Kiralık İş Makinesinde Bakım Sorumluluğu: Kim Neyi Üstlenir?

Sık görülen dağılım: kalem kalem

Aşağıdaki dağılım yaygın bir başlangıç noktasıdır, kural değildir. Her satırın sonundaki soru, sözleşmede açıkça cevaplanması gereken noktayı gösterir.

• Periyodik bakım ve sarf malzemesi (yağ, filtre): genellikle kiralayan. Hangi saat aralığında, kim tarafından ve hangi parçalarla yapılacak?
• Yakıt ve gres: kuru kiralamada kiracı. Gres noktalarının günlük bakımı operatörün işi mi, kiralayanın mı?
• Aşınan parçalar (kova dişi, palet, kesici uç): genellikle kiracı. Aşınma sınırı ölçüyle yazılmazsa tartışma çıkar.
• Normal kullanımda arıza onarımı: genellikle kiralayan. Müdahale ve yedek makine süresi saat ya da gün olarak yazılmış mı?
• Operatör hatasından doğan hasar: genellikle kiracı. Operatör kimin elemanıysa onun sorumluluğu mu, makineyi kullanan tarafın mı?
• Kaza: kusura göre. Kusur kim tarafından, hangi belgeyle belirlenecek; sigorta payı kime ait?

Sözleşmede cevabı bulunması gereken sekiz soru

Bir kiralama sözleşmesini imzalamadan önce aşağıdaki soruları sırayla sorun. Cevabı belirsiz kalan her soru, ay sonunda hakediş tartışmasına dönüşür.

• Periyodik bakım hangi sayaç değerinde yapılacak ve bakım günü kira süresinden düşecek mi?
• Arıza bildirimi hangi kanaldan, kime ve hangi saate kadar yapılırsa kesinti saymaya başlar?
• Kesinti saat bazlı mı, tam gün bazlı mı sayılır? Yarım gün çalışan makine için kural nedir?
• Onarım süresi sınırı ve yedek makine yükümlülüğü var mı?
• Aşınan parça sınırı hangi ölçüyle belirleniyor?
• Operatör hatası ile üretim kusurunu kim, hangi kayıtla ayıracak?
• Kaza durumunda kira süresi duruyor mu, kusur nasıl belirleniyor?
• İade anında kontrol nasıl yapılacak, itiraz süresi kaç gün?

Arızada kira kesintisi: örnek bir durum

Örnek: günlük bedel 10.000 TL, makine ayın 12. günü sabah arızalanmış ve arıza kaydı o gün 08:00 de açılmış. Onarım 15. gün 17:00 de bitmiş; makine o gün yarım çalışmış. Sözleşme tam gün sayıyorsa 12, 13 ve 14. günler kesilir: 3 × 10.000 = 30.000 TL. 15. gün için sözleşmede yarım gün kuralı yoksa her iki taraf farklı hesap yapar ve tartışma o günde toplanır.

Kayıt tarafında zincir şöyle kurulur: arıza kaydında Makine çalışabilir mi sorusu Hayır seçilince duruş otomatik açılır, işin bitiminde Makine çalışır durumda işareti duruşu kapatır. Makine Puantajı modülünde Arızalı ve Bakımda durumları varsayılan olarak Kiradan düşer işaretiyle gelir; Kısmi çalıştı günü ise faturalanır. Sözleşme düzeyinde ayrıca Duruş günleri kiradan düşülsün seçeneği bulunur; kapalı bırakılan sözleşmede duruş kesinti yaratmaz. Sistem gün esasıyla çalışır, saat toleransı gibi özel koşullar sözleşme metninde kalır ve farkı ilgili gün açıklamasına yazılır. Kesintinin tutara nasıl yansıdığı hakediş hesabı rehberinde adım adım anlatılıyor.

