Сначала проверка, потом запись
В Reper Axis запись о приёмке в момент сохранения увеличивает поставленное количество в строке заказа; если модуль запасов включён, оприходует запчасть на склад; если заказ основан на заявке на материалы, обновляет её выполненное количество. Отдельного поля «отклонённое количество» в записи нет: количество, которое вы вносите в строку, считается принятым. Поэтому карантин организуется не в системе, а на площадке: до окончания проверки груз ждёт в зоне карантина, а запись вносится после принятия решения.
Порядок проверки
- Сверьте накладную с заказом: совпадают ли поставщик, позиции и количество с заказом?
- Пересчитайте груз; если количество в накладной и фактическое различаются, за основу берите фактическое.
- Визуальный контроль и проверка размеров: маркировка, номер OEM, размер, повреждение упаковки, коррозия.
- Примените план выборочного контроля (пример плана ниже).
- Примите решение: приёмка, частичная приёмка или отказ.
- Внесите принятое количество в запись о приёмке: номер и дату накладной, количество по строке, при необходимости примечание к строке.
Замечание → решение → запись
Таблица ниже показывает, как типичные замечания отражаются в записи (цифры — пример):
- Недопоставка: заказано 20 шт., пришло 14 → в запись вносится 14; заказ остаётся в статусе «Частично поставлен», оставшиеся 6 ожидаются со следующей отгрузкой. В примечании к строке указывают количество по накладной и по факту.
- Излишек: пришло 24 шт. → запись не может превысить количество в заказе («Поставленное количество превышает заказ»). Излишек не принимайте или оформите отдельный заказ.
- Повреждённый, не тот или не соответствующий размерам товар → в запись не вносите; промаркируйте в зоне карантина и письменно уведомите поставщика. Когда придёт замена, её проверяют заново и только после этого вносят в запись.
- Результат проверки неясен (ждёте замеров или согласования) → запись не вносите; запчасть, которой нет на складе в учёте, нельзя зарезервировать под наряд, и это защищает от установки не той детали.
- Поставка без накладной → номер накладной в записи необязательное поле; правило устанавливаете вы: без накладной груз не принимается.
Пример плана выборочного контроля
Если плана на бумаге нет, каждая поставка превращается в спор. Приведённый план — пример; измените его в соответствии с вашей процедурой качества:
- В партии от 1 до 10 шт. проверяются все.
- В партии от 11 до 50 шт. проверяются 5 шт.
- В партии от 51 шт. проверяются 8 шт.
- Если в выборке нашлась одна бракованная деталь, проверяется вся партия.
Если запись внесена неверно
Запись о приёмке можно отменить, но есть условия: указывается причина отмены (от 3 до 500 символов); если по количеству выставлен счёт, отменить нельзя; если принятая запчасть уже израсходована в наряде или связанный наряд завершён, отменить нельзя; если на складе не осталось количества для отмены, отменить нельзя.
Даже если отмена возможна, след в себестоимости остаётся. Пример: на складе 4 шланга со средней себестоимостью 4 500 условных единиц; записью о приёмке оприходовано 10 шлангов по цене заказа 5 000. Средняя составит (4 × 4 500 + 10 × 5 000) ÷ 14 = 4 857. Если позже выяснится, что 3 шланга бракованные, запись можно отменить целиком, и запас вернётся, но среднюю себестоимость меняет только приход, а расход к прежнему значению её не возвращает; искажённое среднее со временем размывается последующими приходами. Проверка до записи обходится намного дешевле, чем путь через отмену.
Запись влияет и на того, кто открыл заявку: выполненное количество связанной заявки на материалы растёт, и заявитель считает, что деталь пришла. Ошибочная приёмка — это ложная уверенность на объекте.
Счёт после записи
Принятое количество становится верхней границей для счёта: счёт не может покрывать больше, чем получено. Правила сопоставления описаны в руководстве трёхстороннее сопоставление счёта поставщика, а влияние прихода на склад на запас и среднюю себестоимость — в материале учёт запчастей на складе объекта.
