Maschinenverwaltungssoftware in 15 Tagen testen: der Pilotplan

Was im Pilot enthalten ist und was nicht

Steht der Umfang vor dem Start schriftlich fest, erspart das die Hälfte der Diskussionen am 15. Tag. Die Bedingungen:

• Dauer und Preis: 15 Tage, kostenlos. Es gibt keine automatische Berechnung; am Ende des Pilots wird nicht von selbst ein kostenpflichtiges Abonnement abgeschlossen.
• Umfang: höchstens 10 Maschinen; Störungen, Wartung und Maschinen-Stundenzettel sind freigeschaltet. Der Stundenzettel ist in der Jahreslizenz ein gesondert berechnetes Zusatzmodul; dass er im Pilot erprobt wird, heißt nicht, dass er in der Lizenz enthalten ist.
• Der Excel-Datenimport ist im Pilot freigeschaltet.
• Maschinenliste: Sie senden sie, das Reper-Team lädt sie ins System.
• Maschinenführer und Projekte: werden mit den Standard-Excel-Vorlagen übernommen; die Daten bereiten Sie selbst vor.
• Wartungspläne: werden gemeinsam mit Ihnen aufgebaut. Erwarten Sie nicht, dass das Team die Wartungsdaten des gesamten Fuhrparks aufbereitet.
• Frühere Störungen: gehören nicht zur Standardeinrichtung des Pilots.
• Support: während der Geschäftszeiten per E-Mail und Telefon auf Englisch; zu Beginn ein Online-Kick-off-Gespräch.
• Konto: Sie erhalten ein eigenes Unternehmenskonto mit separater Datenbank; eine gemeinsame Testumgebung, die jede Nacht zurückgesetzt wird, kommt nicht zum Einsatz.
• Wenn Sie kaufen: Die Daten bleiben erhalten, es geht mit demselben Konto weiter.
• Wenn Sie nicht kaufen: Innerhalb von 30 Tagen können Sie Ihre Daten exportieren; danach werden Ihr Konto und Ihre Live-Datenbank gelöscht. Wie lange Kopien in verschlüsselten Backups aufbewahrt und wann sie gelöscht werden, steht in der Pilotvereinbarung.

Welche Baustelle, welche 10 Maschinen

Die bestlaufende Baustelle zu wählen, lässt den Pilot gut aussehen, lehrt aber nichts. Wählen Sie eine Baustelle mit echten Anforderungen, die Sie aber nicht überfordert. Der Pilot passt auch für einen Mietpark, der Maschinen auf mehreren Kundenbaustellen hat: Nehmen Sie dann die Baustelle, auf der die Rückgaben und die Wartung am häufigsten Fragen aufwerfen.

• Eine einzige Baustelle: Zwei Baustellen bedeuten zwei getrennte Einführungen und zwei Problemlisten.
• Unter den zehn Maschinen mindestens drei verschiedene Maschinengruppen, etwa Bagger, Lader, Lkw. Zählerart und Wartungsrhythmus unterscheiden sich je Gruppe.
• Sowohl oft laufende als auch selten genutzte Maschinen: Das Kriterium der Zähleraktualität wird so an beiden Enden getestet.
• Mindestens zwei Maschinen mit höherer Störungswahrscheinlichkeit: Die Chance auf eine echte Störung innerhalb von 15 Tagen steigt, und der Störungsablauf wird ohne Altdaten an einem Live-Ereignis erprobt.
• Maschinen mit bald fälliger Wartung: Anstehende und überfällige Positionen im Wartungs-Dashboard werden während des Pilots sichtbar.

Erfolgskriterien zuerst aufschreiben

Damit am Ende des Pilots Zahlen statt Gefühle auf dem Tisch liegen, schreiben Sie die Kriterien am ersten Tag auf und lassen sie gegenzeichnen. Die folgenden Ziele sind Beispiele; passen Sie sie an Ihre Abläufe an.

