Braucht man mit ERP noch eine Maschinenverwaltungssoftware?
Das ERP ist meist der Stammdatensatz für die finanzielle und administrative Erfassung, die Baustellensoftware der Stammdatensatz für das Ereignis an der Maschine; beide sehen dieselbe Arbeit in unterschiedlicher Auflösung. Ob mit einem ERP zusätzlich eine eigene Maschinenverwaltungssoftware nötig ist, hängt davon ab, ob Ihr ERP die Fragen auf Stunden- und Tagesebene so detailliert beantwortet, dass ein Anwender auf der Baustelle damit arbeiten kann: Welche Maschine hat an welchem Tag gearbeitet, wann stand sie still, bei welchem Zählerstand wird sie gewartet, wie viel Kraftstoff hat sie getankt.
Ist die Frage nur der Betrag am Monatsende, also wie viel Rechnung in diesem Monat für diese Maschine gebucht wurde, genügt das ERP meist. Der Unterschied liegt hier: Das ERP sieht etwas, wenn ein Beleg gebucht wird, aber nichts, wenn die Maschine stehen bleibt. Haben Sie kein ERP, sondern Excel und eine Nachrichtengruppe, wird der Vergleich anders aufgebaut; dazu lesen Sie den Ratgeber „Excel oder Software“.
Bereiche, in denen das ERP den Stammdatensatz hält
In den folgenden Bereichen erzeugt eine Baustellensoftware, die das ERP ersetzen will, von selbst Widersprüche. Die Baustellenseite verweist darauf und schreibt sie nicht neu.
- Buchhaltung und Finanzberichterstattung: Buchungsjournal, Bilanz, Aufzeichnungen als Grundlage der Steuererklärung.
- Erfassung der Bestellung im Einkauf und das Lieferantenkonto: Bestellnummer, Fälligkeit, Zahlung.
- Periodenabschluss und finanzielle Bewertung: die Monats- und Jahresabschlussarbeiten der offiziellen Aufzeichnungen.
- Anlagevermögen: Zugangswert der Maschine bei Aktivierung und Abschreibung. Für Dauer und Methode fragen Sie Ihren Steuerberater.
- Lohnabrechnung: die offizielle Erfassung von Gehalt und Arbeitgeberkosten des Personals.
Ein Ereignis an der Maschine verblasst, bis es das ERP erreicht
Beispiel: Ein Bagger blieb morgens um 9:40 Uhr wegen eines geplatzten Hydraulikschlauchs stehen und lief um 16:10 Uhr wieder. In der Baustellenerfassung ist das ein Stillstand von 6 Stunden und 30 Minuten; Maschine, Uhrzeit und Ursache sind bekannt. Im ERP erscheint dasselbe Ereignis, wenn die Rechnung für den Schlauch gebucht wird, oft erst Tage später, als eine einzige Zeile Wartungsaufwand. Die Dauer des Stillstands, das Projekt, zu dem er gehört, und ob er von der Miete abzuziehen ist, gelangen nie ins ERP.
Aufgabe der Baustellensoftware ist es, diese Augenblicke festzuhalten, die das ERP nicht sieht. Ereignisse, die an der Maschine entstehen, sind:
- Störung: wer sie wann an welcher Maschine gemeldet hat und ob die Maschine noch betriebsfähig war.
- Zählerstand: Betriebsstunden und Kilometer, die Grundlage für den Wartungszeitpunkt.
- Stundenzettel: ob die Maschine an diesem Tag gearbeitet hat, in Bereitschaft war, gestört war oder unterwegs.
- Stillstand: mit Beginn- und Endzeit sowie Ursache.
- Betankung: an welche Maschine, wie viele Liter, bei welchem Zählerstand.
- Wartungszeitpunkt: die nach dem tatsächlichen Zählerstand fällige geplante Arbeit.
Auch die Benutzer sind verschieden: Buchhalter und Polier
Die Bildschirme für Buchhaltung, Einkauf und Finanzen im ERP werden meist am Schreibtisch und anhand von Belegen genutzt. Die Benutzer der Baustellensoftware sind Polier, Maschinenführer, Maschinenverantwortliche und Bauleiter: Am Telefon oder Tablet öffnen sie alle zwei Minuten einen Eintrag, und die Person, die den Eintrag schreibt, geht oft nie ins ERP. Alle Benutzer vor Ort zu ERP-Benutzern zu machen, ist hinsichtlich Lizenz, Schulung und Bildschirmanpassung eine Aufgabe für sich; meist ist es realistischer, zuerst zu prüfen, ob sich die beiden Systeme ergänzen.
