Warum die Bestandsführung zur Instandhaltung gehört
Die Führung der Ersatzteilbestände gilt auf vielen Baustellen als Aufgabe der Buchhaltung; ihre eigentliche Wirkung entfaltet sie jedoch in der Werkstatt. Die zur Wartung anstehende Maschine wartet, wenn der Filter fehlt, die gestörte Maschine steht, bis der Schlauch eintrifft, und dasselbe Teil wird in zwei Lagern gleichzeitig beschafft. Ist die Bestandsführung richtig aufgesetzt, liegt das Teil beim Öffnen des Arbeitsauftrags bereit und die Kosten werden beim Abschluss automatisch der Maschine zugeordnet. Deshalb ist sie untrennbarer Bestandteil des Wartungsplans und keine getrennte Buchhaltungsaufgabe.
Eine gute Lagerordnung beantwortet jederzeit vier Fragen: Welches Teil liegt in welchem Lager in welcher Menge, bei welchem Teil ist der Bestand gefallen, zu welcher Maschine passt welches Teil und was hat das verbrauchte Teil gekostet. Dieser Leitfaden baut die Struktur, die diese vier Fragen beantwortet, Schritt für Schritt auf.
Liste kritischer Teile und Mindestbestand
Nicht jedes Teil gehört ins Lager; auf Vorrat gehören die kritischen Teile. Ein kritisches Teil ist eines, dessen Fehlen die Maschine stillsetzt und dessen Beschaffung Zeit kostet: Öl- und Luftfilter, Kraftstofffilter, Hydraulikschläuche, Riemen, Batterien sowie häufig gewechselte Bolzen und Buchsen. Für die Liste genügt der Blick auf die im letzten Jahr am häufigsten verbrauchten Positionen in den Arbeitsaufträgen und auf die Störungen mit den längsten Wartezeiten.
Der Mindestbestand ist der Punkt, an dem nachbestellt wird. Die Rechnung ist einfach: Der durchschnittliche Monatsverbrauch des Teils wird mit der Lieferzeit multipliziert, und darauf kommt ein kleiner Sicherheitszuschlag. Für einen Filter mit einer Woche Lieferzeit und vier Stück Monatsverbrauch liegt der Mindestbestand bei etwa zwei Stück. Dieser Wert wird im Teilestamm hinterlegt; eine Meldung beim Unterschreiten macht die manuelle Bestandskontrolle überflüssig.
Maschinenzuordnung und Teilestammsatz
Der Teilestammsatz ist der Ausweis des Ersatzteils: Teilenummer, Bezeichnung, Einheit, Lieferantennummer, Mindestbestand und vor allem die Angabe, zu welchen Maschinentypen es passt. Ohne diese Zuordnung fügt der Meister den falschen Filter in den Arbeitsauftrag ein oder muss für den richtigen wieder in den Katalog schauen. Die Zuordnung wird je Maschinengruppe oder je Marke und Modell hinterlegt; ein Filter kann zu mehreren Modellen passen.
Die Systematik der Teilenummern gehört von Anfang an festgelegt. Es muss klar sein, ob die Lieferantennummer, die Originalnummer des Herstellers oder Ihre eigene interne Nummer maßgeblich ist; eine gemischte Verwendung führt dazu, dass sich dasselbe Teil unter zwei Stammsätzen ansammelt. Werden beim Anlegen auch die Alternativteile vermerkt, gewinnt der Einkauf an Spielraum.
Reservierung und Verbrauch im Arbeitsauftrag
Die Brücke zwischen Lager und Instandhaltung ist der Arbeitsauftrag. Wird ein Arbeitsauftrag geplant, werden die benötigten Teile im Lager reserviert; so greift kein anderer Auftrag darauf zu und das Teil liegt bereit, wenn der Meister beginnt. Mit dem Abschluss der Arbeit werden die reservierten Teile verbraucht, der Lagerbestand sinkt und die Materialkosten werden über den Arbeitsauftrag der Maschine zugeordnet. Ein gesonderter Entnahmeschein ist nicht mehr nötig.
