De ce costul de mentenanță al utilajelor nu poate fi înțeles dintr-o singură cifră
La întrebarea cum se calculează costul de mentenanță al unui utilaj greu, pe majoritatea șantierelor se răspunde cu totalul contabil de la sfârșitul anului. Acest total poate fi corect, dar nu este suficient pentru a lua decizii; nu arată ce utilaj înghite banii, ce proiect poartă povara mentenanței și câți lei s-au cheltuit de fapt pentru fiecare oră de funcționare a unui utilaj.
Un calcul util al costului de mentenanță separă trei lucruri: elementele de cost, utilajul căruia îi aparține costul și proiectul căruia îi aparține costul. Atunci când aceste trei dimensiuni se țin împreună, aceleași date servesc atelierului, departamentului financiar și deciziei de închiriere.
Acest ghid prezintă o metodă aplicabilă în teren. Mai întâi definește elementele de cost, apoi explică logica repartizării, apoi descrie datele necesare pentru costul pe oră și pentru comparația cu închirierea.
Elementele costului de mentenanță: manoperă, piese, service extern și altele
Costul de mentenanță este alcătuit din patru elemente principale. A separa elementele de la început costă mult mai puțin decât a căuta ulterior cărei lucrări îi aparține fiecare cheltuială.
Este normal ca raportul dintre elemente să varieze în funcție de tipul utilajului, de vârstă și de condițiile de lucru. Important este ca fiecare lucrare să poată fi înregistrată pe toate cele patru elemente; un element lipsă arată costul de mentenanță și de exploatare mai mic decât este și conduce la decizii greșite.
- Manopera: orele consumate de propria echipă pentru lucrare înmulțite cu tariful orar al manoperei. Tariful poate diferi de la un proiect la altul; se stabilește astfel încât să includă salariul, costurile sociale și cota de cheltuieli generale.
- Piese și materiale consumabile: toate materialele folosite, cum sunt filtrele, uleiul, vaselina, furtunurile și dinții de cupă. Costul piesei ieșite din stoc trebuie calculat printr-o metodă consecventă, de exemplu costul mediu ponderat.
- Service extern: valoarea facturii pentru serviciile primite din exterior, cum sunt service-ul autorizat, service-ul mobil, sudura și prelucrările prin așchiere.
- Alte elemente: cheltuieli suplimentare legate direct de lucrare, cum sunt transportul și trailerul, echipamentul închiriat, costul deplasării la șantier și partea rămasă în afara garanției.
Repartizarea costului pe utilaj și pe proiect
Fiecare cheltuială trebuie înscrisă pe un utilaj. Fără o evidență pe utilaj, nu se poate înțelege care utilaj și-a încheiat viața economică și care model costă mai mult. Chiar și lucrările generale făcute în atelier pot fi înscrise prin repartizarea lor pe utilajele în cauză.
A doua dimensiune este proiectul. Un utilaj poate lucra într-un an pe mai multe șantiere; dacă cheltuiala de mentenanță se înscrie pe proiectul pe care a lucrat în perioada respectivă, profitabilitatea proiectului se citește corect. Cheltuiala de transport apărută la transferul între șantiere intră în cost ca element separat.
Cea mai ușoară cale de repartizare este înregistrarea cheltuielii acolo unde apare. La închiderea unei comenzi de lucru, utilajul și proiectul sunt deja cunoscute; dacă orele de manoperă, piesele folosite și valoarea serviciului extern se înscriu chiar atunci, nu mai este nevoie de repartizare ulterioară.
Cum se află costul de mentenanță pe oră
Cheltuiala totală de mentenanță este înșelătoare, pentru că utilajul care lucrează mult primește firesc mai multă mentenanță. Pentru o comparație corectă, costul se împarte la orele de funcționare.
