Flottenmanagement-Software auswählen: über die Wartung hinausschauen
Die kurze Antwort auf die Frage, wie man Flottenmanagement-Software für eine Baumaschinenflotte auswählt, lautet: Wählen Sie die Software, die nicht nur die Wartungsakte der Maschine, sondern die Arbeit mit der Maschine in einem einzigen Datensatz führt. Wenn Zuweisung und Transport, Stundenzettel, Maschinenführer, Mietabrechnung sowie Maschinen- und Projektkosten aus derselben Maschinenkarte gelesen werden können und Sie das mit Ihren eigenen Daten am Bildschirm sehen, steht die Auswahl auf festem Boden.
Gemeint ist hier keine Ortungssoftware, die Fahrzeuge auf einer Karte verfolgt. Behandelt wird die Software, die den täglichen Betrieb von Maschinen wie Baggern, Radladern, Lkw und Kranen auf der Baustelle steuert. Wenn Sie nur einen Wartungsplan und eine Störungsakte suchen, nimmt der Ratgeber zur Auswahl von CMMS- und Wartungssoftware diesen Vergleich vor; dieser Ratgeber beginnt dort, wo die Wartung aufhört.
Zehn Kriterien: Warum sie wichtig sind und wie man sie im Test prüft
Jede Zeile der Tabelle wird zu einer Demo- oder Testfrage. Bewerten Sie nicht, was der Anbieter erzählt, sondern was Sie mit Ihren eigenen Daten am Bildschirm sehen.
Auswahlkriterien für Flottenmanagement-Software
| Kriterium | Warum es wichtig ist | Wie es im Test geprüft wird |
|---|---|---|
| Zuweisung und Transport | Hier beginnt es, wenn dieselbe Maschine am selben Tag an zwei Projekte vergeben wird oder niemand den Tag auf dem Transportweg übernimmt. | Versuchen Sie, eine Maschine für zwei sich überschneidende Zeiträume zuzuweisen; prüfen Sie, ob Maschinen im Transport und Maschinen mit offener Störung in der Liste der verfügbaren Maschinen getrennt erscheinen. |
| Stundenzettel | Miete, Lohnkosten und Projektkosten beruhen auf dem Stundenzettel; wird er am Monatsende von Hand zusammengestellt, geht ein Tag verloren oder wird doppelt gezählt. | Prüfen Sie, ob aus echten Zählerständen, Stillständen und Maschinenführer-Angaben einer Woche ein Tagesentwurf entsteht, und sehen Sie sich Korrektur und Monatssperre an. |
| Maschinenführer | Wer an welcher Maschine arbeitet, ist die gemeinsame Eingangsgröße für Stundenzettel, Störung und Nachweisverwaltung. | Ordnen Sie einen Maschinenführer einer Maschine mit Zeitraum zu; prüfen Sie, ob sich die Zuordnung im Stundenzettel-Entwurf wiederfindet. |
| Mietabrechnung | Wenn die Rechnung des Vermieters und Ihre eigene Aufzeichnung nicht dieselbe Zahl ergeben, wird das Gespräch am Monatsende zur Schätzung. | Lassen Sie den Periodenbetrag einer Mietmaschine aus dem bestätigten Stundenzettel berechnen und legen Sie ihn neben die echte Rechnung des Vermieters. |
| Maschinen- und Projektkosten | Positionen müssen nicht nur der Maschine, sondern auch dem Projekt zugeschrieben werden, auf dem die Maschine an diesem Tag gearbeitet hat. | Erfassen Sie bei einer Störungsakte Arbeitslohn und Teile; beobachten Sie, ob der Betrag auf der Maschinenkarte und im Projektbericht erscheint. Probieren Sie eine Position in einer anderen Währung aus. |
| Mehrere Projekte, mehrere Gesellschaften | Eigentümer und Betreiber einer Maschine können verschiedene Gesellschaften sein; Kosten und Stundenzettel müssen auf der Betreiberseite gebucht werden. | Erfassen Sie Eigentümer und Betreiber getrennt, wechseln Sie die Maschine mitten im Monat auf ein anderes Projekt und prüfen Sie, ob die Aufzeichnungen nach Datum geteilt werden. |
| Datenquellen | Von Hand eingegebene Zählerstände und Kraftstoffmengen kommen spät; damit kommen auch Wartungszeitpunkt und Verbrauchsbewertung zu spät. | Fragen Sie nach der unterstützten Anbindung, wenn Sie ein Telemetriekonto haben. Wenn nicht, laden Sie Ihre eigene Excel-Datei mit Vorschau hoch und versuchen Sie, dieselbe Zeile ein zweites Mal hochzuladen. |
| Rechte und Geltungsbereich | Der Bauleiter muss sein eigenes Projekt verwalten können, aber keine Einträge eines anderen Projekts ändern; Sehen und Schreiben sind getrennte Rechte. | Legen Sie einen Benutzer an, dessen Geltungsbereich nur auf ein Projekt begrenzt ist; prüfen Sie, ob er Maschinen und Kosten eines anderen Projekts sehen und schreiben kann. |
