Störungs- und Wartungserfassung auf mehrsprachigen Baustellen: Jeder schreibt in seiner Sprache

Der Weg einer Störungsnotiz

Der Ablauf hat fünf Schritte und verlangt von der schreibenden Person keine zusätzliche Arbeit. Die Meldungen selbst legen Sie im Modul Störungsmanagement für Baumaschinen an.

• Der Monteur legt die Störungsmeldung in seiner Sprache an: Titel, Beschreibung und gegebenenfalls eine Teilenotiz.
• Die Meldung wird mit dem Originaltext gespeichert; der Übersetzungsauftrag wird im Hintergrund eingereiht. Bis die Übersetzung fertig ist, sieht der Leser den Originaltext.
• Zielsprachen sind die Oberflächensprachen, die die aktiven Benutzer des Projekts gewählt haben (Kirgisisch ist keine Zielsprache); die Sprache des Textes wird aus den Zielen herausgenommen.
• Der Vorarbeiter liest in seiner Sprache; in der Meldung erscheint der Hinweis „Automatisch übersetzt (aus ...)“.
• Wer das Original sehen muss, wählt mit einem Tipp „Original anzeigen“ und kehrt mit „Übersetzung anzeigen“ zurück.

Drei getrennte Begriffe: Oberflächensprache, Sprache des Textes, Übersetzungsunterstützung

Auf mehrsprachigen Baustellen werden drei Begriffe oft verwechselt. Die Oberflächensprache wählt der Benutzer auf seiner Profilseite; in ihr erscheinen Menüs und Schaltflächen. In der Web-Anwendung stehen Türkisch, Englisch, Russisch, Arabisch, Französisch, Rumänisch und Kirgisisch zur Verfügung; in der mobilen App wird die Sprache gesondert gewählt und auf dem Server gespeichert, Russisch gibt es mobil nicht. Im Arabischen läuft die Anzeige von rechts nach links. Die Sprache des Textes ist die Sprache, in der die Notiz tatsächlich geschrieben wurde, und sie kann von der Oberflächensprache abweichen: Ein Benutzer mit türkischer Oberfläche kann eine arabische Notiz schreiben. Die Übersetzungsunterstützung schließlich bestimmt, in welchen Sprachen das System automatisch übersetzen kann; dass sich eine Sprache für die Oberfläche wählen lässt, heißt nicht, dass in dieser Sprache übersetzt wird.

Das System erkennt die Sprache des Textes anhand der Schrift. Text in arabischer Schrift gilt als Arabisch. Text in kyrillischer Schrift wird als Russisch behandelt; sieht man Buchstaben, die dem Kirgisischen eigen sind (ң, ө, ү), gilt der Text als Kirgisisch und wird nicht übersetzt. Bei ausreichend langem Text in lateinischer Schrift wird die Sprache automatisch erkannt. Die Oberflächensprache des Schreibenden ist nur bei sehr kurzen Notizen ein Hinweis; maßgeblich ist der Text selbst. Die Grenzen sind:

• Bei kurzen Notizen in lateinischer Schrift kann der Hinweis in die Irre führen: Schreibt jemand mit türkischer Oberfläche eine englische Notiz von weniger als etwa zwanzig Buchstaben, kann der Text für Türkisch gehalten werden, und die Übersetzung wird unsinnig. Schreiben Sie auch kurze Notizen in der Sprache Ihrer Oberfläche oder formulieren Sie ein paar Wörter mehr.
• Kirgisische Notizen werden nicht automatisch übersetzt; sie erscheinen im Originaltext. Auch ins Kirgisische wird keine Notiz übersetzt: Ein Benutzer mit kirgisischer Oberfläche sieht in anderen Sprachen geschriebene Notizen unübersetzt in der Sprache, in der sie geschrieben wurden.
• Bei einer kurzen kyrillischen Notiz ohne kirgisische Buchstaben lässt sich die Sprache des Schreibenden nicht unterscheiden. Schreibt jemand mit russischer Oberfläche eine kurze kirgisische Notiz, kann der Text für Russisch gehalten und falsch übersetzt werden; schreibt jemand mit kirgisischer Oberfläche eine kyrillische Notiz von weniger als etwa 60 Buchstaben, wird der Text wegen der Unsicherheit unübersetzt belassen.

