Cum se calculează decontul chiriei unui utilaj închiriat

Pregătirea pontajului zilnic pentru decont

Înainte de decont, pontajul trebuie să fie gata de închidere. Pentru fiecare zi se verifică starea utilajului, durata de lucru, valoarea contorului, operatorul și, dacă este nevoie, explicația. Starea lucrat nu este suficientă singură. Într-un contract orar contează orele acceptate între începutul și sfârșitul turei; într-un contract zilnic contează condiția în care ziua se consideră întreagă, parțială sau nulă.

Aprobarea este ultima poartă a calității datelor. Șeful de șantier corectează ciorna zilnică în funcție de realitatea din teren și o aprobă. Când o zi aprobată este modificată ulterior, ea trebuie să revină la starea de ciornă; altfel, un decont aprobat anterior se poate schimba pe nesimțite. Blocarea lunii trebuie aplicată abia când toate zilele din domeniu sunt aprobate. Chiar și o singură zi lipsă trebuie să împiedice aprobarea perioadei.

Faceți verificarea în ordine cronologică. Mai întâi vedeți dacă există o revenire înapoi sau un salt neobișnuit al contorului. Apoi comparați orele staționărilor din cauza defecțiunilor și a accidentelor cu pontajul. Confirmați că ziua cu înregistrare de transfer este marcată în transport, că alocarea operatorului este legată de tura corectă și că nu s-a generat din greșeală activitate într-o zi de sărbătoare. Lăsarea unei scurte justificări la fiecare corecție accelerează discuția de la sfârșit de lună.

• Fiecare zi este legată de o singură clasă principală de decont?
• Într-un contract orar, orele acceptate sunt în acord cu contorul și cu înregistrarea turei?
• Începutul și sfârșitul staționărilor din cauza defecțiunilor și a accidentelor sunt clare?
• Zilele în transport și cele fără activitate au fost numărate din greșeală ca lucrate?
• Au rămas în perioadă zile în stare de ciornă sau lipsă?

Reguli de decizie pentru zilele facturate și cele deduse

Facturarea unei zile nu înseamnă că utilajul a fost neapărat în producție. Unele contracte includ în chiria zilnică utilajul ținut pregătit în așteptare; altele acceptă numai zilele de lucru efectiv. De aceea, pentru fiecare dintre stările lucrat, în așteptare sau în rezervă, defect, accidentat, în transport și fără activitate, contractul trebuie să prevadă un corespondent explicit în decont. Acționați după regula semnată, nu după obișnuința generală.

La o deducere pentru defecțiune se pun două întrebări: utilajul a fost cu adevărat de nefolosit și deduce contractul această staționare din chirie? O scurtă pauză de mentenanță nu este același lucru cu o indisponibilitate de o zi întreagă. În contractul orar se lucrează pe durată, iar în cel zilnic după regula zilei întregi sau parțiale. Punerea la dispoziție a unui utilaj de înlocuire poate influența separat calculul deducerii; dacă acest aspect nu este definit în contract, părțile trebuie să cadă de acord înainte de închiderea perioadei.

În cazul accidentelor, repartizarea culpei este importantă. Se poate stabili în contract că staționarea după un accident nu se deduce din chirie dacă vina aparține chiriașului și că se poate deduce dacă vina aparține locatorului. Dacă vina nu a fost încă stabilită, nu transformați imediat ziua într-o deducere definitivă; încadrați-o în așteptarea verificării. Dacă închiderea perioadei este obligatorie, urmăriți separat suma disputată, cu o notă clară, și consultați un specialist în funcție de contractul dumneavoastră și de legislație.

• Lucrat: se facturează în funcție de orele sau zilele acceptate.
• În așteptare sau în rezervă: se facturează sau se deduce conform clauzei de punere la dispoziție.
• Defect: se caută împreună indisponibilitatea și clauza de deducere pentru defecțiune din contract.
• Accidentat: nu se trece într-o clasă definitivă până nu se clarifică partea vinovată și clauza din contract.
• În transport: se evaluează după responsabilitatea expedierii și după regula de început și sfârșit al chiriei.
• Sărbătoare sau fără activitate: se aplică calendarul și regula de punere la dispoziție din contract.

Exemplu numeric de decont, pas cu pas

Cifrele de mai jos sunt doar un exemplu. Într-o lună de treizeci de zile, chiria zilnică este de 12.000 TL. În pontaj apar 22 de zile lucrate, 4 zile de rezervă facturate conform contractului, 3 zile de defecțiune și 1 zi de accident. Contractul include în factură zilele în care utilajul a lucrat și a rămas pregătit în rezervă; deduce zilele de defecțiune imputabile locatorului. În accident, vina aparține chiriașului, așa că ziua respectivă nu se deduce din chirie.

