كيفية تتبع مخزون قطع الغيار: دليل مستودع موقع العمل

قائمة الأجزاء الحيوية ومستويات المخزون الدنيا

ليس كل قطعة مكانها على الرف. القطعة الحيوية هي تلك التي يؤدي غيابها إلى توقف الآلة ويستغرق توفيرها وقتًا: فلاتر الزيت والهواء والوقود، والخراطيم الهيدروليكية، والأحزمة، والبطاريات، والمسامير والبطانات التي تتآكل بسرعة. لإعداد القائمة، انظر إلى العناصر التي تم استهلاكها بشكل متكرر في أوامر العمل خلال العام الماضي، وإلى الأعطال التي استغرقت وقتًا أطول في الإصلاح.

المستوى الأدنى هو نقطة إعادة الطلب. اضرب متوسط الاستهلاك الشهري في مهلة التسليم وأضف هامش أمان صغيرًا: فالتصفية التي تعتمد على مهلة تسليم مدتها أسبوع واحد واستهلاك أربع وحدات شهريًا ستؤدي إلى رقم يبلغ حوالي اثنتين. يُدرج هذا الرقم في بطاقة القطعة، ويؤدي ظهور تنبيه عند تجاوز هذا المستوى إلى التخلص من الحاجة إلى العد اليدوي.

توافق الآلة وبطاقة قطع الغيار

تُعد بطاقة القطعة بمثابة هوية القطعة: الرمز، الاسم، الوحدة، رمز المورد، المستوى الأدنى، وقبل كل شيء، أنواع الآلات التي تتوافق معها. فبدون بيانات التوافق، قد يضيف الفني مرشحًا خاطئًا أو يعود إلى الكتالوج. يتم تحديد التوافق حسب مجموعة الآلات أو حسب العلامة التجارية والطراز، وقد يتوافق مرشح واحد مع عدة طرازات.

اتفق على نظام الترميز مسبقًا. حدد ما إذا كنت ستعتمد على رمز المورد، أو رمز الشركة المصنعة الأصلي، أو الرمز الداخلي الخاص بك؛ فخلطها يؤدي إلى وجود نفس القطعة تحت بطاقتين منفصلتين. كما أن الإشارة إلى القطع المكافئة على البطاقة تمنح قسم المشتريات مزيدًا من المرونة.

الحجز والاستهلاك في أمر عمل

أمر العمل هو الجسر الذي يربط بين المخزون والصيانة. فعندما يتم التخطيط لأمر عمل ما، يتم حجز قطع الغيار من المستودع حتى لا تستولي عليها مهمة أخرى، ويجد الفني قطع الغيار جاهزة في انتظاره. وعند الانتهاء، يتم استهلاك قطع الغيار المحجوزة، وينخفض الرصيد، ويتم قيد التكلفة على الآلة. ولا حاجة إلى إصدار قسيمة صرف منفصلة.

تساعد الانضباطية في الحجز على تجنب خطأين شائعين: قطعة يُفترض أنها متوفرة لكنها قد تم تخصيصها بالفعل لمشروع آخر، وقطعة تم استخدامها لكن لم يتم تسجيلها، فتظل تظهر على أنها متوفرة. وعندما تنتقل قائمة قطع الغيار الخاصة ببرنامج الصيانة إلى أمر عمل، تصبح احتياجات الخدمات المخطط لها واضحة قبل أسابيع من موعدها.

حركات المستودع وجرد المخزون

رصيد المخزون هو مجموع حركاته، ويكفي ذكر أربعة أنواع: إيصال، وصرف، ونقل بين المستودعات، وتعديل جرد المخزون. الإيصال هو عملية تسليم أو إعادة قطعة قابلة للصيانة بعد إزالتها؛ والصرف هو الاستهلاك في أمر عمل؛ والنقل هو نقل القطع بين المواقع؛ وتصحيح الجرد هو تصحيح الفرق بين العدد الفعلي والعدد المسجل في النظام.

في هيكل متعدد المواقع، يحافظ كل مستودع على رصيده الخاص بينما يتم مشاركة بطاقة قطع الغيار؛ لذا يمكن تغطية النقص في أحد المواقع بالفائض في موقع آخر، ويحل النقل محل الشراء. قم بالجرد بانتظام، ولكن على شكل مجموعات متناوبة بدلاً من جرد المستودع بأكمله دفعة واحدة، وسجل من قام بكل حركة ومتى تمت.

تحديد التكاليف وطلبات الشراء

يتم شراء نفس القطعة بأسعار مختلفة، لذا عليك تحديد كيفية احتساب تكلفة القطعة المستهلكة. بالنسبة لمستودعات مواقع العمل، يُعد متوسط التكلفة المرجح هو الأكثر عمليةً: عند كل إيصال، تُجمع القيمة المتوفرة والقيمة المستلمة، ثم تُقسمان على الكمية الإجمالية للحصول على تكلفة وحدة جديدة. ويتم تسجيل الاستهلاك بتلك القيمة.

ينشأ أمر الشراء من تنبيه مستوى الحد الأدنى، ويتم متابعته عبر مراحل المسودة، والطلب، والطلبية، والتسليم. ويتم إدراج حالة الطلب في خطة الصيانة: فمعرفة موعد وصول الفلتر المطلوب يتيح لك تحديد موعد الصيانة بناءً عليه. ويصبح التسليم إيصالًا للمخزون، وبذلك تكتمل الدورة.

كيف يتم ذلك باستخدام Reper Mass

في Reper Mass، تحتوي بطاقات قطع الغيار على أنواع الآلات التي تناسبها، بحيث يختار الفني من قائمة مقتصرة على قطع الغيار التي تناسب تلك الآلة. يتم حجز قطع الغيار عند فتح أمر العمل، ويتم خصمها عند الانتهاء وتسجيلها في حساب الآلة بالتكلفة المتوسطة المرجحة. تُجمع عمليات الإيصال والتسليم والنقل بين المستودعات وجرد المخزون في وحدة واحدة، وتُدار المستودعات المتعددة بأرصدة منفصلة. وعندما ينخفض مستوى مخزون قطعة ما عن الحد الأدنى، يتم إخطار المستودع وقسم المشتريات، وتظهر القطعة في لوحة التنبيهات. تمر طلبات الشراء بمراحل المسودة والطلب والطلبية والتسليم، ويقوم تقرير المخزون بتصدير الكمية وقيمة المخزون إلى Excel وPDF.