• Erfassungsquote von Störungen: Mindestens 80 % der in 15 Tagen aufgetretenen Störungen sollen im System angelegt sein. Zum Vergleich zählen Sie die Störungen im Werkstattbuch oder in der Chatgruppe.
• Zähleraktualität: In der Kategorie Wartungszähler der Checkliste soll höchstens eine der Pilotmaschinen (10 %) auftauchen.
• Wartungsplan: Allen Pilotmaschinen soll einer der gemeinsam aufgebauten Pläne zugewiesen sein.
• Stundenzettel: Der tägliche Entwurf wird vom Bauleiter korrigiert und freigegeben; am 15. Tag soll die Zahl der nicht freigegebenen Tage nahe null liegen.
• Zeitgewinn: Die Zeit zur Erstellung der wöchentlichen Störungsliste wird gemessen. Beispiel: Ausgangswert 90 Minuten, Ziel 15 Minuten.
• Nutzung: Die Hälfte der Pilotbenutzer soll mindestens einmal einen Eintrag per QR-Code angelegt haben.

Der Plan Tag für Tag

Der Plan teilt die 15 Tage in sechs Abschnitte. Am Ende jedes Abschnitts steht ein Ergebnis; ohne Ergebnis geht es nicht zum nächsten Abschnitt.

• Vor dem Start (Sie, etwa 2 Stunden): Die Maschinenliste wird als Excel gesendet; ausgefüllt werden die Spalten Code, Kennzeichen oder Seriennummer, Marke und Modell, Maschinengruppe, Projekt und letzter Zählerstand. Maschinenführer- und Projektlisten kommen in die Standardvorlagen. Benutzerliste und Rollen werden festgelegt. Die Zahl der Störungen im Vormonat und die Zeit für die wöchentliche Liste werden gemessen. Das Team lädt in der Zwischenzeit die Maschinenliste ins System und richtet Ihr eigenes Konto ein.
• Tag 1: Das Kick-off-Gespräch findet online statt. Anmeldung, Prüfung der geladenen Maschinenliste auf dem Bildschirm: Stimmen Code, Gruppe und Projekt? Der QR-Code auf der Karte jeder Maschine wird gedruckt und an der Maschine angebracht. Maschinenführer- und Projektdateien werden in der Ansicht Excel-Datenimport geladen; die Vorschau zeigt fehlerhafte Zeilen, ohne sie zu laden.
• Tag 2 und 3: Die Einrichtungsschritte erhalten Bauleiter und Vorarbeiter schriftlich auf Deutsch, per E-Mail Schritt für Schritt angeleitet; ein Trainer kommt nicht auf die Baustelle. Die ersten Eingaben auf der Baustelle machen Ihr Bauleiter oder Vorarbeiter gemeinsam mit dem Maschinenführer: Der Maschinenführer scannt den QR-Code, meldet eine Störung, trägt die tägliche Kontrolle und den Zählerstand ein. An denselben Tagen werden die Wartungspläne der Maschinengruppen gemeinsam aufgebaut: Intervall und letzter Wartungszähler kommen von Ihnen.
• Tag 4 bis 7: Parallelbetrieb. Der alte Kanal bleibt offen, aber jede Störung wird zusätzlich im System erfasst. Der Vorarbeiter öffnet jeden Morgen die Störungsliste und verfolgt die per Benachrichtigung gemeldeten Störungen über Zuweisung und Arbeitsbeginn. Der Bauleiter beginnt, den Stundenzettel-Entwurf zu korrigieren und freizugeben.
• Tag 8: halbstündige Zwischenkontrolle. Die Kriterien werden zum ersten Mal abgelesen; in der Checkliste wird nach veralteten Zählern gesucht, fehlende Benutzer und Berechtigungen werden korrigiert.
• Tag 9 bis 12: Die Regel ändert sich, Störungen werden nur noch im System angelegt. Im Wartungs-Dashboard werden die ersten überfälligen und anstehenden Positionen sichtbar.
• Tag 13 und 14: Störungsbericht, Wartungs- und Arbeitsauftragsbericht und Stundenzettelliste werden einzeln geprüft; was fehlt oder falsch aussieht, wird notiert.
• Tag 15: Entscheidungstermin, 60 Minuten.

