Почему Excel перестаёт справляться
Excel годами служит складу, пока параллельные правки, разные версии файла и раздельный учёт остатков и затрат не подрывают доверие. Чаще причиной перехода становятся необработанные выдачи, а не одна ошибка инвентаризации.
Переход — не «вставить файл за ночь». Справочники, начальные остатки и дисциплина движений — отдельные шаги. Импорт Mass разделяет предпросмотр и фиксацию.
Очистка данных перед переходом
Очистка начинается с кодов: дубли названий сводятся к одной карточке. Единицы измерения унифицируют; штука и упаковка — разные номенклатуры, иначе начальный остаток умножится неверно.
Не импортируйте ячейки, пока они не совпадают с этикетками на стеллаже. Пустые адреса тормозят комплектацию. Неиспользуемые коды оставьте в архивном листе.
Движок импорта нормализует запятую как десятичный разделитель; уберите разделители тысяч. Столбцы поставщика и производителя выровняйте по шаблону.
Шаблоны и сопоставление колонок
Для Mass есть отдельные шаблоны: номенклатура, ячейки, начальные остатки, штрихкоды, аналоги, поставщики — с примером строки и листом пояснений.
Совпадение кода обновляет карточку; пустые ячейки не затирают поля. Без кода работает сопоставление по наименованию.
Восемь из одиннадцати шаблонов — Mass; топливо, моточасы и масло — Axis. Меню «Импорт» и ярлыки списков вызывают тот же API.
Режим предпросмотра
При режим предпросмотра в базу ничего не пишется; возвращаются ошибки и предупреждения по строкам. Commit — только после приемлемого предпросмотра.
Лимит 5000 строк и пакеты по 200 строк. Каждый commit оставляет аудит-событие IMPORT.
Частые ошибки предпросмотра: неизвестная единица, дубль кода, нет склада, lot при режиме NONE. Исправьте по номеру строки и повторите preview.
Правила начальных остатков
Начальный остаток только при нуле по номенклатуре и складу. Если были движения — предупреждение; корректируйте инвентаризацией.
Склады TANK ведутся через топливный мост — импорт начальных остатков туда не пишет.
Для LOT нужны партия и срок годности; для SERIAL — серийники по количеству. Без режима учёта колонки lot бессмысленны.
Первая полная инвентаризация
Импорт остатков не закрывает Excel; полная инвентаризация фиксирует расхождения. При «слепом» счёте системное количество скрыто.
На неделе перехода минимизируйте движения. Откройте приёмки и трансfers в протоколе сессии. Не считайте новый лист Excel эталоном посреди счёта.
Для учёта партий в строке инвентаризации нужен lot; выбор lot в UI пока ограничен — планируйте отдельно.
План дня переключения
День X: финальный preview, commit, вечерняя пауза движений, утром полный счёт.
Старый Excel — только архив; уберите общий доступ, иначе снова появится «срочный» файл.
После переключения заявки, приёмки и выдачи — только в Mass. Бумажные исключения — ввод на следующий день.
Процесс в Reper Mass
В Mass: шаблон, предпросмотр, commit в одном диалоге. Начальные остатки — после справочников.
склад и запасы мастер настройки ведёт шаги справочников; импорт Excel выделен. учёт запчастей объединяет карточку, ячейки и журнал.
Журнал аудита хранит импорты; сохраняйте вывод preview для проверок.
Роли и календарь перехода
Спонсор перехода — заведующий складом; IT помогает с шаблонами и архивом preview. Еженедельные короткие совещания отмечают справочники, начальные остатки и инвентаризацию.
Закупки закрывают открытые приёмки на неделе перехода; несохранённой накладные не сливают через начальные остатки. Мастерская выдаёт только через Mass.
После переключения финансы не опираются на Excel; сохранённой инвентаризация и средняя себестоимость — источник истины.
Первый месяц — еженедельный мини-аудит импорта, открытых инвентаризаций и отрицательных остатков.
Дополнительные практические заметки
Повторная загрузка того же файла под новым именем без preview не дедуплицирует.
Не переименовывайте коды импортом — откройте новую карточку.
Справочник складов должен быть зафиксирован до импорта ячеек.
Импорт аналогов направленный; обратную связь задайте отдельной строкой.
Импорт штрихкодов отклоняет дубликаты.
Без SupplierMaterial срок пополнения останется 7 дней по умолчанию.
Commit с предупреждениями preview — только с документированным принятием риска.
В конце недели перехода архивируйте Excel только для чтения.
Подготовка к аудиту
Аудитору покажите логи preview/commit, сохранённой инвентаризацию и первый отчёт движений; Excel — только архив.