Wartungspflicht bei Mietmaschinen: Mieter oder Vermieter?

Übliche Aufteilung, Position für Position

Die folgende Aufteilung ist ein verbreiteter Ausgangspunkt, keine Regel. Die Frage am Ende jeder Zeile zeigt, was im Mietvertrag ausdrücklich beantwortet sein muss.

• Wiederkehrende Wartung und Verbrauchsmaterial (Öl, Filter): meist der Vermieter. In welchem Stundenabstand, von wem und mit welchen Teilen wird sie ausgeführt?
• Kraftstoff und Schmierfett: bei Miete ohne Bedienpersonal der Mieter. Ist die tägliche Abschmierung der Schmierstellen Aufgabe des Maschinenführers oder des Vermieters?
• Verschleißteile (Löffelzähne, Ketten, Schneideinsätze): meist der Mieter. Ohne messbar festgelegte Verschleißgrenze gibt es Streit.
• Reparatur von Störungen bei normalem Gebrauch: meist der Vermieter. Sind Reaktionszeit und Zeit für Ersatzmaschine in Stunden oder Tagen festgelegt?
• Schäden durch Bedienfehler: meist der Mieter. Haftet der, dessen Mitarbeiter der Maschinenführer ist, oder die Partei, die die Maschine nutzt?
• Unfall: nach Verschulden. Wer stellt das Verschulden mit welchem Dokument fest, und wem gehört der Versicherungsanteil?

Acht Fragen, die der Mietvertrag beantworten muss

Stellen Sie diese Fragen der Reihe nach, bevor Sie einen Mietvertrag unterschreiben. Jede offene Antwort wird am Monatsende zum Streit über die Abrechnung.

• Bei welchem Zählerstand wird die wiederkehrende Wartung ausgeführt, und wird der Wartungstag von der Mietzeit abgezogen?
• Über welchen Kanal, an wen und bis zu welcher Uhrzeit muss eine Störung gemeldet werden, damit der Abzug zu laufen beginnt?
• Wird der Abzug stundenweise oder tageweise gezählt? Welche Regel gilt für eine Maschine, die einen halben Tag gearbeitet hat?
• Gibt es eine Obergrenze für die Reparaturzeit und eine Pflicht zur Ersatzmaschine?
• Womit wird die Verschleißgrenze von Teilen bestimmt?
• Wer trennt Bedienfehler von Fertigungsmangel, und mit welchem Eintrag?
• Läuft die Mietzeit bei einem Unfall weiter, und wie wird das Verschulden festgestellt?
• Wie wird bei der Rückgabe geprüft, und wie viele Tage dauert die Beanstandungsfrist?

Mietabzug bei Störung: ein Beispiel

Beispiel: Die Tagesmiete beträgt 500 Euro, die Maschine fällt am 12. des Monats morgens aus, die Störungsmeldung wird am selben Tag um 08:00 Uhr angelegt. Die Reparatur ist am 15. um 17:00 Uhr abgeschlossen; die Maschine hat an diesem Tag einen halben Tag gearbeitet. Zählt der Vertrag ganze Tage, werden der 12., 13. und 14. abgezogen: 3 × 500 = 1.500 Euro. Gibt es für den 15. keine Halbtagsregel im Vertrag, rechnen beide Seiten unterschiedlich, und der Streit konzentriert sich auf diesen Tag.

Bei den Aufzeichnungen entsteht die Kette so: Wird in der Störungsmeldung die Frage „Kann die Maschine arbeiten?“ mit Nein beantwortet, öffnet sich der Stillstand automatisch, und mit der Markierung „Maschine läuft wieder“ am Ende der Arbeit wird er geschlossen. Im Modul Maschinen-Stundenzettel kommen die Zustände „Gestört“ und „In Wartung“ standardmäßig mit der Markierung „Von der Miete abziehen“; ein Tag „Teilweise gearbeitet“ wird dagegen abgerechnet. Auf Vertragsebene gibt es zusätzlich die Option „Stillstandstage von der Miete abziehen“; bei einem Vertrag, in dem sie ausgeschaltet bleibt, erzeugt der Stillstand keinen Abzug. Das System arbeitet auf Tagesbasis; besondere Bedingungen wie eine Stundentoleranz bleiben im Vertragstext, und die Abweichung wird in der Erläuterung des betreffenden Tages festgehalten. Wie sich der Abzug im Betrag niederschlägt, erklärt der Ratgeber zur Mietabrechnung für Baumaschinen Schritt für Schritt.