Wenn das ERP allein genügt
Nicht jedes Unternehmen braucht eine eigene Baustellensoftware. Das ERP genügt meist, wenn diese drei Punkte zugleich zutreffen:
- Die Zahl der Maschinen ist gering, sie arbeiten auf einer einzigen Baustelle, und Ihre Fragen bewegen sich auf Monatsebene: wie viel Aufwand diesen Monat für welche Maschine gebucht wurde.
- Störungs- und Stillstandsinformationen führt ohnehin eine einzige Person, und dieselbe Person gibt sie ins ERP ein; der Eintrag muss nicht auf weitere Benutzer verteilt werden.
- Die Mietabrechnung einer Mietmaschine läuft nicht über den Stundenzettel, sondern über ein festes Monatsentgelt.
Welche Daten wo entstehen und wo sie leben
Die folgende Verteilung ist das übliche Muster für ein Unternehmen mit ERP. Jede Firma passt sie an ihr eigenes ERP an; welche Anbindung gebaut wird, wird in der technischen Klärung festgelegt.
Datenverteilung zwischen ERP und Baustellensoftware
| Daten | Entstehungsort | Eigentümer des Stammdatensatzes | Was auf die andere Seite geht |
|---|---|---|---|
| Maschinen- und Anlagenkarte | ERP: Einkauf und Aktivierung | Finanzieller Teil ERP; Zähler, Dokumente und Wartung Baustellensoftware | Maschinencode, Name und Gesellschaft kommen aus dem ERP in die Baustellensoftware; Zähler und Dokumente gehen nicht ins ERP |
| Projekt und Kostenstelle | ERP | ERP | Der Projektcode kommt in die Baustellensoftware; die Maschinenkosten werden auf diesen Code geschrieben |
| Lieferanten- und Vermieterkonto | ERP | ERP | Das Konto bleibt im ERP; über welchen gemeinsamen Code Vermieter und Servicefirma in beiden Systemen zugeordnet werden, wird in der technischen Klärung festgelegt |
| Bestellung im Einkauf | Mit ERP das ERP; ohne ERP das Modul für Anforderung und Einkauf | Das System, in dem die Bestellung eröffnet wurde | Die Bestellnummer wird zur Referenz für den Eintrag auf der Baustelle; der Bedarf von der Baustelle geht als Anforderung ins ERP |
| Störungsakte und Arbeitsauftrag | An der Maschine: Maschinenführer oder Polier | Baustellensoftware | Zusammenfassung der Reparaturkosten (Arbeitslohn, Teile, externer Service) und die Störungsreferenz gehen ins ERP |
| Betriebsstunden und Zählerstand | Maschine oder Telemetrie; sonst Excel | Baustellensoftware | Auf Wunsch eine Zusammenfassung der Betriebsstunden zum Periodenende |
| Stundenzettel und Tagesstatus | Baustelle; der Entwurf entsteht aus Zählerstand und Stillstand | Baustellensoftware; der Bauleiter gibt frei | Freigegebene Monatszusammenfassung; bei einer Mietmaschine die Eingangsgröße der Mietabrechnung |
| Betankung | Betankungsstelle | Baustellensoftware (Maschine, Liter, Zählerstand) | Die Betankung wird auf die Maschine geschrieben; Kraftstoffrechnung und Lagerwert bleiben im ERP |
| Geplanter Wartungszeitpunkt | Tatsächlicher Zählerstand | Baustellensoftware | Kosten des Wartungsauftrags |
| Mietvertrag, Mietabrechnung und Zahlung | Vertrag; Abrechnungsbetrag aus dem freigegebenen Stundenzettel | Berechnung der Abrechnung Baustellensoftware; Rechnung, Fälligkeit und Zahlung ERP | Freigegebener Periodenbetrag ins ERP; Rechnung des Vermieters aus dem ERP zum Vergleich |
| Lohnabrechnung und Lohnkosten | ERP-Lohnabrechnung | ERP | Die monatlichen Arbeitgeberkosten einer Person werden in die Baustellensoftware eingegeben, in einen Stundensatz umgerechnet und als Arbeitslohn in die Störungs- und Wartungsakte geschrieben; ins ERP geht eine Zusammenfassung der Arbeitsstunden |
Woher Doppeleingaben und Abweichungen kommen
Beispiel (die Zahlen sind angenommen): Für einen Bagger zeigt die Baustellenerfassung in einem Monat 38.000 TL Reparaturaufwand; davon sind 21.000 TL Teile und externer Service und 17.000 TL interner Arbeitslohn. Im ERP stehen im Wartungsaufwandskonto desselben Monats 21.000 TL, weil der interne Arbeitslohn in der Lohnabrechnung bereits als Gehalt geführt wird. Die beiden Zahlen messen Verschiedenes, und beide können richtig sein. Die Abweichung entsteht, wenn nicht schriftlich festgehalten ist, welche Zahl die Maschinenkosten und welche der buchhalterische Aufwand ist.
