Die Standardrollen sind mit ihrem Umfang definiert. Die Übersicht unten beruht auf den Standardvorlagen und lässt sich je Person ändern.

• Firmenadministrator: verwaltet alle Projekte der Firma und die darunterliegenden Daten; kann keine Firma anlegen.
• Regionalleiter: leitet den Betrieb der Projekte in der Projektgruppe und sieht die Kosten; Störungen nur ansehen.
• Projektleiter: hat die Befugnisse für ein einzelnes Projekt; gibt keine Störungs- oder Wartungsaufträge frei.
• Bauleiter: Betrieb auf der Baustelle, Bestätigung des Stundenzettels, Transport und Unfall; keine Benutzer- und Stammdatenverwaltung.
• Maschinenleiter, Werkstattleiter und Vorarbeiter: Die Freigabe von Störungs- und Wartungsaufträgen endet in dieser Linie.

Sehen und Schreiben sind nicht dieselbe Berechtigung

Der Firmenumfang erlaubt, Untergesellschaften zu sehen, die Schreibberechtigung bleibt projektbezogen. Ein Benutzer einer Untergesellschaft sieht die Maschine im Projekt der Hauptfirma nur, solange ihm kein Projektumfang gegeben wurde. Diese Trennung macht Maschinen von Subunternehmern sichtbar und verhindert zugleich, dass ihre Einträge von anderen geändert werden.

Im Reiter Berechtigungen der Personenansicht legt der Bereich „Wo arbeitet die Person“ die Orte einzeln fest, und jeder Ort hat seine eigene Berechtigung; was an einem Ort erteilt wird, gilt nicht für den anderen. Beispiel: Der Vorarbeiter verwaltet auf Baustelle A die Störungsmeldungen und ist auf Baustelle B nur Betrachter. Die Vorschau der Berechtigungen zeigt nach der Wahl eines Projekts, welche Aktionen die Person in diesem Zusammenhang ausführen kann.

Der wöchentliche Blick der Zentrale

Die Zentrale will die Baustellen nebeneinander mit demselben Maß sehen. Der Projektvergleich auf der Seite Berichte stellt die Projekte anhand von Betriebsstunden, Verfügbarkeit, Störungen, Wartung, Kraftstoff und Kosten gegenüber. Der Bericht zu Verfügbarkeit und Stillstand zeigt den Stillstand je Maschine. In den Berichten der Module Maschinen-Stundenzettel und Kosten gibt es einen Firmenfilter und eine Firmenspalte; so lässt sich nach dem betreibenden Unternehmen auswerten.

Gehen Sie mit drei Fragen in die Besprechung: Auf welcher Baustelle ist der Stillstand im Verhältnis zur Maschinenzahl hoch, welche Firma hat seit zwei Monaten Maschinen mit Wartungsverzug, und wurden die Kosten von Maschinen, die im Monat die Baustelle gewechselt haben, nach Datum aufgeteilt? Reper Axis erzeugt diese drei Antworten aus derselben Datenkette.