Wer im Pilot was eingibt

Versucht jeder, alles einzugeben, gibt am Ende niemand etwas ein. Legen Sie je Rolle eine einzige Aufgabe fest.

• Maschinenführer: meldet Störungen per QR-Code, führt die tägliche Kontrolle durch, trägt den Zählerstand ein. Er installiert keine App auf dem Telefon, sondern scannt mit der Kamera und meldet sich beim ersten Scan an.
• Monteur: startet die ihm zugewiesene Störungsmeldung, schreibt Teilenotiz und Lösungsnotiz und schließt ab.
• Vorarbeiter: öffnet die tägliche Störungsliste, weist zu, gibt erledigte Arbeiten frei oder lehnt sie ab.
• Bauleiter: liest den Wochenbericht, korrigiert den Stundenzettel-Entwurf und gibt ihn frei.
• Wartungsplaner oder Leiter der Maschinenversorgung: weist den Maschinen die Wartungspläne zu und beobachtet das Wartungs-Dashboard.

Schwerpunkt im Pilot: Störung, Wartung, Stundenzettel

Mit jedem weiteren Modul wächst der Schulungsaufwand; deshalb liegt der Schwerpunkt des Pilots auf Störung, Wartung und Stundenzettel. Maschinenkarte, Zähler, Checkliste, Benachrichtigungen und Berichte werden innerhalb dieses Ablaufs ohnehin genutzt. Wenn Sie weitere Module wie Kosten, Lager oder Einkauf erproben möchten, sprechen Sie das im Kick-off-Gespräch an; gehen Sie nicht davon aus, dass sie im Umfang enthalten sind. Allgemeine Auswahlkriterien finden Sie im Leitfaden zur Auswahl einer Instandhaltungssoftware.

Der fünfzehnte Tag: Entscheidungstermin

Im Termin werden drei Ergebnisse erwartet: das Ergebnis der Kriterien, die Hindernisse, auf die die Benutzer gestoßen sind, und die Entscheidung über Fortsetzung oder Abbruch. Liegt die Kriterientabelle vorab bereit, dauert der Termin nicht länger als 60 Minuten.

Die Entscheidung fällt in einen von vier Fällen. Sind alle Ziele erreicht und die Hindernisse klein, geht es um den Wechsel in die Jahreslizenz; kaufen Sie, bleiben die Daten erhalten, und es geht mit demselben Konto weiter. Sind die Ziele erreicht, aber die Benutzer tun sich schwer, werden Schulung und Rollenverteilung nachgebessert, und die Entscheidung fällt danach. Sind die Ziele verfehlt, aber der Grund ist klar, etwa weil kein Zählerstand eingetragen wird, trennen Sie, ob das Problem an der Software oder an der Gewohnheit liegt. Sind die Ziele verfehlt und der Grund unklar, ist es eine vernünftige Wahl, nicht zu kaufen: Sie exportieren Ihre Daten innerhalb von 30 Tagen, danach werden Konto und Live-Datenbank gelöscht; Kopien in Backups werden nach der in der Vereinbarung genannten Aufbewahrungsfrist gelöscht.

Fünf Situationen, die den Pilot verfälschen

Tritt eine der folgenden Situationen ein, wird das Ergebnis der Kriterien irreführend.

• Der alte Kanal wird nicht geschlossen: Wer an zwei Stellen schreibt, gibt eine auf und kehrt meist zum alten Kanal zurück.
• Das Erfolgskriterium wird erst am Ende geschrieben: Das Ergebnis wird nach Gefühl gedeutet.
• Die Maschinenliste wird falsch vorbereitet: Ein Fehler bei Code und Gruppe, der am ersten Tag nicht korrigiert wird, verfälscht alle Berichte.
• Fehlende Berechtigungen: Sind Rolle oder Zuständigkeitsbereich eines Benutzers falsch festgelegt, vergeht der größte Teil der ersten Woche mit dem Lösen von Zugangsproblemen.
• Ein Pilot, der an einer einzigen Person hängt: Geht diese in den Urlaub, bricht die Erfassung ab.