Primul pas este integritatea perioadei: 22 plus 4 plus 3 plus 1 este egal cu 30 de zile. Al doilea pas este aflarea zilelor facturate: 22 de zile de lucru plus 4 zile de rezervă plus 1 zi de accident cu vina chiriașului este egal cu 27 de zile. Al treilea pas este aflarea zilelor deduse: 3 zile de defecțiune. Decontul lunar așteptat este 27 înmulțit cu 12.000 TL, adică 324.000 TL. Suma lunii întregi este 30 înmulțit cu 12.000 TL, adică 360.000 TL, iar deducerea pentru defecțiune este 3 înmulțit cu 12.000 TL, adică 36.000 TL. Calculul de control dă 360.000 TL minus 36.000 TL egal cu 324.000 TL.

Presupunem acum că aceeași perioadă este legată de un contract orar cu un minim lunar de 200 de ore. Tariful orar din exemplu este de 1.500 TL, iar lucrul efectiv acceptat este de 170 de ore. Raportul dintre cele trei zile deduse și perioada de treizeci de zile este 3 împărțit la 30, adică 10 %. Minimul ajustat este 200 înmulțit cu 90 %, adică 180 de ore. Orele de facturat sunt minimul ajustat de 180 de ore, nu cele 170 de ore efective. Suma așteptată este 180 înmulțit cu 1.500 TL, adică 270.000 TL. Dacă nu s-ar fi făcut reducerea minimului, suma ar fi fost de 300.000 TL; efectul deducerii a trei zile se vede astfel ca 30.000 TL.

În acest exemplu, rezultatele zilnic și orar sunt modele de contract alternative; ele nu se adună pe aceeași factură. Modelul care se aplică se stabilește din contract. Pentru verificarea aritmetică, refaceți calculul a doua oară, atât din unitățile facturate direct, cât și scăzând deducerea din suma întreagă.

• Rezultatul modelului zilnic: 27 de zile și 324.000 TL
• Rezultatul modelului orar: minim ajustat de 180 de ore și 270.000 TL
• Verificare: suma zilelor clasificate trebuie să fie egală cu numărul de zile din perioadă
• Verificare: suma întreagă minus deducerea trebuie să fie egală cu decontul calculat direct

Încadrarea corectă a cazurilor particulare

Într-un contract care începe la mijlocul lunii, luarea întregii luni la numitor este o greșeală. De exemplu, dacă contractul a început la 11 octombrie, perioada are 21 de zile, între 11 și 31 octombrie. Dacă minimul de ore este definit lunar, metoda de calcul proporțional trebuie să fie clară în contract. Proporționalizarea după zile calendaristice, zile lucrătoare sau un coeficient fix dă rezultate diferite. În loc să aplicați propriile ipoteze, înregistrați metoda acceptată de părți.

Dacă în aceeași zi există și lucru, și defecțiune, orele evenimentelor sunt hotărâtoare. Dacă utilajul a lucrat șase ore și s-a defectat în ultimele două ore ale turei, într-un model orar pot apărea șase ore de lucru și două ore de staționare. Într-un model zilnic este nevoie de o regulă din contract, precum ziua întreagă, jumătatea de zi sau un prag minim de lucru. Atât deducerea întregii zile cu o singură etichetă de defecțiune, cât și ignorarea defecțiunii și trecerea unei zile întregi pot fi greșite.

Dacă luna se schimbă în timp ce utilajul este pe drum, începutul și sfârșitul transportului trebuie împărțite corect între cele două perioade. Cărui proiect și cărei părți îi aparține ziua de transport depinde de responsabilitatea expedierii. Într-un accident în care vinovatul este incert, folosiți o stare provizorie; când vine decizia definitivă, ziua respectivă trebuie readusă în ciornă, aprobată din nou, iar decontul afectat trebuie recalculat. Dacă este nevoie de o corecție într-o perioadă blocată, trebuie aplicat un proces de redeschidere autorizat și trasabil.

Compararea cu factura și repartizarea pe costul proiectelor

Când sosește factura locatorului, nu comparați doar totalul general. Perioada facturii, prețul unitar, zilele sau orele facturate, liniile de deducere și, dacă există, suma pentru așteptare trebuie verificate separat. Dacă diferența dintre suma așteptată și cea din factură este etichetată ca diferență de cantitate, de preț, de clasificare sau de perioadă, discuția devine concretă. Pentru aspecte fiscale și contabile, consultați un specialist în funcție de contractul dumneavoastră și de legislație.