Nachweise bei Übergabe und Rückgabe

Ob es ein Schaden oder Verschleiß ist, wird am Rückgabetag entschieden, und die Antwort stützt sich auf den Eintrag vom Tag der Übergabe. Bei der Übergabe werden vier Dinge in der Maschinenakte erfasst: Zählerstand, Fotos von allen Seiten, Maße von Verschleißteilen wie Löffelzähnen oder Ketten und die angehängte Vertragsdatei.

Der Reiter Fotos der Maschine hält die Bilder fest, im Reiter Verträge wird der Mietvertrag über das Feld Datei zusammen mit der Maschine aufbewahrt. Für Verschleißteile gilt eine einfache Regel: Misst ein Zahn bei der Übergabe 62 mm und liegt das Rückgabemaß unter der Grenze im Vertrag, ist der Verschleißstreit mit dem Maß erledigt. Fehlt das Maß, bleiben Foto und Zählerdifferenz. Die Felder „Geplantes“ und „Tatsächliches Rückgabedatum“ schließen die Mietzeit; sobald das Rückgabedatum eingetragen ist, fällt die Zeit danach nicht mehr in die Mietperiode.

• Bei der Übergabe: Zählerstand, Fotos, Maße der Verschleißteile, Liste vorhandener Schäden.
• Während der Nutzung: jede Störung mit Foto und Zählerstand erfassen.
• Bei der Rückgabe: dieselben Fotowinkel, Zählerstand, Maße; bei Abweichung noch am selben Tag schriftlich beanstanden.

Wartet der Vermieter, führen Sie den Nachweis trotzdem

Auch wenn die Wartung beim Vermieter liegt, sollten Sie den Nachweis haben, dass sie rechtzeitig erfolgt ist. Auch einer Mietmaschine wird ein Wartungsplan zugeordnet; der Zählerstand löst die Fälligkeit aus, und im Wartungs-Dashboard erscheinen anstehende und überfällige Positionen. Kommt der Service des Vermieters, wird der Einsatz als externer Service erfasst.

Dieser Eintrag hilft im Streitfall. Beispiel: Der Ölwechsel war bei 500 Stunden fällig, der Service des Vermieters kam bei 540 Stunden, und 20 Stunden später fiel der Motor aus. Zählerverlauf und Verzug im Wartungs-Dashboard zeigen, dass die Wartung 40 Stunden zu spät war, und zwar so, dass beide Seiten es sehen. Ohne Eintrag bleibt nur die Erinnerung.

Mit einer Seite ins Monatsgespräch mit dem Vermieter gehen

Das Abrechnungsgespräch am Monatsende geht schnell, wenn die Einträge vorab gesammelt sind. Bereiten Sie für jede Mietmaschine die folgenden fünf Punkte vor; jeder lässt sich aus der Maschinenakte oder den Listen für Störungen und Wartung entnehmen. Dieselbe Seite ist auch Ihre erste Antwort auf die Beanstandung eines Abzugs durch den Vermieter.

Beispiel: drei Mietmaschinen, ein Monat. Bei einer gab es zwei Störungstage, bei einer eine überfällige Ölwartung, bei einer einen Unfalleintrag. Gibt es auf der Seite je Maschine eine Zeile mit Datum, Zählerstand und der Nummer des betreffenden Eintrags, wird mit Eintragsnummern diskutiert, nicht aus der Erinnerung.

• Offene und geschlossene Störungen: Meldezeit, Einsatzfähigkeit der Maschine, Schließzeit.
• Wartungsstand: Zählerstand der letzten Wartung und die überfällige oder anstehende Position im Wartungs-Dashboard.
• Abzugstage: Zahl der Tage „Gestört“, „In Wartung“ und „Unfall“ im Stundenzettel.
• Zählerdifferenz: die Stunden auf der Rechnung des Vermieters gegenüber der Summe der Zählereinträge.
• Offene Beanstandungen: welcher Tag, mit welchem Eintrag strittig ist.

Unfall und Verschulden erfassen

In der Unfallakte sind das Feld Verschulden und die Markierung „Von der Mietabrechnung abziehen“ getrennt: Der Eintrag zeigt, welche Seite als verantwortlich gilt, die Entscheidung über den Abzug trifft Ihr Mietvertrag. Gutachten, Protokolle und Fotos werden der Unfallakte beigefügt. Ein Unfalltag ist im Stundenzettel ein eigener Zustand und führt nur dann zum Abzug, wenn beim Unfall „Von der Mietabrechnung abziehen“ gesetzt ist. Die nach dem Unfall für die Reparatur angelegte Störungsmeldung trägt die tatsächlichen Arbeits- und Teilekosten gesondert.