| Nutzung auf dem Telefon vor Ort | Wenn Polier und Maschinenführer die Einträge nicht direkt an der Maschine machen, werden die Daten später im Büro aus dem Gedächtnis geschrieben. | Öffnen Sie denselben Eintrag im Browser eines echten Telefons auf der Baustelle und geben Sie ihn ein. Versuchen Sie an einem Ort mit schwacher Verbindung einen Eintrag zu öffnen und halten Sie schriftlich fest, was passiert. |
| Beziehung zum ERP | Werden die Stammdaten zu Maschinen, Projekten und Lieferanten ein zweites Mal von Hand eingegeben, driften die beiden Systeme mit der Zeit auseinander. | Wenn Sie ein ERP nutzen, fragen Sie, welche Daten in welche Richtung fließen, wie weit der API-Zugang lizenziert ist und wie die Zuordnung externer Referenzen funktioniert; lassen Sie sich ein funktionierendes Beispiel im Format Ihres ERP zeigen. |
Die Frage, woher die Daten kommen, beschleunigt die Vorauswahl
Der Wert einer Flottensoftware hängt von der Aktualität der Daten darin ab. Stellen Sie für jede Datenart dieselbe Frage: Auf welchem Weg gelangt diese Information heute am nächsten an der Maschine ins System? Die richtige Reihenfolge ist: zuerst die angebundene automatische Quelle, dann der Massenimport per Excel, zuletzt das Telefon oder das Formular mit QR-Code. Zählerstand und Kraftstoff gelten nicht als Felderfassung; Felderfassung sind Störung, Checkliste und Foto.
In Reper Axis funktioniert diese Reihenfolge je nach Datenart so:
- Betriebsstunden und Kilometer: Bei unterstützten Anbindungen werden die Betriebsstunden aus dem Telemetriekonto übernommen; gibt es keine Telemetrie, bleibt der Zählerimport per Excel, und wenn auch das fehlt, die Eingabe per Telefon.
- Kraftstoff: Die Kraftstoffautomatisierung sendet Betankungen mit einem API-Schlüssel; die Verteilerliste wird per Excel importiert; gibt es beides nicht, kommt das Betankungsformular mit QR-Code zum Einsatz.
- Maschinen, Maschinenführer, Projekte und historische Aufzeichnungen: Sie werden mit vorbereiteten Excel-Vorlagen gesammelt hochgeladen. Zuerst wird die Vorschau gesehen, dann gespeichert, und dieselbe Zeile wird nicht zweimal geschrieben.
- Störung, Checkliste und Foto: Sie werden vor Ort im Browser des Telefons eingegeben.
Wenn der Anbieter sagt, er binde alles an
Verlangen Sie schriftlich die Antwort auf die Fragen, welcher Telemetrieanbieter, welche Daten und in welche Richtung. Die Liste der unterstützten Anbindungen ist von Produkt zu Produkt verschieden; für einen Anbieter, der nicht auf der Liste steht, sind der Import per Excel oder die Eingabe per Telefon realistische Ausweichwege, und im Test müssen Sie auch diesen Ausweichweg durchspielen. Funktioniert der Ausweichweg nicht, bleibt die Frage nach der Datenquelle unbeantwortet.
Baustelle und Rechte: zwei verschiedene Benutzer auf demselben Telefon
Reper Axis läuft im Browser des Telefons. Im Test sollten Sie prüfen, ob Polier und Maschinenführer auf ihrem eigenen Telefon den Eintrag öffnen können, ohne ihre Arbeit zu unterbrechen. Das Offline-Verhalten lernen Sie nicht auf der Produktseite kennen, sondern durch einen Versuch an einem Ort mit schwacher Verbindung.
Bei den Rechten liegt der eigentliche Unterschied zwischen Sehen und Schreiben. Ein Bauleiter, der in seinem Projekt den Stundenzettel freigibt, sollte in einem anderen Projekt nur Beobachter sein können. Die Einzelheiten von Rollen und Geltungsbereichen stehen im Ratgeber zum Maschinenpark über mehrere Baustellen; im Test melden Sie sich mit einem auf ein Projekt begrenzten Konto an und versuchen, die Bildschirme für Maschinen und Kosten außerhalb des Geltungsbereichs zu öffnen.
In drei angenommenen Flotten verschiebt sich das Gewicht der Kriterien
Die folgenden drei Fälle sind angenommen; wählen Sie den, der Ihrer eigenen Flotte am nächsten kommt, und gewichten Sie die Kriterien entsprechend.
- Eine Baustelle, 12 Maschinen, alle im Eigentum: Zuweisung und mehrere Gesellschaften wiegen wenig. Stundenzettel, Zählerquelle und Kosten je Maschine treten in den Vordergrund; zu prüfen ist, ob sich für Eigenmaschinen ein Stunden- oder Tagessatz festlegen lässt.
- Drei Baustellen, 40 Maschinen, die Hälfte gemietet: Entscheidend sind Mietabrechnung, Zuweisung und Transport sowie die Verteilung des Betrags der Mietmaschinen auf die Projekte. Verwenden Sie im Test unbedingt eine echte Vermieterrechnung.