Suma aprobată a perioadei pentru un utilaj închiriat poate fi repartizată pe proiectele la care a lucrat, cu ponderea pontajului. De exemplu, într-o perioadă de 324.000 TL, să presupunem 18 zile ponderate înregistrate pentru Proiectul A și 9 zile ponderate pentru Proiectul B. Ponderea totală este de 27 de zile. Partea Proiectului A este 324.000 înmulțit cu 18 împărțit la 27, adică 216.000 TL; partea Proiectului B este 324.000 înmulțit cu 9 împărțit la 27, adică 108.000 TL. Suma celor două părți, 324.000 TL, este egală cu suma perioadei.

La utilajele proprii abordarea este alta. Se folosesc orele de lucru înmulțite cu prețul unitar sau zilele lucrate înmulțite cu prețul unitar; dacă este definită în contract, suma pentru ziua de așteptare se adaugă separat. Puteți arăta metodele pentru utilajele închiriate și pentru cele proprii în același raport, dar nu amestecați temeiurile de calcul. Dacă sunt implicate mai multe monede, urmăriți-le separat, fiecare în moneda ei.

• Perioada facturii este aceeași cu perioada pontajului?
• Prețul unitar corespunde versiunii în vigoare a contractului?
• Cantitatea de zile sau de ore provine din pontajul aprobat?
• Motivul și suma deducerii sunt confirmate printr-o înregistrare?
• Suma părților de proiect este egală cu suma perioadei?

Greșeli frecvente

Cea mai răspândită greșeală este să consideri singură diferența totală a contorului de la sfârșitul lunii drept decont. Contorul susține cantitatea de lucru; el nu explică responsabilitatea pentru defecțiune, vina din accident sau căruia dintre părți îi aparține ziua de transport. A doua greșeală este deducerea automată a fiecărei zile de defecțiune. Pentru deducere se caută împreună înregistrarea indisponibilității și condiția din contract.

A treia greșeală este închiderea perioadei cât timp mai există zile în ciornă. Dacă o zi neaprobată se schimbă mai târziu, se schimbă și factura, și repartizarea pe proiecte. A patra greșeală este aplicarea integrală a minimului lunar de ore în pofida zilelor deduse. Dacă într-un contract orar s-a convenit reducerea minimului proporțional cu zilele deduse, acest raport trebuie arătat clar. A cincea greșeală este rotunjirea fracțiilor la fiecare pas intermediar, ceea ce creează o diferență în totalul pe proiecte. Păstrați precizia suficientă și rotunjiți doar la prezentarea finală.

Ultima greșeală este trecerea discretă a unei zile disputate în contul uneia dintre părți. Situații precum un accident cu vinovat incert, o înregistrare de livrare lipsă sau un transport la cumpăna a două luni trebuie ținute într-o listă separată de verificare. Faptul că incertitudinea devine vizibilă nu este o slăbiciune, ci o condiție a auditabilității.

• Considerarea totalului contorului drept decont în sine
• Deducerea tuturor zilelor de defecțiune fără a consulta contractul
• Aprobarea perioadei cât timp există zile în ciornă
• Neajustarea minimului de ore după proporția zilelor deduse
• Lăsarea repartizării pe proiecte nereconciliată cu suma perioadei
• Finalizarea zilelor disputate fără explicații

Lanțul de înregistrare și aprobare cu Reper Axis

Reper Axis generează pentru fiecare utilaj o ciornă de pontaj zilnic din citirile contorului, din înregistrările de staționare, din mișcările de transfer și expediere și din alocarea operatorului. Șeful de șantier o corectează în funcție de realitatea din teren și o aprobă. La sfârșitul lunii, dacă toate zilele sunt aprobate, perioada poate fi blocată. Revenirea la ciornă a unei zile aprobate care a fost modificată împiedică schimbarea pe nesimțite a temeiului de calcul.

În decontul chiriei, zilele de facturat și cele de dedus se separă după regula contractului. Într-un contract orar, minimul de ore poate fi redus proporțional cu zilele deduse. Dacă în perioadă există zile neaprobate, aprobarea nu se finalizează. Factura locatorului se compară cu suma așteptată rezultată din pontajul aprobat. Suma perioadei unui utilaj închiriat se repartizează, de asemenea, pe zile și pe proiecte cu ponderea pontajului.

Sistemul reunește datele din teren și lanțul de calcul; nu interpretează în locul dumneavoastră clauza din contract. De aceea, înainte de punerea în aplicare, clarificați cu părțile dicționarul stărilor, regulile de deducere și responsabilii cu aprobarea.