Warum Excel-Listen an Grenzen stoßen
Excel funktioniert jahrelang, bis parallele Bearbeitung, Versionschaos und getrennte Bestands-/Kostenblätter die Zuverlässigkeit mindern. Der Auslöser ist selten ein einzelner Inventurfehler, sondern Entnahmen ohne Auftrag.
Softwareeinführung ist kein nächtliches Einfügen. Stammdaten, Anfangsbestand und Bewegungsdisziplin sind getrennte Schritte. Reper Mass trennt Vorschau und Speichern.
Datenbereinigung vor dem Umstieg
Bereinigung beginnt beim Code: Doppelte Schreibweisen werden vereinheitlicht. Einheiten standardisieren; Stück versus Gebinde braucht eigene Artikel, sonst vervielfacht sich der Anfangsbestand.
Lagerplätze erst importieren, wenn Etiket und System übereinstimmen. Leere Plätze bremsen Kommissionierung. Inaktive Codes bleiben im Archivblatt.
Das Importmodul normalisiert deutsche/Türkische Kommazahlen; Tausendertrennzeichen vorher entfernen. Lieferanten- und Hersteller-Spalten an Vorlagenköpfe anpassen.
Vorlagen herunterladen und Spalten zuordnen
Mass bietet getrennte Vorlagen für Material, Plätze, Anfangsbestand, Barcodes, Alternativen und Lieferanten—mit Beispielzeile und Erläuterungsblatt.
Gleicher Code aktualisiert den Artikel; nur gefüllte Zellen überschreiben. Ohne Code greift Namensabgleich.
Acht von elf Vorlagen sind Mass; Kraftstoff-, Stunden- und Öl-Vorlagen gehören zu Axis. Import-Menü und Listen-Shortcuts nutzen dieselbe API.
Vorschau-Modus
Vorschau-Modus schreibt nichts; Zeilenfehler und Warnungen werden gelistet. Commit erst nach akzeptabler Vorschau.
Limit 5000 Zeilen und 200er-Transaktionsblöcke. Jeder Commit erzeugt ein Import-Audit-Eintrag.
Typische Vorschaufehler: unbekannte Einheit, Doppelcode, fehlendes Lager, Lot-Spalten ohne Tracking. Nach Zeilennummer korrigieren und erneut prüfen.
Regeln für Anfangsbestand
Anfangsbestand nur bei Nullbestand für Artikel und Lager. Bestehende Bewegungen erzeugen Warnung—Inventur nutzen.
TANK-Lager werden über Kraftstoff-Kopplung geführt—Anfangsbestand-Import schreibt nicht dorthin.
LOT-Artikel brauchen Lot und MHD; SERIAL erwartet je Seriennummer. Ohne Tracking-Modus sind Lot-Spalten wirkungslos.
Erste Vollinventur
Anfangsbestand allein ersetzt keine Inventur; Vollzählung gebucht Abweichungen. Bei Kör-Inventur sieht der Zähler keinen Sollbestand vorher.
Bewegungen in der Umstellungswoche minimieren. Offene Wareneingänge im Protokoll. Kein neues Excel-Blatt als Wahrheit während der Zählung.
Tracking erfordert Lot in Zählzeilen; Lot-Auswahl in der UI noch begrenzt. Cycle-Count erzeugt Lot-Zeilen.
Stichtag-Plan
Stichtag: letzte Vorschau, Commit, abendliche Bewegungspause, Vollzählung am nächsten Morgen.
Altes Excel schreibgeschützt archivieren; Freigabe entfernen. Sonst kehrt die Eil-Liste zu Excel zurück.
Danach laufen Anforderungen, Wareneingang und Entnahmen nur in Mass. Papierbelege am nächsten Tag erfassen.
Ablauf in Reper Mass
Mass-Import: Vorlage laden, Vorschau, Commit in einem Dialog. Anfangsbestand erst nach Stammdaten.
Lager- und Bestandsführung Onboarding zeigt Einheiten, Kategorien, Lager und erste Artikel. Ersatzteil-Lagerverwaltung verbindet Artikel, Plätze und Bewegungen.
Audit-Trail speichert Importe; Vorschau-Protokolle helfen bei Prüfungen.
Rollen und Migrationsplan
Sponsor ist der Lagerleiter; IT unterstützt Vorlagen und Vorschau-Archiv. Wöchentliche Kurzmeetings markieren Stammdaten, Anfangsbestand und Inventur.
Einkauf räumt offene WE in der Umstellungswoche; ungebuchte Lieferscheine nicht per Anfangsbestand. Werkstattleiter bucht Entnahmen in Mass.
Finanz nutzt nach Stichtag nicht mehr Excel-Bestandswert; gebuchte Inventur und Durchschnittskosten gelten.
Erster Monat: wöchentliches Mini-Audit zu Import, offener Inventur, Negativbestand.
Weitere Praxishinweise
Gleiche Datei unter neuem Namen ohne Vorschau dedupliziert nicht.
Artikelcodes nicht per Import umbenennen.
Lagerstamm vor Platz-Import committen.
Alternativen-Import ist gerichtet; Gegenstück separat pflegen.
Barcode-Import lehnt Duplikate ab.
Ohne Lieferanten-Material bleibt Lieferzeit bei 7 Tagen.
Commit trotz Vorschau-Warnung braucht dokumentierte Risikoakzeptanz.
Altes Excel schreibgeschützt als ZIP archivieren.
Audit-Vorbereitung
Prüfer erhalten Vorschau-Commit-Logs, gebuchte Inventur und ersten Bewegungsreport.