Des achats traçables, de la demande à la facture
Un besoin n’arrive plus par téléphone pour disparaître. La demande est ouverte, les offres sont collectées, la validation suit les délégations de montant et la commande est suivie jusqu’à la facture. Sans ERP, le processus se termine dans Reper Axis.
Le déroulement sur le terrain
Ouverture de la demande
Elle s’ouvre via un formulaire adapté au besoin, rattaché à un ordre de travail ou à un engin.
Validation
La chaîne de validation s’applique selon le montant, la priorité et la catégorie.
Collecte des offres
Une demande d’offre part aux fournisseurs avec un PDF joint, et les réponses sont réunies au même endroit.
Décision
Les lignes sont comparées côte à côte et le fournisseur est choisi ligne par ligne.
Commande et facture
Commande, réception et facture sont rapprochées ; un écart au-delà de la tolérance passe en validation supplémentaire.
Modules de cette fonctionnalité
Demandes de matériel
Flux des demandes par type, unité et approbation conditionnelle
Demandes par type
Les pièces de rechange, les matériaux de construction, le carburant, les consommables, les EPI et les demandes générales constituent des types distincts. Chaque type affiche ses propres champs.
Unité et responsable
L'unité demandeuse et le responsable sont enregistrés dans la fiche. Les destinataires de l'approbation et des notifications suivent cette structure.
Chaîne d'approbation conditionnelle
Les étapes permettent d’attribuer une personne, un rôle, un responsable d’unité ou un responsable de centre de coût. Les règles relatives au montant, à la priorité et à la catégorie, ainsi que le SLA, la remontée d’incident et la délégation s’appliquent.
Demandes et achats
Un processus entièrement traçable, de la demande de devis à la commande, à la réception et à la facture
Consultation et collecte des offres
Vous ouvrez une demande de consultation numérotée et Reper Axis adresse aux fournisseurs un e-mail avec le PDF joint. Les offres reçues peuvent être révisées et restent centralisées au même endroit.
Décision ligne par ligne
Le tableau comparatif, disponible en PDF, aligne les lignes côte à côte. Sur une même demande, vous pouvez attribuer des lignes différentes à des fournisseurs distincts.
Montant et approbation
L’habilitation par personne couvre le type de document, le plafond, la devise et le périmètre société, projet ou centre de coût. La délégation est prise en charge ; le mandataire ne reprend pas le droit du signataire de plus haut niveau d’approuver sa propre demande.
Voyons cela avec vos propres engins
Décrivez-nous votre parc et nous vous présenterons cette fonctionnalité dans votre scénario.