Formula, în text simplu, este următoarea: costul de mentenanță pe oră este egal cu cheltuiala totală de mentenanță din perioadă, împărțită la orele de funcționare din aceeași perioadă. Ca perioadă se alege un interval precum ultimele 12 luni sau ultimele 1000 de ore; perioadele scurte sunt distorsionate de o singură reparație mare.
Condiția prealabilă a acestui calcul este existența unor date de contor de încredere. Dacă contorul se introduce neregulat, împărțitorul este greșit, iar cifra pe oră își pierde sensul. Dacă există telemetrie, orele de funcționare vin automat; altfel, introducerea regulată din teren și alerta pentru contorul neintrodus acoperă acest gol.
- Puneți alături, pe costul pe oră, utilajele din aceeași grupă și de vârstă apropiată; utilajul care se abate așteaptă să fie analizat.
- Pe măsură ce vârsta crește, costul pe oră crește; viteza creșterii anunță apropierea de sfârșitul vieții economice.
- Marcați separat lucrările acoperite de garanție; altfel, costul unui utilaj nou pare mai mare decât este în realitate.
Datele necesare pentru compararea închirierii cu proprietatea
Decizia de a închiria sau de a cumpăra se ia, fără date, după intuiție. Pentru o decizie corectă se compară costul de mentenanță pe oră, costul cu combustibilul, cota de amortizare și pierderea cauzată de staționare ale utilajului din proprietate cu chiria lunară a utilajului închiriat și cu cheltuielile rămase în afara chiriei.
Costul de mentenanță este aici o dată de intrare critică, pentru că la utilajul închiriat o mare parte din mentenanță rămâne, de regulă, în sarcina proprietarului care dă utilajul în chirie. Dacă nu se cunoaște costul real de mentenanță al utilajului din proprietate, comparația iese greșită, în favoarea sau în defavoarea utilajului propriu.
Chiriile trebuie ținute în același tabel de costuri, la elementul de închiriere. Astfel, costul total al utilajelor închiriate și al celor din proprietate pe un proiect se citește în același raport, iar decizia pentru proiectul următor se bazează pe date.
Greșeli frecvente
La calculul costului de mentenanță, greșelile provin de obicei nu din metodă, ci din disciplină. Cele mai răspândite sunt cele de mai jos.
- Introducerea costului pe un ecran separat, la câteva zile după terminarea lucrării: rezultă cifre incomplete și rotunjite.
- Neluarea în calcul a manoperei: orele propriei echipe sunt considerate gratuite, iar service-ul extern pare scump.
- Înscrierea costului piesei la ultimul preț de achiziție: la fluctuațiile de preț costul sare; costul mediu ponderat este mai stabil.
- Uitarea cheltuielilor de transport, de trailer și de transfer: este un element serios, mai ales în structurile cu mai multe șantiere.
- Cifrele de cost accesibile tuturor: datele pe care echipa din teren nu trebuie să le vadă se separă prin permisiuni.
Cum face Reper Axis acest lucru
Reper Axis nu tratează costul ca pe o introducere separată de date. Când comanda de lucru se închide, orele de manoperă consumate se înmulțesc cu tariful stabilit pe proiect, piesele rezervate se consumă la cost mediu ponderat, serviciile externe și celelalte elemente se adaugă pe aceeași fișă, iar totalul se înscrie pe utilaj. Chiria și cheltuiala de transfer între șantiere se înscriu pe aceeași fișă de cost.
Rezultatul este raportat pe proiect, pe utilaj și pe lună; cheltuiala se separă în mentenanță, defecțiuni, închiriere și transfer. Cheltuiala utilajelor închiriate și a celor din proprietate apare în același raport. Moneda poate fi aleasă pe proiect: TRY, USD sau EUR. Permisiunile de vizualizare și de editare a costului sunt independente una de alta; echipa din teren poate lucra fără să vadă cifrele. La deschiderea unei defecțiuni, starea garanției se verifică automat, iar lucrarea acoperită de garanție este separată printr-o insignă.