Önce muayene, sonra kayıt
Reper Axis'te mal kabul kaydı kaydedildiği anda sipariş satırının teslim miktarını artırır, stok modülü açıksa parçanın ambara girişini yapar, siparişin dayandığı malzeme talebi varsa onun karşılanan miktarını günceller. Satıra girdiğiniz miktar kabul edilmiş sayılır; muayene bitene kadar mal karantina alanında bekler ve kayıt, karar verildikten sonra girilir.
Muayene sırası
- İrsaliyeyi siparişle karşılaştırın: tedarikçi, kalem ve miktar sipariştekiyle uyuşuyor mu?
- Fiziksel sayım yapın; irsaliye miktarı ile sayılan miktar farklıysa sayılanı esas alın.
- Etiketi, OEM no'yu, ölçüyü, ambalaj hasarını ve korozyonu görsel ve ölçü kontrolüyle inceleyin.
- Örnekleme planını uygulayın (aşağıdaki örnek plan).
- Karar verin: kabul, kısmi kabul ya da red.
- Kabul edilen miktarı mal kabul kaydına girin; irsaliye no ve tarihi, satır miktarı ve gerekiyorsa satır notu yazılır.
Bulguya göre karar ve kayıt
Aşağıdaki tablo tipik bulguların kayda nasıl yansıdığını gösterir (rakamlar örnek):
- Sipariş 20 adet, gelen 14 ise kayda 14 girilir; sipariş "Kısmi teslim" kalır, kalan 6 sonraki sevkte beklenir. Satır notuna irsaliyedeki ve sayılan miktar yazılır.
- 24 adet geldiyse kayıt sipariş miktarını aşamaz ("Teslim miktarı siparişi aşıyor"). Fazlayı kabul etmeyin ya da ayrı sipariş açtırın.
- Hasarlı, yanlış ya da ölçü dışı mal → kayda girmeyin; karantina alanında etiketleyin, tedarikçiye yazılı bildirin. Değişim geldiğinde yeniden muayene edilip o zaman kayda girilir.
- Muayene sonucu belirsiz (ölçüm ya da onay bekleniyor) → kayıt girmeyin; stokta görünmeyen parça iş emrine ayrılamaz, bu da yanlış parçanın kullanılmasını önler.
- İrsaliye numarası kayıtta isteğe bağlı bir alandır; irsaliyesiz sevkiyat için kuralı siz koyun: irsaliyesiz mal kabul edilmez.
Örnek bir örnekleme planı
Plan yazılı değilse her sevkiyat tartışmaya döner. Aşağıdaki plan örnektir; kendi kalite prosedürünüze göre değiştirin:
- 1-10 adetlik partide hepsi muayene edilir.
- 11-50 adetlik partide 5 adet muayene edilir.
- 51 adet ve üzerinde 8 adet muayene edilir.
- Örnekte tek kusurlu parça çıkarsa partinin tamamı muayene edilir.
Yanlış kayıt girildiyse
Mal kabul kaydı iptal edilebilir, ama koşulları vardır: iptal gerekçesi yazılır (3 ile 500 karakter arası), faturalanmış miktar varsa iptal edilemez, kabulün stoğa soktuğu parça iş emrinde tüketilmişse ya da bağlı iş emri tamamlanmışsa iptal edilemez, ambarda iptal edilecek miktar kalmamışsa iptal edilemez.
İptal edilebilse bile maliyet izi kalır. Örnek: ambarda 4 adet hortum 4.500 TL ortalama maliyetle var; sipariş fiyatı 5.000 TL olan 10 hortum kabul kaydıyla girilir. Ortalama (4 × 4.500 + 10 × 5.000) ÷ 14 = 4.857 TL olur. Sonradan 3 hortumun kusurlu olduğu anlaşılırsa kaydın tamamı iptal edilebilir ve stok geri alınır, ama ortalama maliyeti yalnız giriş değiştirir, çıkış onu eski değerine döndürmez; bozulan ortalama ancak sonraki girişlerle zamanla seyrelir. Muayeneyi kayıttan önce yapmak, iptal yolundan çok daha ucuzdur.
Kayıt, talebi açan kişiyi de etkiler: bağlı malzeme talebinin karşılanan miktarı artar ve talep sahibi parçanın geldiğini sanır.
Kayıttan sonra fatura
Kabul edilen miktar, faturanın üst sınırı olur: fatura teslim alınan miktardan fazlasını kapsayamaz. Eşleştirme kuralları tedarikçi faturasında üçlü eşleştirme rehberinde, ambar girişinin stok ve ortalama maliyete etkisi ise yedek parça stok takibi yazısında geçer.
