Drei Begriffe, drei verschiedene Fragen
Die drei werden oft verwechselt, beantworten aber unterschiedliche Fragen.
- OEM-Nummer: die Nummer, die der Hersteller des Teils vergeben hat. Garantie und technische Unterlagen hängen an dieser Nummer.
- Ein Äquivalent ist ein Teil eines anderen Herstellers oder einer anderen Marke, das dieselbe Aufgabe erfüllt. Maße und Anschluss passen, Lebensdauer und Preis können abweichen.
- Eine Kreuzreferenz bedeutet, dass dasselbe Teil unter verschiedenen Nummern geführt wird: Herstellernummer, Katalognummer des Lieferanten, Ihre alte interne Nummer. Das sind keine verschiedenen Teile, sondern verschiedene Namen desselben Teils.
Eine Karte oder getrennte Karten
Die Zahl der Karten bestimmen Sie. Die folgenden Fälle zeigen typische Entscheidungen:
- Dasselbe Teil mit anderer Nummer (Lieferantennummer, alte interne Nummer) → dieselbe Karte. Tragen Sie die alte Nummer in ein Feld ein, das bei der Suche gefunden wird.
- Freigegebenes Äquivalent, kleiner Preisunterschied, keine Auswirkung auf Garantie und Sicherheit → kann auf derselben Karte bleiben; die Kosten werden dann aber zum Durchschnitt beider Preise (Rechnung weiter unten).
- Großer Preisunterschied zwischen Äquivalent und OEM → getrennte Karte; das Feld Marke wird unterschiedlich ausgefüllt.
- Das Äquivalent hat eine kurze Lebensdauer oder beeinflusst die Garantie → getrennte Karte; im Verbrauchsbericht erscheint es getrennt.
- Das Äquivalent ist nur für eine bestimmte Maschinengruppe freigegeben → getrennte Karte und eine Kompatibilitätszeile nur für diese Gruppe.
Wie zwei Preise auf einer Karte die Kosten verschieben
Wurde in Reper Axis in einer Position des Arbeitsauftrags kein Preis von Hand eingetragen, wird der Verbrauch mit den gewichteten Durchschnittskosten der Karte gebucht. Werden auf einer Karte zwei verschiedene Marken geführt, rechnet der Durchschnitt unabhängig davon, welches Teil tatsächlich an der Maschine verbaut wurde.
Beispiel (die Zahlen sind Annahmen): Auf Lager liegen auf derselben Karte 10 OEM-Filter zu 1.500 TL und 10 Äquivalent-Filter zu 900 TL. Der Durchschnitt ist (10 × 1.500 + 10 × 900) ÷ 20 = 1.200 TL. Werden zwanzig Filter verbaut, ergeben sich 24.000 TL Gesamtkosten, und das entspricht der tatsächlichen Summe (15.000 + 9.000); schaut man aber auf die einzelnen Arbeitsaufträge, wurden der Maschine mit dem OEM-Filter 300 TL zu wenig und der Maschine mit dem Äquivalent 300 TL zu viel gebucht. Die Summe stimmt, die Verteilung auf Maschinen und Projekte nicht.
Ist der Preisunterschied klein, kann man diese Verschiebung vernachlässigen; je größer der Unterschied, desto mehr schützt eine getrennte Karte den Kostenvergleich je Maschine.
Wer entscheidet über den Einsatz eines Äquivalents
Der Einsatz eines Äquivalents ist eine technische Verantwortung: Der Instandhaltungsingenieur oder Werkstattleiter entscheidet schriftlich, welche Alternative je nach Maschinentyp und Einsatzbedingung akzeptiert wird. In die Notiz der Karte gehören vier Angaben: welche Marke, an welchen Maschinen, wer hat freigegeben, an welchem Datum.
Bei einer Maschine mit laufender Garantie kann ein Äquivalent die Garantie beeinträchtigen; ohne schriftliche Bedingung des Herstellers wird kein Äquivalent verbaut. Entsteht auf der Baustelle ein dringender Bedarf, trägt die entscheidende Person die Begründung in die Notiz des Arbeitsauftrags ein; am nächsten Tag wird die Entscheidung in die Kartennotiz übernommen.
Die alte Nummer bei der Suche nicht verlieren
Der Monteur verlangt ein Teil meist mit der Nummer, die er auswendig kennt, oder mit seinem Kurznamen. Die Teilesuche durchsucht die Felder Nummer, Bezeichnung, OEM-Nummer und Barcode. Wenn Sie die alte Nummer ans Ende der Bezeichnung schreiben („... (alt: HF-220)“) oder die Herstellernummer in das Feld OEM-Nr. eintragen, schaffen Sie der Suche einen Ort, an dem sie fündig wird.
Wählen Sie im Arbeitsauftrag ein Teil aus, stellt die Suche im Kontext der Maschine kompatible Karten nach vorn. Führen Sie die Information zum Äquivalent über die Kartennotiz und das Feld Marke mit.
Einmal im Jahr aufräumen
Listen Sie die Karten auf, die in den letzten zwölf Monaten keine Bewegung hatten, und deaktivieren Sie die überflüssigen. Eine Karte mit Bewegungen lässt sich nicht löschen, sie wird deaktiviert; so bleibt die erfasste Historie erhalten. Gibt es mehrere Karten, die dieselbe Aufgabe erfüllen, öffnen Sie den Ersatzteil-Verbrauchsbericht nach Teilen und prüfen Sie, welche tatsächlich verwendet wird; die ungenutzte Karte wird deaktiviert, die Notiz der verbleibenden Karte aktualisiert. Weitere Ordnung im Lager steht im Ratgeber zur Ersatzteil-Lagerverwaltung.
