Tester un logiciel de gestion d’engins en 15 jours : plan de pilote

Ce que le pilote inclut et n’inclut pas

Mettre le périmètre par écrit avant le début évite la moitié des discussions du 15e jour. Les conditions sont les suivantes :

• Durée et prix : 15 jours, gratuit. Aucune facturation automatique ; à la fin du pilote, on ne passe pas de soi-même à un abonnement payant.
• Périmètre : 10 engins au plus ; pannes, maintenance et pointage sont activés. Le pointage est un module complémentaire facturé à part dans la licence annuelle ; l’essayer pendant le pilote ne signifie pas qu’il est inclus dans la licence.
• L’import de données par Excel est activé pendant le pilote.
• Liste des engins : vous l’envoyez, l’équipe de Reper la charge dans le système.
• Opérateurs et projets : importés avec les modèles Excel standard ; vous préparez les données.
• Programmes de maintenance : mis en place avec vous. Il ne faut pas s’attendre à ce que l’équipe prépare les données de maintenance de tout le parc.
• Pannes passées : non incluses dans la mise en place standard du pilote.
• Assistance : en heures ouvrées, par e-mail en français ; le téléphone et l’appel de démarrage se font en anglais. Un appel de démarrage en ligne a lieu au début.
• Compte : une société dédiée et une base de données distincte sont utilisées pour vous ; il ne s’agit pas d’un environnement d’essai partagé remis à zéro chaque nuit.
• Si vous achetez : les données sont conservées et vous continuez avec le même compte.
• Si vous n’achetez pas : vous pouvez exporter vos données dans les 30 jours ; ensuite, votre compte et votre base de données en production sont supprimés. La durée de conservation des copies dans les sauvegardes chiffrées, et leur suppression, sont précisées par écrit dans l’accord de pilote.

Quel chantier, quels 10 engins

Choisir le chantier qui fonctionne le mieux rend le pilote beau, mais n’apprend rien. Choisissez un site qui présente des difficultés sans être un cas extrême.

• Un seul chantier : deux chantiers, cela fait deux formations distinctes et deux listes de problèmes.
• Au moins trois groupes d’engins différents parmi les dix : pelle, chargeuse, camion, par exemple. Le type de compteur et le rythme de maintenance varient selon le groupe.
• Des engins très utilisés et d’autres peu utilisés : le critère d’actualité du compteur est testé aux deux extrémités.
• Au moins deux engins sujets aux pannes : en 15 jours, la chance qu’une vraie panne survienne augmente, et le circuit de panne s’éprouve sur un événement réel, sans charger d’historique.
• Des engins dont l’échéance de maintenance approche : les postes proches et en retard du tableau de maintenance deviennent visibles pendant le pilote.

Écrire d’abord les critères de réussite

Pour parler de chiffres plutôt que de ressentis à la fin du pilote, écrivez et signez les critères le premier jour. Les objectifs ci-dessous sont des exemples ; adaptez-les à votre organisation.

• Taux de déclaration des pannes : au moins 80 % des pannes survenues en 15 jours sont ouvertes dans le système. Pour comparer, on compte les pannes du cahier du mécanicien ou des messages échangés par l’équipe.
• Actualité du compteur : dans la catégorie « Compteur de maintenance » de la page Liste de contrôle, un engin du pilote au plus (10 %) y figure.
• Programme de maintenance : l’un des programmes établis ensemble est affecté à tous les engins du pilote.
• Pointage : le brouillon quotidien est corrigé et validé par le chef de chantier ; au 15e jour, le nombre de jours non validés est proche de zéro.
• Gain de temps : on mesure le temps de préparation de la liste hebdomadaire des pannes. Exemple de point de départ : 90 minutes, objectif : 15 minutes.
• Usage : la moitié des utilisateurs du pilote ont ouvert au moins un enregistrement avec le code QR.

Plan jour par jour

Le plan découpe les 15 jours en six phases. Chaque phase se termine par un résultat ; sans lui, on ne passe pas à la suivante.