- Arbeitsgemeinschaft und Projekt mit Subunternehmer-Maschinen: Die Trennung von Eigentümer- und Betreibergesellschaft, geltungsbereichsbasierte Rechte und die Frage, was die Benutzer der Subunternehmer sehen, treten in den Vordergrund.
Beziehung zum ERP: Anbindbar genügt, angebunden sein ist keine Pflicht
In einem Unternehmen mit ERP darf die Maschinenverwaltungssoftware dem ERP nicht widersprechen, sollte aber auch nicht auf es warten. Die Stammdaten kommen aus dem ERP, Ereignisse und Zusammenfassungen von der Baustelle gehen ins ERP; welche Daten wo entstehen, wird in einem eigenen Ratgeber tabellarisch erklärt: Unterschied zwischen Baustellensoftware und ERP.
Fragen Sie auf der Produktseite drei Dinge getrennt: Können die Daten über die API sowohl gelesen als auch geschrieben werden, wird bei der Änderung eines Datensatzes die Gegenseite benachrichtigt, und in welchem Stadium befindet sich der fertige Konnektor für Ihr ERP. Bei uns ist der API-Zugang ein lizenzabhängiges Zusatzmodul; der SAP-Konnektor befindet sich noch in der Vorschau, sein Umfang wird deshalb in der technischen Klärung festgelegt. Wenn Sie kein ERP haben, muss sich der Einkaufsprozess in der Software von Anfang bis Ende abschließen lassen.
Drei Kriterien, die die Auswahl in die Irre führen
Drei Dinge wirken in der Demo beeindruckend, sind für die Entscheidung aber meist ein schwacher Anhaltspunkt.
- Anzahl der Funktionen: Wird bei einem Produkt mit Dutzenden Bildschirmen auf der Baustelle schon keiner der ersten zehn Bildschirme befüllt, die Ihre Arbeit berühren, sagt die Liste nichts. Zählen sollten die Abläufe, die Sie tatsächlich nutzen werden.
- Berichte, die mit fertigen Demodaten ordentlich aussehen: Vergeben Sie keine Punkte, bevor Sie gesehen haben, wie derselbe Bericht mit Ihren unvollständigen und verstreuten Daten aussieht.
- Kartenansicht: Der Standort hilft bei der Zuweisungsentscheidung, erzeugt aber Stundenzettel, Mietabrechnung und Kosten nicht von allein. Wenn Standortdaten vorliegen, betrachten Sie sie als Eingangsgröße, nicht als Kriterium.
Welche Rollen am Test teilnehmen sollten
Führt eine einzelne Person den Test vom Büro aus, wird nur deren Bildschirm geprüft. Beziehen Sie vier Rollen ein: Der Bauleiter prüft Stundenzettel und Freigabe, der Maschinenverantwortliche Störung und Wartung, der Polier den Eintrag auf dem Telefon, und die Finanzseite den Kosten- und Abrechnungsbericht. Halten Sie schriftlich fest, ob jede Rolle eine einzige Aufgabe abschließen konnte; in der Besprechung werden diese Notizen bewertet.
Acht Fragen für Demo und Test
Die vom Anbieter vorbereiteten Demodaten sehen in jeder Software gut aus. Die folgenden Fragen übersetzen den Bildschirm in Ihre eigenen Daten.
- Können Sie jetzt zehn Zeilen meiner eigenen Maschinenliste hochladen und die Vorschau zeigen?
- Können Sie den Stundenzettel einer Maschine für die letzten vier Wochen zusammen mit den Stillstandseinträgen auf einem Bildschirm öffnen?
- Können wir uns mit dem Konto eines Bauleiters anmelden und versuchen, die Kosten eines anderen Projekts zu öffnen?
- Können Sie zeigen, wie der Periodenbetrag einer Mietmaschine berechnet wird, wenn ein Tag nicht bestätigt ist?
- Wie werden die Kosten einer Maschine geteilt, deren Projekt mitten im Monat wechselt?
- Welche Funktionen dieses Produkts sind live, in der Vorschau und in Planung; geben Sie mir eine schriftliche Liste?
- Welches Modul ist gesondert lizenziert, und bleiben die vorhandenen Daten erhalten, wenn es später hinzukommt?
- Kann ich den Kosten- und Maschinenbericht nach Excel exportieren?
Mit den eigenen Daten testen
Nach der Demo erfolgt die eigentliche Prüfung mit Ihrer eigenen Maschinenliste. Bei unserem Produkt ist das der kostenlose 15-tägige Pilot mit höchstens 10 Maschinen; die Bedingungen, der Plan Tag für Tag und die Formulierung der Erfolgskriterien stehen im Ratgeber 15-Tage-Pilotplan. Wenn Sie ein anderes Produkt testen, bauen Sie dieselbe Ordnung auf: eine Baustelle, einige Maschinengruppen, schriftliche Kriterien und eine terminierte Entscheidungsrunde.
