Erst die Prüfung, dann die Buchung
In Reper Axis erhöht die Wareneingangsbuchung im Moment des Speicherns die gelieferte Menge der Bestellposition, bucht bei geöffnetem Bestandsmodul das Teil in das Lager ein und aktualisiert, falls die Bestellung auf einer Materialanforderung beruht, deren erfüllte Menge. Die Menge, die Sie in die Position eintragen, gilt als angenommen; bis die Prüfung abgeschlossen ist, wartet die Ware im Quarantänebereich, und die Buchung wird erst nach der Entscheidung erfasst.
Prüfreihenfolge
- Vergleichen Sie den Lieferschein mit der Bestellung: Stimmen Lieferant, Position und Menge mit der Bestellung überein?
- Zählen Sie physisch; weicht die Lieferscheinmenge von der gezählten Menge ab, gilt die gezählte.
- Prüfen Sie Etikett, OEM-Nr., Maße, Verpackungsschäden und Korrosion durch Sicht- und Maßkontrolle.
- Wenden Sie den Stichprobenplan an (Beispielplan weiter unten).
- Entscheiden Sie: Annahme, Teilannahme oder Ablehnung.
- Tragen Sie die angenommene Menge in die Wareneingangsbuchung ein; Lieferscheinnummer und -datum, Positionsmenge und bei Bedarf eine Positionsnotiz werden dazugeschrieben.
Entscheidung und Buchung je nach Befund
Die folgende Aufstellung zeigt, wie sich typische Befunde in der Buchung niederschlagen (die Zahlen sind Beispiele):
- Bestellt 20 Stück, geliefert 14: Gebucht werden 14, die Bestellung bleibt auf „Teillieferung“, die restlichen 6 werden mit der nächsten Sendung erwartet. In die Positionsnotiz kommen die Menge laut Lieferschein und die gezählte Menge.
- Kommen 24 Stück, darf die Buchung die Bestellmenge nicht übersteigen („Liefermenge übersteigt die Bestellung“). Nehmen Sie den Überschuss nicht an oder lassen Sie eine gesonderte Bestellung anlegen.
- Beschädigte, falsche oder maßabweichende Ware → nicht buchen; im Quarantänebereich kennzeichnen und den Lieferanten schriftlich benachrichtigen. Trifft der Ersatz ein, wird erneut geprüft und erst dann gebucht.
- Prüfergebnis unklar (Messung oder Freigabe steht aus) → keine Buchung erfassen; ein Teil, das im Bestand nicht sichtbar ist, lässt sich nicht für einen Arbeitsauftrag reservieren, und das verhindert, dass das falsche Teil verbaut wird.
- Die Lieferscheinnummer ist in der Buchung ein optionales Feld; für Lieferungen ohne Lieferschein legen Sie die Regel selbst fest: Ware ohne Lieferschein wird nicht angenommen.
Ein Beispiel für einen Stichprobenplan
Ist der Plan nicht schriftlich festgelegt, wird jede Lieferung zur Diskussion. Der folgende Plan ist ein Beispiel; passen Sie ihn an Ihre eigene Qualitätsprozedur an:
- Bei einer Partie von 1 bis 10 Stück werden alle geprüft.
- Bei einer Partie von 11 bis 50 Stück werden 5 Stück geprüft.
- Ab 51 Stück werden 8 Stück geprüft.
- Findet sich in der Stichprobe auch nur ein fehlerhaftes Teil, wird die gesamte Partie geprüft.
Wenn eine falsche Buchung erfasst wurde
Eine Wareneingangsbuchung lässt sich stornieren, aber unter Bedingungen: Die Begründung für das Storno wird eingetragen (zwischen 3 und 500 Zeichen), eine Buchung mit bereits fakturierter Menge lässt sich nicht stornieren, ein Storno ist nicht möglich, wenn das mit der Annahme eingebuchte Teil in einem Arbeitsauftrag verbraucht wurde oder der verknüpfte Arbeitsauftrag abgeschlossen ist, und ebenso nicht, wenn im Lager keine Menge mehr da ist, die storniert werden könnte.
Selbst wenn sich stornieren lässt, bleibt eine Spur in den Kosten. Beispiel: Im Lager liegen 4 Hydraulikschläuche mit durchschnittlichen Kosten von 4.500 TL; über die Wareneingangsbuchung werden 10 Schläuche zum Bestellpreis von 5.000 TL eingebucht. Der Durchschnitt wird (4 × 4.500 + 10 × 5.000) ÷ 14 = 4.857 TL. Stellt sich später heraus, dass 3 Schläuche fehlerhaft sind, lässt sich die ganze Buchung stornieren und der Bestand zurücknehmen, aber den Durchschnitt verändert nur der Eingang, ein Ausgang stellt ihn nicht auf den alten Wert zurück; der verfälschte Durchschnitt verwässert sich erst mit späteren Eingängen allmählich. Die Prüfung vor der Buchung ist viel billiger als der Weg über das Storno.
Die Buchung wirkt auch auf die Person, die den Bedarf angelegt hat: Die erfüllte Menge der verknüpften Materialanforderung steigt, und der Anforderer glaubt, das Teil sei angekommen.
Nach der Buchung die Rechnung
Die angenommene Menge wird zur Obergrenze der Rechnung: Eine Rechnung kann nicht mehr abdecken als die erhaltene Menge. Die Abgleichregeln stehen im Ratgeber zum dreiseitigen Abgleich bei Lieferantenrechnungen, die Wirkung des Lagerzugangs auf Bestand und Durchschnittskosten im Beitrag zur Ersatzteil-Lagerverwaltung.