• Avant le début (vous, environ 2 heures) : vous envoyez la liste des engins en Excel, avec les colonnes code, plaque ou numéro de série, marque et modèle, groupe d’engins, projet et dernière valeur de compteur. Les listes d’opérateurs et de projets se remplissent dans les modèles standard. La liste des utilisateurs et leurs rôles sont définis. On mesure le nombre de pannes du mois dernier et le temps de préparation de la liste hebdomadaire. Pendant ce temps, l’équipe charge la liste des engins dans le système et ouvre votre compte dédié.
• Jour 1 : appel de démarrage en ligne, en anglais. Vous vous connectez, vous contrôlez à l’écran la liste d’engins chargée : code, groupe et projet sont-ils justes ? Le code QR de la fiche de chaque engin est imprimé et collé sur l’engin. Les fichiers d’opérateurs et de projets sont chargés depuis l’écran d’import Excel ; l’aperçu montre les lignes en erreur avant le chargement.
• Jours 2 et 3 : les instructions de mise en route sont fournies par écrit, en français, étape par étape ; le chef de chantier et le chef d’équipe les suivent à leur rythme (environ 30 minutes), et aucun formateur ne se rend sur le chantier. Les premières saisies se font sur le terrain, votre chef de chantier avec l’opérateur : l’opérateur scanne le code QR, déclare une panne, saisit le contrôle quotidien et la valeur du compteur. Les mêmes jours, on établit ensemble les programmes de maintenance des groupes d’engins : la périodicité et le dernier compteur de maintenance viennent de vous.
• Jours 4 à 7 : travail en parallèle. L’ancien canal reste ouvert, mais chaque panne est aussi saisie dans le système. Chaque matin, le chef d’équipe ouvre la liste des pannes et suit celles qui lui sont signalées avec l’affectation et le démarrage du travail. Le chef de chantier commence à corriger et valider le brouillon de pointage.
• Jour 8 : point d’étape de trente minutes. On fait une première lecture des critères ; on regarde s’il y a un compteur périmé dans la Liste de contrôle, et on corrige les utilisateurs et les droits manquants.
• Jours 9 à 12 : la règle change, la panne n’est ouverte que dans le système. Les premiers postes en retard et proches apparaissent dans le tableau de maintenance.
• Jours 13 et 14 : on contrôle un à un le rapport de pannes, le rapport de maintenance et d’ordres de travail, et la liste de pointage ; ce qui paraît manquant ou faux est noté.
• Jour 15 : réunion de décision, 60 minutes.

Qui saisit quoi pendant le pilote

Si tout le monde essaie de tout saisir, personne ne saisit. Définissez une seule tâche par rôle.

• Opérateur : déclare une panne avec le code QR, fait le contrôle quotidien, saisit la valeur du compteur. Il n’installe pas d’application sur son téléphone, il scanne avec l’appareil photo ; il ouvre une session au premier scan.
• Mécanicien : démarre le travail de panne qui lui est affecté, écrit la note de pièce et la note de solution, le termine.
• Chef d’équipe : ouvre chaque jour la liste des pannes, fait les affectations, valide ou refuse le travail terminé.
• Chef de chantier : lit le rapport hebdomadaire, corrige et valide le brouillon de pointage.
• Planificateur de maintenance ou responsable de l’approvisionnement des engins : affecte les programmes de maintenance aux engins et suit le tableau de maintenance.

L’objectif du pilote : pannes, maintenance, pointage

Plus il y a de modules, plus la charge de formation se multiplie ; c’est pourquoi le pilote se concentre sur les pannes, la maintenance et le pointage. La fiche de l’engin, le compteur, la liste de contrôle, les notifications et les rapports sont utilisés naturellement dans ce flux. Si vous souhaitez aussi essayer d’autres modules, comme les coûts, le stock ou les achats, parlez-en lors de l’appel de démarrage ; ne supposez pas qu’ils font partie du périmètre. Pour les critères généraux de choix, vous pouvez consulter le guide d’achat d’un logiciel de maintenance.

Le quinzième jour : la réunion de décision

On attend de la réunion trois résultats : le bilan des critères, les obstacles rencontrés par les utilisateurs, et la décision de poursuivre ou d’arrêter. Si le tableau des critères est prêt à l’avance, la réunion ne dépasse pas 60 minutes.

La décision correspond à l’un de quatre cas. Si tous les objectifs sont atteints et que les obstacles sont mineurs, on parle du passage à la licence annuelle ; si vous achetez, les données sont conservées et vous continuez avec le même compte. Si les objectifs sont atteints mais que les utilisateurs peinent, on corrige la formation et la répartition des rôles, et la décision se prend après cette correction. Si le résultat n’est pas atteint mais que la cause est claire, par exemple si la valeur du compteur n’est pas saisie, on sépare ce qui vient du logiciel de ce qui vient des habitudes. Si le résultat n’est pas atteint et que la cause est floue, ne pas acheter est un choix raisonnable : vous exportez vos données dans les 30 jours, puis le compte et la base de données en production sont supprimés ; les copies dans les sauvegardes sont supprimées selon la durée de conservation écrite dans l’accord.

Cinq situations qui faussent le pilote

Si l’une des situations suivantes se produit, le résultat des critères devient trompeur.

• L’ancien canal n’est pas fermé : la personne qui écrit à deux endroits en abandonne un, et revient en général à l’ancien.
• Les critères sont écrits à la fin : le résultat s’interprète au ressenti.
• La liste d’engins est mal préparée : si une erreur de code ou de groupe n’est pas corrigée le premier jour, tous les rapports sont faussés.
• Droits manquants : si le rôle ou le périmètre d’un utilisateur est mal défini, la plus grande part de la première semaine passe à résoudre des problèmes d’accès.
• Pilote dépendant d’une seule personne : quand elle part en congé, les enregistrements s’arrêtent.