Ein Beispielablauf: von der Nachtschicht zur Morgenbesprechung

Beispiel: In der Nachtschicht schreibt der Monteur in seiner Sprache die Leckage am Hydraulikschlauch eines Baggers auf und legt die Meldung an; im Titel steht der Maschinencode, in der Beschreibung die Stelle der Leckage und dass die Maschine nicht einsatzfähig ist. Ist die Übersetzung fertig, liest der Vorarbeiter der Frühschicht dieselbe Meldung auf seinem Telefon in seiner Sprache, sieht darunter den Hinweis, dass sie aus dem Arabischen übersetzt wurde, versteht die Stelle des Schlauchs nicht ganz, tippt auf „Original anzeigen“ und spricht mit dem Monteur.

Die Übersetzung leistet hier zwei Dinge: Sie macht die Meldung für alle lesbar und weist den Vorarbeiter darauf hin, beim Monteur nachzufragen. Die Übersetzung allein ist kein Arbeitsauftrag; das Fachwissen des Monteurs fließt weiterhin zwischen den Menschen.

So schreiben Sie eine gute Störungsnotiz

Die Qualität der Übersetzung hängt von der Qualität des Ausgangstextes ab. Eine kurze, geordnete Notiz erleichtert Übersetzung und Lektüre. Die folgende Reihenfolge ist ein Beispiel; jedes Unternehmen kann eine eigene Vorlage festlegen.

• Titel: Maschinencode, Teil und Symptom. Beispiel: BAG-04 linker Hydraulikschlauch, Ölleckage.
• Beschreibung: wann bemerkt, unter welcher Bedingung stärker geworden, was versucht wurde. Drei, vier kurze Sätze genügen.
• Ist die Maschine einsatzfähig: Dafür wird die entsprechende Option im Meldeformular gesetzt; die Angabe gehört nicht in den Text.
• Teilenotiz: Bezeichnung des benötigten Teils und, falls vorhanden, die Referenznummer; Nummer und Stückzahl getrennt von den Wörtern zu schreiben verringert die Gefahr des Fehllesens.

Was übersetzt wird und was nicht

Übersetzt werden nur freie Textfelder, die auf dem Bildschirm angezeigt werden. Diese Grenze macht sowohl das Kontingent als auch die Erwartung klar.

• Übersetzt werden: Titel, Beschreibung, Teilenotiz, Lösungsnotiz und Kommentare einer Störungsmeldung; Titel, Beschreibung und Ablehnungsgrund eines Wartungsauftrags; Titel, Begründung und freie Textzeilen einer Materialanforderung.
• Nicht übersetzt werden: Kennzeichen, Maschinencode und Zählerwerte sowie Stammdaten wie Kategoriebezeichnungen. Eine Kategoriebezeichnung ist ein vom Unternehmen festgelegtes einsprachiges Feld.
• Nicht übersetzt werden: sehr kurze Notizen (ein Wort oder weniger als etwa acht Buchstaben) und Notizen, die nur aus einem Code oder einer Abkürzung bestehen, etwa ein Feld, in dem nur ARZ-204 oder HYD steht. Sie erscheinen, wie sie geschrieben wurden.
• Nicht übersetzt werden: auf Kirgisisch geschriebene Notizen und einzelne Felder von mehr als fünftausend Zeichen.
• Kann keine Übersetzung erzeugt werden, etwa weil der Dienst nicht erreichbar oder das Monatslimit erschöpft ist, sieht der Leser den Originaltext.
• Die Bezeichnungen von Priorität und Status kommen in der Sprache der Oberfläche und brauchen keine Übersetzung.
• In der mobilen App erscheint die Übersetzung im Detail einer Störungsmeldung; im Detail eines Wartungsauftrags gibt es derzeit keine Übersetzung.
• Excel- und PDF-Berichte geben den Originaltext aus; in exportierten Berichten und Ausdrucken steht keine Übersetzung.