Die Reservierungsdisziplin verhindert zwei Fehler: das Teil, das im Arbeitsauftrag steht, aber inzwischen in einen anderen Auftrag gegangen ist, und das Teil, das verbaut, aber nicht gebucht wurde und deshalb im Lager noch als vorhanden erscheint. Wird die Teileliste des Wartungsprogramms automatisch in den Arbeitsauftrag übernommen, ist der Teilebedarf der geplanten Wartungen Wochen im Voraus sichtbar und der Einkauf kann entsprechend planen.
Lagerbewegungen und Inventur
Der Lagerbestand ist die Summe der Bewegungen. Vier Bewegungsarten genügen: Zugang, Abgang, Umlagerung zwischen Lagern und Inventurkorrektur. Der Zugang ist die Lieferung aus dem Einkauf oder die Rückgabe eines ausgebauten, intakten Teils; der Abgang ist der Verbrauch im Arbeitsauftrag oder eine Ausgabe zu anderem Zweck; die Umlagerung ist der Transport zwischen Baustellen; die Inventur schließlich korrigiert die Differenz zwischen physischer Zählung und Systembestand.
In einer Struktur mit mehreren Baustellen wird der Bestand je Lager getrennt geführt, der Teilestammsatz bleibt jedoch gemeinsam. So wird sichtbar, dass ein Teil, das auf einer Baustelle fehlt, auf einer anderen im Überschuss liegt, und statt zu bestellen wird umgelagert. Die Inventur sollte regelmäßig erfolgen, aber nicht für das gesamte Lager auf einmal, sondern rollierend nach Teilegruppen; so bleibt die Genauigkeit erhalten, ohne das Lager zu sperren. Wird jede Bewegung mit Benutzer und Zeitpunkt gespeichert, lassen sich Diskussionen anhand der Belege klären.
Bewertung und Bestellanforderung
Dasselbe Teil wird zu verschiedenen Zeitpunkten zu verschiedenen Preisen beschafft; deshalb braucht es eine Entscheidung, zu welchem Preis das verbrauchte Teil bewertet wird. Für Baustellenlager ist der gleitende Durchschnittspreis am praktischsten: Bei jedem Zugang werden der Wert des vorhandenen Bestands und der Wert des Zugangs addiert, durch die Gesamtmenge geteilt und daraus die neuen Stückkosten gebildet. Der Verbrauch wird zu diesem Wert gebucht. Das Verfahren erspart die manuelle Preiseingabe und sorgt dafür, dass die Materialkosten im Maschinenkostenbericht von selbst schlüssig sind.
Die Bestellanforderung entsteht aus der Meldung über den Mindestbestand und durchläuft die Schritte Entwurf, Anforderung, Bestellung und Lieferung. In welchem Schritt sich die Anforderung befindet, wirkt sich auch auf den Wartungsplan aus: Ist bekannt, wann der bestellte Filter eintrifft, lässt sich der Wartungstermin entsprechend legen. Der Schritt Lieferung wird zum Lagerzugang, und der Kreislauf schließt sich.
So löst Reper Ops das
In Reper Ops tragen die Teilestammsätze die Maschinentypen, zu denen sie passen; der Meister wählt für den Arbeitsauftrag aus der Liste das Teil, das zu dieser Maschine gehört, und das Einfügen eines falschen Teils wird von vornherein verhindert. Beim Öffnen des Arbeitsauftrags wird das Teil im Lager reserviert, nach Abschluss der Arbeit vom Bestand abgebucht und mit dem gleitenden Durchschnittspreis den Kosten der Maschine zugeordnet. Zugang, Abgang, Umlagerung zwischen Lagern und Inventur werden in einem Modul geführt; mehrere Lager werden mit getrennten Beständen verwaltet. Für ein Teil unterhalb des Mindestbestands geht eine Benachrichtigung an Lager und Einkauf, dieselbe Meldung erscheint in der Übersicht. Die Bestellanforderung wird über Entwurf, Anforderung, Bestellung und Lieferung verfolgt; der Bestandsbericht liefert Menge und Lagerwert je Lager und je Teil als Excel und PDF.