Teslim ve iade anındaki delil

Hasar mı aşınma mı sorusu iade günü cevaplanır ve cevap teslim gününün kaydına dayanır. Teslimde makine kartına dört şey girilir: sayaç değeri, her yönden fotoğraf, kova dişi ya da palet gibi aşınan parçaların ölçüsü ve sözleşmenin ekli dosyası.

Makinenin Fotoğraflar sekmesi görselleri tutar, Sözleşmeler sekmesi Dosya alanıyla sözleşmeyi makineyle birlikte saklar. Aşınan parça için kural basit: teslimde 62 mm ölçülen dişin iade ölçüsü sözleşmedeki sınırın altındaysa aşınma tartışması ölçüyle kapanır. Ölçü yoksa fotoğraf ve sayaç farkı kalır. Planlanan ve Fiili iade tarihi alanları kira süresini kapatır; iade tarihi girildiğinde sonrası kira dönemine girmez.

• Teslimde: sayaç, fotoğraflar, aşınan parça ölçüsü, mevcut hasarların listesi.
• Kullanım süresince: her arıza fotoğrafla ve sayaçla kaydedilir.
• İadede: aynı fotoğraf açıları, sayaç, ölçüler; fark varsa aynı gün yazılı itiraz.

Bakımı kiralayan yapıyorsa kaydı yine siz tutun

Bakım kiralayanın üzerindeyse bile bakımın zamanında yapıldığını gösteren kayıt sizde olmalıdır. Kiralık makineye de bakım programı atanır; sayaç değeri tetikleyici olur ve Bakım panelinde yaklaşan ve geciken kalemler görünür. Kiralayanın servisi geldiğinde iş dış servis olarak kaydedilir.

Bu kayıt anlaşmazlıkta işe yarar. Örnek: yağ değişimi 500 saatte yapılmalıydı, kiralayanın servisi 540 saatte geldi ve 20 saat sonra motor arızalandı. Sayaç geçmişi ve bakım panelindeki gecikme, bakımın 40 saat gecikmiş olduğunu iki tarafın da göreceği biçimde gösterir. Kayıt yoksa elinizde yalnızca hatıra kalır.

Kiralayanla aylık görüşmeye tek sayfa götürmek

Ay sonu hakediş görüşmesi, kayıtlar önceden toplanmışsa kısa sürer. Her kiralık makine için aşağıdaki beş başlığı hazırlayın; her biri makine kartından ya da arıza ve bakım listelerinden alınabilir. Aynı sayfa, kiralayanın kesinti itirazına karşı da ilk cevabınız olur.

Örnek: üç kiralık makine, bir ay. Birinde iki arıza günü, birinde geciken bir yağ bakımı, birinde kaza kaydı var. Sayfada makine başına birer satır ve her satırda tarih, sayaç değeri ve ilgili kayıt numarası bulunursa tartışma kayıt numarasıyla yürür, hatırayla değil.

• Açık ve kapanan arızalar: bildirim saati, makinenin çalışabilirlik durumu, kapanış saati.
• Bakım durumu: son bakımın sayaç değeri ve Bakım panelindeki geciken ya da yaklaşan kalem.
• Kesinti günleri: puantajdaki Arızalı, Bakımda ve Kazalı gün sayıları.
• Sayaç farkı: kiralayanın faturasındaki saat ile sayaç kayıtlarının toplamı.
• Açık kalan itirazlar: hangi gün, hangi kayıtla tartışılıyor.

Kaza ve kusur kaydı

Kaza kaydında Kusur alanı ile Kira hakedişinden düş işareti ayrıdır: kayıt hangi tarafın sorumlu tutulduğunu gösterir, düşüm kararını sözleşmeniz verir. Ekspertiz, tutanak ve fotoğraflar kaza kaydına eklenir. Kazalı gün puantajda ayrı bir durumdur ve yalnız kazada Kira hakedişinden düş işaretliyse kesintiye girer. Kaza sonrası onarım için açılan arıza kaydı gerçek işçilik ve parça maliyetini ayrıca taşır.