Auch Doppeleingaben kommen von derselben Stelle: Der Maschinencode wird in beiden Systemen unterschiedlich geschrieben, das Projekt wird sowohl in die Baustellentabelle als auch von Hand ins ERP eingegeben, Rechnungsdatum und Ereignisdatum fallen in verschiedene Monate. Vier Regeln verhindern das meiste:
- Legen Sie für jede Datenart einen einzigen Eigentümer des Stammdatensatzes fest; die dritte Spalte der obigen Tabelle ist der Entwurf dafür.
- Maschinencode und Projektcode sollen auf beiden Seiten gleich sein; die Zuordnung externer Referenzen hält diesen Schlüssel.
- Die Daten sollen nur in eine Richtung fließen: Dasselbe Feld wird nicht von zwei Stellen geschrieben.
- Schreiben Sie die Datumsregel auf: Die Baustellensoftware arbeitet mit dem Ereignisdatum, das ERP mit dem Belegdatum. Bei einem monatlichen Vergleich wird die Abweichung zuerst bei diesen beiden Daten gesucht.
Anbindungsmuster ohne Fachjargon
Die Anbindung beruht auf fünf einfachen Ideen. Keine davon ist Voraussetzung dafür, dass die Software funktioniert; sie werden hinzugefügt, wenn der Bedarf entsteht.
- Stammdaten kommen aus dem ERP: Informationen zu Maschinen, Projekten und Gesellschaften schreibt das ERP oder eine zwischengeschaltete Software gesammelt über die API.
- Betriebsdaten gehen von der Baustelle als Zusammenfassung oder Ereignis ins ERP: Die ERP-Seite liest sie über die API.
- Zuordnung externer Referenzen: Die Nummer jeder Maschine, jedes Projekts und jedes Belegs im ERP wird im Baustelleneintrag gehalten; so wird dasselbe Objekt auf beiden Seiten erkannt.
- Änderungsfluss: Die Gegenseite liest nicht jede Nacht die ganze Liste von vorn, sondern holt nur das, was sich seit der letzten Abfrage geändert hat.
- Signierte Ereignisbenachrichtigung (Webhook): Wird eine Störung abgeschlossen oder ein Stundenzettel freigegeben, meldet das System dies an eine festgelegte Adresse; die Signatur bestätigt, dass die Benachrichtigung tatsächlich von diesem System stammt.
Stand bei SAP und API
Lesen über die API, Massenschreiben, Änderungsfluss, Zuordnung externer Referenzen und signierte Ereignisbenachrichtigung sind live; der API-Zugang ist ein lizenzabhängiges Zusatzmodul. Der SAP-Konnektor befindet sich dagegen in der Vorschau und ist nicht allgemein verfügbar. Sein Umfang wird in der technischen Klärung bestätigt; nehmen Sie vor dem Gespräch nicht an, für welche SAP-Version und welche Belegart er funktioniert. Einzelheiten finden Sie auf der Seite ERP- und SAP-Integration.
Ohne ERP schließt sich der Prozess in der Software
Haben Sie kein ERP, bleibt der Einkauf nicht auf halber Strecke stehen. Das Modul für Anforderung und Einkauf von Reper Axis führt den Prozess vom Bedarf über die Angebotsanfrage, die Freigabe nach Betragsberechtigung, die Bestellung und den Teilwareneingang bis zum Rechnungsabgleich; die Logik der Rechnungsprüfung wird im Ratgeber zum dreiseitigen Abgleich erklärt. Die Buchung bleibt weiterhin Sache Ihrer Buchhaltungssoftware und Ihres Steuerberaters; die Baustellensoftware ersetzt sie nicht.
Mit ERP die Anbindung Schritt für Schritt aufbauen
Auch mit ERP muss die Anbindung nicht am ersten Tag stehen. Die folgende Reihenfolge prüft in jedem Schritt die Richtigkeit des vorherigen:
- Laden Sie die Liste von Maschinen, Maschinenführern, Projekten und Standorten mit der Vorlage des Datenimports per Excel hoch; schreiben Sie Maschinen- und Projektcodes genauso wie im ERP.
- Lassen Sie auf einer Baustelle den Ablauf von Störung, Zählerstand und Stundenzettel laufen.
- Vergleichen Sie am Ende des ersten Monats den Wartungsaufwand im ERP von Hand mit den Kosten auf der Maschinenkarte und erklären Sie die Abweichung mit Datum und Umfang.
- Wenn sich die Abweichung schriftlich erklären lässt, fügen Sie die Stammdatenanbindung hinzu.
- Zuletzt senden Sie die Zusammenfassung der Betriebsdaten an das ERP.
