Почему затраты на ТО нельзя описать одной цифрой
На вопрос о том, как рассчитать затраты на ТО спецтехники, на большинстве объектов отвечают годовым итогом из бухгалтерии. Этот итог может быть верным, но для принятия решений его недостаточно: он не показывает, какая машина съедает деньги, какой проект несёт основную нагрузку по обслуживанию и сколько на самом деле тратится на каждый отработанный час.
Полезный расчёт затрат на ТО разделяет три вещи: статьи расходов, машину, к которой относится расход, и проект, к которому относится расход. Когда все три измерения ведутся вместе, одни и те же данные служат и мастерской, и финансовой службе, и решению об аренде.
Это руководство предлагает метод, применимый на объекте. Сначала описываются статьи расходов, затем логика распределения, после чего объясняется, какие данные нужны для расчёта стоимости часа и сравнения с арендой.
Статьи затрат на ТО: труд, запчасти, внешний сервис и прочее
Затраты на ТО складываются из четырёх основных статей. Разделить их с самого начала гораздо дешевле, чем потом искать, к чему относился тот или иной расход.
Соотношение между статьями меняется в зависимости от типа машины, её возраста и условий эксплуатации — это нормально. Важно, чтобы каждая работа могла быть записана по всем четырём статьям: пропущенная статья занижает реальную себестоимость и ведёт к неверному решению.
- Труд: часы, потраченные вашей собственной бригадой, умноженные на часовую тарифную ставку. Ставка может отличаться по проектам и включает зарплату, социальные отчисления и долю накладных расходов.
- Запчасти и расходные материалы: фильтры, масла, смазка, рукава, зубья ковша и всё остальное, что было использовано. Себестоимость списанной со склада детали должна считаться по устойчивому методу, например по средневзвешенной цене.
- Внешний сервис: суммы счетов за услуги сторонних организаций — официального дилера, выездной бригады, сварочных и токарных работ.
- Прочие статьи: перевозка и тягач, аренда оборудования, расходы на выезд на объект, часть работ, не покрытая гарантией, и другие затраты, напрямую связанные с работой.
Распределение затрат по машинам и проектам
Каждый расход должен быть записан на конкретную машину. Без учёта по машинам невозможно понять, какая единица техники выработала свой экономический ресурс и какая модель обходится дороже. Даже общие работы в мастерской можно разнести долями на соответствующие машины.
Второе измерение — проект. За год машина может работать на нескольких объектах; если расходы на обслуживание относятся на тот проект, где она работала в этот период, рентабельность проекта читается корректно. Расходы на перевозку при переброске между объектами тоже входят в себестоимость отдельной статьёй.
Самый необременительный способ распределения — фиксировать расход там, где он возникает. При закрытии заказ-наряда машина и проект уже известны; если часы труда, использованные запчасти и сумма внешнего сервиса записываются в этот момент, распределять расходы задним числом не приходится.
Как найти затраты на ТО в расчёте на час работы
Общая сумма расходов сама по себе вводит в заблуждение, потому что машина, которая работает больше, естественным образом обслуживается чаще. Для честного сравнения затраты делятся на наработку.
Формула словами такова: затраты на ТО за час равны сумме расходов на обслуживание за период, делённой на наработку за тот же период. В качестве периода выбирают интервал вроде последних 12 месяцев или последних 1000 моточасов; короткие периоды искажает один крупный ремонт.
Обязательное условие такого расчёта — надёжные показания счётчиков. Если счётчик вносится нерегулярно, знаменатель будет неверным и цифра за час потеряет смысл. При наличии телематики наработка приходит автоматически; если её нет, пробел закрывают регулярный ввод с объекта и предупреждение о невнесённых показаниях.
- Сопоставляйте машины одной группы и близкого возраста по стоимости часа: машина с отклонением ждёт разбора.
- С возрастом стоимость часа растёт; скорость роста подсказывает, что экономический ресурс подходит к концу.
- Отмечайте гарантийные работы отдельно, иначе себестоимость новой машины будет выглядеть выше, чем она есть на самом деле.
Данные для сравнения аренды и собственной техники
Решение «арендовать или купить» без данных принимается на интуиции. Для верного выбора сравнивают затраты на ТО за час, расход топлива, долю амортизации и потери от простоя собственной машины со стоимостью месячной аренды и расходами, не входящими в арендную плату.
Затраты на ТО здесь ключевой параметр, потому что у арендованной машины большая часть обслуживания обычно остаётся на стороне арендодателя. Если реальные расходы на обслуживание собственной машины неизвестны, сравнение окажется ошибочным — в пользу собственной техники или против неё.
Арендные платежи тоже должны вестись в той же таблице расходов, в статье аренды. Тогда суммарные затраты по арендованным и собственным машинам проекта читаются в одном отчёте, а решение по следующему проекту опирается на данные.
Частые ошибки
Ошибки в расчёте затрат на ТО обычно происходят не из-за метода, а из-за дисциплины. Ниже перечислены самые распространённые.
- Ввод затрат на отдельном экране через несколько дней после завершения работы: цифры получаются неполными и округлёнными.
- Полное игнорирование труда: часы собственной бригады считаются бесплатными, а внешний сервис выглядит дорогим.
- Учёт запчастей по цене последней закупки: при колебании цен себестоимость скачет, средневзвешенная цена устойчивее.
- Забытые расходы на перевозку, тягач и переброску: при работе на нескольких объектах это заметная статья.
- Открытый доступ всех сотрудников к суммам: данные, которые не нужны бригаде на объекте, должны разделяться правами доступа.
Как это устроено в Reper Ops
Reper Ops не рассматривает себестоимость как отдельный ввод данных. При закрытии заказ-наряда потраченные часы труда умножаются на тарифную ставку проекта, зарезервированные запчасти списываются по средневзвешенной себестоимости, внешний сервис и прочие статьи добавляются в ту же карточку, а итог записывается на машину. Арендная плата и расходы на переброску между объектами вносятся в ту же карточку затрат.
Результат отображается в разрезе проекта, машины и месяца; расходы разделяются на обслуживание, неисправности, аренду и переброску. Затраты по арендованным и собственным машинам видны в одном отчёте. Валюта проекта выбирается из TRY, USD или EUR. Права на просмотр и редактирование сумм независимы друг от друга, поэтому бригада может работать, не видя цифр. При открытии неисправности гарантийный статус проверяется автоматически, и гарантийная работа выделяется отдельной отметкой.