Kontingent und Einstellung: was die Administration tut

Die automatische Inhaltsübersetzung ist keine Funktion, die in jedem Paket von selbst dabei ist: Sie wird per Unternehmenseinstellung eingeschaltet, ist standardmäßig aus, und ihre Verfügbarkeit hängt vom angebotenen Paket ab; klären Sie mit dem Vertriebsteam, ob sie in Ihrem Paket enthalten ist. Die Administration stellt die Karte „Automatische Inhaltsübersetzung“ auf der Einstellungsseite auf „Ein“ und legt das monatliche Zeichenlimit fest. Das Standardlimit beträgt 20.000 Zeichen; die Karte zeigt die Angabe „Diesen Monat: verbraucht / Limit Zeichen“. Das Limit wird zwischen 1.000 und 2.000.000 gewählt.

Rechenbeispiel: Eine Störungsnotiz von 300 Zeichen verbraucht bei zwei Zielsprachen außerhalb der Sprache des Textes im Projekt etwa 600 Zeichen; 20.000 Zeichen reichen mit dieser Annahme für etwa 33 Störungsmeldungen. Mit der Zahl der Zielsprachen vervielfacht sich der Verbrauch; kurze Notizen und die Kenntnis der Sprachenzahl im Projekt schonen das Kontingent. Kurze und Code-Notizen, die nicht übersetzt werden, verbrauchen kein Kontingent. Ist das Limit erreicht, werden neue Notizen nicht mehr übersetzt und erscheinen im Originaltext.

Einheitliche Begriffe: Praxis statt Wörterbuch

Diese Funktion führt kein unternehmensspezifisches Begriffswörterbuch. Einheitliche Begriffe entstehen durch Schreibgewohnheiten. Ein Satz, der auf der Baustelle im lokalen Jargon geschrieben wird, kann falsch übersetzt werden.

Drei Regeln helfen: In einem Satz nur ein Sachverhalt, Teilebezeichnung und Maschinencode nebeneinander, und statt Jargon ein klares Verb. Beispiel: Ein Satz wie „Maschine läuft nicht“ kann in der Übersetzung als Fahren oder als Arbeiten verstanden werden; „Maschine fährt nicht, Motor läuft“ ist eindeutig. Zehn Begriffe, die das Team oft nutzt, in einer gemeinsamen Liste zu verteilen, hebt die Erfassungsqualität unabhängig von der Übersetzung.

Kontrolle der Einrichtung für die Administration

Bevor Sie die Funktion einschalten, gehen Sie sechs kurze Punkte durch. Jeder räumt eine falsche Erwartung vorab aus. Am einfachsten probieren Sie das Ganze im 15-Tage-Pilot auf einer Baustelle aus.

• Haben die im Projekt arbeitenden Benutzer ihre Oberflächensprache im Profil einzeln gewählt? Eine nicht gewählte Sprache wird nicht zum Ziel.
• Gibt es im Team Kirgisisch sprechende Personen? Ihre Notizen werden nicht übersetzt, und für sie wird keine Notiz übersetzt; nötig ist die Gewohnheit, kurze Notizen in einer gemeinsamen Sprache zu halten.
• Wurde das monatliche Zeichenlimit mit der Zahl der Sprachen im Projekt multipliziert und auf eine vernünftige Zahl eingestellt?
• Wurde eine Testmeldung angelegt und die Übersetzung samt Schaltfläche „Original anzeigen“ in zwei verschiedenen Sprachen ausprobiert?
• Sind Kategoriebezeichnungen und Stammdatenlisten in der gemeinsamen Sprache des Teams geschrieben? Sie werden nicht übersetzt.
• Wurde dem Team gesagt, dass in exportierten Berichten, also im Excel- und PDF-Bericht, der Originaltext erscheint?

Bei Sicherheitsnotizen den Originaltext ansehen

Bei sicherheitsrelevanten Notizen, etwa einer Störung an einem Druckschlauch, einem Hebezeug oder der Bremse, geben Sie sich nicht mit der Übersetzung zufrieden. Die lesende Person sollte auf „Original anzeigen“ tippen oder mit der schreibenden Person sprechen und es bestätigen. Reper Axis erleichtert das Lesen der Übersetzung; es trifft keine Entscheidung und ersetzt nicht die Person, die die Notiz geschrieben hat.